勉強会を運営するためのテンプレート

2022年7月3日 08:00

勉強会の運営パターンを洗い出してチェックリスト化する

7月はこれまで以上にたくさんのカンファレンスや勉強会を企画・開催します。私はいくつかのコミュニティを運営してますが、だいたいパターンが決まってるので整理してHackMDを使ってテンプレート化すると時間節約できそうでした。
まず、私がこれまでイベントで主にしてきた作業を順に並べてみました。これは4つのコミュニティでだいたい同じ作業になります。

イベント運用テンプレートの雛形から今回のイベント運営メモを作成（HackMD利用）
企画会議の日程調整
[企画会議内]前回イベントのふりかえり
[企画会議内]テーマや日程、会場（またはオンライン化）決め
[企画会議内]登壇者の検討（テーマにあった人）
[企画会議内]今回の役割分担決め
登壇者へのオファー＆情報入手（プロフィール、タイトルなど）
イベントサイト作り
後援・メディア・スポンサー探し
バナー広告作成
告知メール配信
当日環境準備（Zoom,YouTube,Slido,アンケートフォーム,短縮URL,バナー画像）
開催前スライド・休憩スライド
オープニング・クロージングスライド作成
[本番当日]本番当日の配信運営
アンケート集計・登壇者へのフィードバック
Togetterまとめ
アーカイブ動画編集・公開
たまに司会や登壇（やる人がいなかった場合）

私は上記の作業を全てこなしますが、パターンが決まっているのでマニュアル化（または見よう見まね）すると誰にでもできます。それよりも運営作業に漏れがある方ほうが心配です。なのでHackMDで勉強会運営雛形テンプレートを用意してイベントのたびにコピーして使っています。テンプレートはこんな感じです。
コミュニティの運営でHackMDを使ったのは2019年の10月からです。3年間使ってよかった思う点はだいたい以下の3つです。

会議中に同時に編集できる：企画会議などでみんなで同時に編集できる（ログイン必用）ので、だれもが発言者であり議事担当者という感じで議論が捗ります。
チェックリストが便利：編集時に"[ ]"と記述するとチェックマークになるので、その後は、View上で見て終わった人がチェックできるので、簡単にチェック状況を確認できます。
画像ファイルを簡単にドラック＆ドロップできる：QRコード生成ツールでダウンロードしたファイルをそのままHackMDにドロップすると画面上に表示されます。

また、使う上での注意点も3つあります。

個人情報は載せないこと：誰にでも共有して運用する方が楽な反面、個人情報の扱いには注意が必要です。名字やハンドルネームぐらいまではいいけど、メールアドレスとかFacebookの個人URLの掲載はしないように。コミュニティ内などの機密情報のリンクなども掲載しないように。
履歴管理・バックアップはGitHubリポジトリで：GitHubのリポジトリで管理するのがお薦め。個人のアカウント上に保存して使うものなので、GitHubへの連携機能を活用してリポジトリ側で管理するのがお薦めです。コミュニティ用のGitHubリポジトリを作成してそこと連携すると履歴の管理もバックアップとして役に立ちます。
添付ファイルの保存場所に注意：HackMDには簡単にファイルをドラック＆ドロップできると説明しましたが、このファイルは別のサービス上で格納されてるようです。しかもオープンです。このため誰にでも公開したり残ししたくない情報（個人情報や機密情報）の画像やファイルは添付しないようにしてください（ググルと消し方についてもどこかに載っていた記憶があります）。

私（達）のコミュニティの勉強会のほとんどではconnpassを使っています。connpassの機能もどんどん便利になってます。最近はコミュニティ単位やイベント別の連絡メールを予約投稿できるので、告知する文面のテンプレートを用意して、コミュニティメンバー間でダブルチェックしてから配信できるようになりました。connpassはあまりにも便利すぎて本当に無料でいいのか、いつか有料にされたらどうしようかと思いながら使っています。最終的にはこういった作業はRPAやノーコードで自動化したいです（PythonのコミュニティやってるんだったらSeleniumでさっさと作れ！と突っ込まないでくださいね）。

動画の編集もしますが、センスがない。。。

イベントの運営だけではなく、オンライン配信や動画の編集もしますが、私の場合ビジュアルのセンスがないところが弱点です。
テック面では、これまでテレビ局の中継車システムを設計・開発したり、宇宙関係の仕事で動画コーディックをチューニングしたり、10,000本以上の動画を、音声・音響テキスト抽出解析したエンタメ配信サービスを作りシンガポールに提案しに行ったり、あるボーカロイドソフトの繫ぎの開発を突然任されたり、中学生の時に放送局長（あ、これは放送室まで給食を誰かに持ってきてもらいたかったからやっただけw）などしていたので、こういう作業は嫌いな方ではないかもれませんが、誰もやってくれる人がいないのでやってます。動画編集ソフトには有料のPower Director 365を使ってます。プロ仕様の編集ソフトの機材は使いませんが、わりと効率的に編集できることを優先して利用しています。
編集はこだわると切りがないので早く決断するのがポイントかもしれません（私の場合）。動画編集するよりも本当はRustを使ってブロックチェーン基盤やアプリ開発の作業に専念したいからですねw

ここからは7月に開催するイベントを紹介

ということで、ここからは、7月に主催（共催もある）するイベントを一気に紹介します。もう終わりましたが6月末に行った勉強会も一つだけ紹介します。

6月28日 -【リアル開催】シナリオプランニング・ワークショップ〜フィンテック養成勉強会#22〜

1年半ぶりに、オフラインワークショップを開催しました。60名近くの方に集まっていただき大盛況でした。特に今回は金融関係と金融関係以外の方で同じテーブルを囲みながらディスカッションをし、未来についてプランニングするという内容なので、刺激があって本当に皆さんに喜んでくれました。やっぱりリアルは最高です。懇親会も行いましたが話が途絶えません。偶発的な出会いの機会を少しでも多く作りたかったので大成功でした。運営側にとっても本当にやり甲斐がありました。
私達のような3名だけの弱小コミュニティでも、普通にこのようなオフラインイベントが開催できることが証明されたので、今後は他のコミュニティやNPOでも頻繁にオフラインの場が開催されそうです。いや、そうならないといけないはずなんです！まだここに気付いていない人は目を覚ましましょう。一方で遠隔同士でのワークショップもどんどん良くなっています。もちろん私達もここでのメタバースについても検討しております（共同創設者のもう1人はマイクロソフトにいますからねw）。

7月4日 - 見逃せない暗号資産、ステーブルコイン〜フィンテック養成勉強会#23〜

弁護士の関口先生にお願いして今後法的な動向が気になるステーブルコインをテーマにした勉強会を企画しました。関口先生の講演と、これまで国内のステーブルコインやブロックチェーンの最先端の取り組みをしてきた白石さんや辻さん、藤井さんによるパネルディスカッションに要注目です。

7月9日 - つくば&柏の葉合同ビットコインMeetup(2022年7月）

こちらはビットコインが大好きな仲間達で集まりかなりレベルの高い技術などについて話す会です。トラストレスを追求し合ったり（イーサリアム側の文化とはかなり違うものです）など、なかなか言葉ではあらわせないぐらいマニアックです。

7月14日 - みんなのPython勉強会#83 〜想いをつなぐ、ハードウェアの世界。〜

毎月開催しているPythonの勉強会です。今回はハードウェアをPythonで制御するプログラムを集めました。無形のサービスだけ作ってるエンジニアにとっては、視野が広がりそうでとても楽しみです。

7月17日 - 【リアル開催】STAR Web3 Seminar「身近なテーマで妄想してみる！Web3の世界」

久しぶりにリアルで中規模なイベントを開始します。自分がブロックチェーンのカンファレンスを一番最初に企画したのは2017年のWIREDのBLOCKCHAIN SUNDAYです。さらに日本で一番最初にWIREDのヴィタリック・ブテリンの取材を調整したのも私です。その記事がこちらです。かれこれ5年ぐらいこういったブロックチェーン関係の活動もしていますが、今回は「まだWeb3を全然知らない人（特に若い世代）にもこの世界を伝える必要がある！」いう、プロジェクト関係者全員の熱い気持ち（自分もその1人ですが）を受けて、相当苦労しながら厳選してオファーしたり、学生をリアルに集めたいのでハイブリッド配信が可能な会場提供企業に交渉したり、さらに周知をしてもらうためJapan Blockchain Week 2022のオフィシャルイベントに加えて（私の自主的な提案で、関係者に多大な負担もかけてますが。。。）いただいたりと、やることがあまりにも盛りだくさんです。さらに自分が前座でWeb3を分かりやすく説明しないといけません💦
フードエッセイストの平野紗季子さん以外は全部自分がオファー交渉しました。5人ぐらいとはスケジュールがあわず（もしかすると嫌われてるだけかもしれないがw）に断られましたが、特にイーサリアムファンデーションの宮口さんやStake Technologies CEO の渡辺創太さんには熱い気持ちを語って快諾してもらえたのが自分としてはとても嬉しかったです。
平野さん以外とは、これまでも何度かお話したこともあります。自分や自社の利己的なことよりも、心から社会やカルチャーをよい方向に変えたいと語る方ばかりです（記事やインタビューを読む限り平野さんもそういう人のようです）。たまたまかも知れませんが、こんなすばらしい登壇者だけが集まったことにも非常に満足しています。より平等で分散した社会を目指す志をもつ魂とWeb3の思想は非常に相性がいいんです。

7月20日 - （仮）【リアル開催】「Fin-JAWS × sunabar サマーキャンプ 2022」次世代金融を語りつくそう（共催）

こちらはまだサイト公開は準備中です。ここだけ唯一企画は他の方がメインで行っています。私は主な役割はconnpassのサイトを準備するぐらいでしょうか。ルアルで開催するのでとても楽しみです。

（イベントサイト準備中）

7月29日 - Self Sovereign Identity/Decentralized identifier 〜フィンテック養成勉強会#24〜

分散型のアイデンティティー管理について学びます。今後のWeb3でも非常に重要なテーマですし、逆にマイナンバーのような集中型とはどのように連携すればいいかも気になるところですね。
こちらの登壇者もかなり豪華です。私は普段、Facebookメッセンジャーなどでカジュアルにオファーしています。そしてご快諾いただいた後にプロフィールを提出してもらっています。今回も中身を確認すると、全員凄い経歴で思わず身震いしてしまいした💦
ということで、バナー広告はちょっと渋めにしました。

まとめ

ごめんなさい、あまりまとまってません。
たくさんの魅力的なイベントを紹介するのが目的でしたが、HackMDの紹介がメインになった気がします。。。
ですが、HackMDで勉強会の運営雛形テンプレート（チェックリスト付き）を用意すると、本当に運営が安定したのでいつか伝えたかったと思っていました。テンプレートの雛形サンプルはこちら（このリンクをクリック）にも改めてリンクしたので是非、運営している方は参考にしてください。

今、重要なのはどちらかというとオフラインイベントだと思います。私達が主催する勉強会はテーマを練ったり、すばらしい登壇者からお話をしてもらっていますが、偶発的な出会い（知らない人と自己紹介やワークで進行を深めたり、懇親会で意気投合したり）まではオンラインでなかなかデザインできません。新しい仲間やビジネスマッチングできるのがとても大事だと思います。その上でオンライン勉強会によるインプットもうまく活用していただきたいです。

ということで、今月は魅力的なイベントをたくさん開催するので、是非、皆様お申し込みください🙇‍♂

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