プロジェクトマネジメントで、私が学んだ4つのこと

Web制作の領域で、とにかく短納期で制作→納品をガンガン繰り返していた時期は、プロジェクトマネジメントについて意識することはほぼありませんでした。

ディレクションの観点で考えると、サイト公開までの道をいかにして通り抜けるかがポイントでした。これはこれで大変でしたが、ゴールは明確で、道筋もわかりやすい。ある意味シンプルでした。

サービスや事業の開発に携わってからは、期間が長くなり、関係者も多くなりました。そんなプロジェクトは「不確実性」の連続で、未経験の状況にもなんとか対応しなくてはならないものが多いです。

ということで今回は、私自身がプロジェクトマネジメントで学んだことを書いていきたいと思います。

前段：プロジェクトマネジメントの手法

プロジェクトマネジメントは、大きく以下のフェーズに分けられます。
・立ち上げ
・計画策定
・実行、コントロール
・評価

さらにブレイクダウンすると、体制整備、スケジュール策定、ゴール設計、KPI策定、コミュニケーション方針、WBS、ツール選定・・少し調べるだけでプロジェクトマネージャーが行うべきものが山ほど出てきました。

確かに、携わったプロジェクトを振り返るとこれらの手法を参考にしながら取り組んできましたが、マネジメントのための手段であって目的ではありません。

まずは、この認識を間違えないようにしたいと思います。
プロジェクトがスムーズに進行するのであれば、余計な仕事を増やさない方が良いし、関係者も最小限にした方が良いことが多いでしょう。
手段を目的化して不要な仕事を増やさない方が良いですよね。

学んだこと1：PMの必要度は、「不確実性」と「経験値」

プロジェクトの性質を下図のように分類してみます。

左下は、「不確実性が低くて、組織として経験があるプロジェクト」です。ゴールが明確で、道筋もイメージできる。プロジェクトマネージャーはほぼ必要ないと思います。

右上のように「不確実性が高くて、組織が未経験のプロジェクト」こそ、PMはがっつりコミットしなければなりません。

こちらの記事「ビジネスパーソンのためのプロジェクトマネジメント入門」によると、プロジェクトには3つの魔物がいる。「目標」「制約条件」「リソース」がその時々で変化することから、「プロジェクトが難しい理由」が説明されています。

状況が変化したとき、プロジェクトメンバーの誰もが未経験の状態であることは往々にしてあります。正解はわからないが、仮説を立ててチームを前進させる必要があります。
PMがいないと、プロジェクト自体の収集がつかなくなってしまうでしょう。

学んだこと2：予想外の出来事は「できない理由」にならない

苦しい状況に立たされたことは何度もあります。
当初立てたスケジュール、予算、体制があったはずなのに、いろんな理由で状況が変わったりします。
プロジェクトマネージャーは、このような予想外の出来事とぶつかっても、次の一手を打つことで軌道修正しなければなりません。

例えば、アサインしていたデザイナーが離脱することになったりします。

エンジニアからは、「デザインがないと、開発できません」という声が上がるかもしれません。
かと言って、PM自身は「デザイナーがいないので、プロジェクトが進行できません」というわけにはいけません。

このように、スタート時に計画していたことから外れた出来事が、大なり小なり発生します。
正論を述べても解決にならないことは、PM自身は承知しているので、知恵を絞って次の一手を生み出さなければなりません。
そういう癖が身についたと思います。

学んだこと3：役割をどこまで広げられるかは自分次第

専門的な職種であるほど、自身の役割を深く掘って質を追求していく物だと思います。
プロジェクトマネージャーはいわゆるジェネラリストなので、多様な専門性を生かして俯瞰的に判断できる能力が必要です。

技術やデザインを知っているだけではプロジェクトマネジメントはできないと思いますが、専門分野を掘った経験がある人ほど、後々固有の特性を持った働きができると感じています。

仕事で出会った人に職種を聞くと、「何でも屋です」とおっしゃる方がいます。
「何でも屋」というと、特化した分野がなく特長のない印象を持ってしまいますが、目的達成のために必要なことに対応していたら、何でも屋にならざるを得なかったのだと思います。

自信を持って「何でも屋」になれば良いと思います。

学んだこと4：観点をより抽象レイヤーに移行させる

「具体と抽象」の概念を意識することが増えてきました。
思い返せば、私自身具体のレイヤーでしか物事をみることができなかったと思います。

プロジェクトマネジメントのように、刻々と変化するアメーバのようなものを相手するとき、具体の事象に対して1つ1つ対応していては頭が追いつきません。

抽象化を意識することが非常に重要で、「全体像」から「構造」を抽出し、必要な情報を汲み取ることで臨機応変に対応することができます。

細谷功さんの「具体と抽象」という書籍には、「おおよその仕事とは、”抽象から具体”への変換作業であり、その上流・下流によって抽象レベルが異なる」と紹介されています。

具体と抽象

トレーニングすることで身に付く能力だと思います。
でも人によってそのレベルは青天井なので、同じシーンに出会った時も、会話をすると「この人は全く違う視点から見えているな」「いつも本質的に物事を捉えているな」と感じることがあり、憧れてしまいます。

終わりに

最後まで読んでいただきありがとうございます。
今回の記事ではプロジェクトマネジメントの手法を解説することはありませんでしたが、様々な状況に対応するための手法を身に着ける最短ルートは、まず飛び込んでみることだと思います。
ジョブチェンジという意味ではなく、プロジェクトがゴールに向かって進むために必要だと思うことをやってみることです。

私は、これからも経験したことがない領域に飛び込むことでより力強いPMになりたいと思います。