行程の分解

かっこいいタイトルをつけておきながら大した話ではない。
無意識にやっている人も多いかもしれないけど、意外とこれって訓練がいるなと思った話。僕はかなり意識的にやってる。
多分これが細かくできればできるほど、物事ってスムーズにいくんだろうなと。

僕は仕事柄、セミナーの運営だったり、表現は濁すけど偉い人の視察だったり、表敬の対応だったりが多い。今日もそんな感じで某大使がうちのボスにあいさつに来るというので対応（メイン担当じゃなかったけど）
そしてそのあとに地場の企業を訪問。そこまでが今日の僕たちの対応。

今日の行程を大きく分解すると
（社内）某大使が来社→ボスにあいさつ
（社外）終了後、地場の企業を視察、同行
こんな感じ。

もう少し細かく分解すると
（社内）某大使が来社→正面玄関から入社→3Fの社長室でボスにあいさつ
（社外）終了後、某大使は乗ってきたハイヤー、僕らは社用車で一緒に地場の企業へ

社内の人だと、これくらいでなんとなく動きがイメージできるはず。とりあえず正面玄関で待っていればいいかくらいにしか思わない人もいるだろう。
ただ、社外の人にとっては初めて来る施設、もちろん道中のイメージなんてできてないし、こっちが予想外の動きをする可能性もある。
そうなると、多分こっちのルートで来るだろうから準備をするじゃなくて、こっちのルートで”来させる”ことが必要になる。慣れている人にとっては当然だろと思う話だろうけど、こうやって考えていない人多くない？？
え？僕が仕事ができないだけ？？？（うるせぇ！）

てことでもう少し分解というか、考えを巡らせてみましょう。

現時点の分解した行程がこちら
（社内）某大使が来社→正面玄関から入社→3Fの社長室でボスにあいさつ
（社外）終了後、某大使は乗ってきたハイヤー、僕らは社用車で一緒に地場の企業へ

そもそもこの時点で、社内の動きで気になる点が出てくる。
（ロータリーが分かるか？）
（正面玄関から入ってくるか？）
（そこから最短ルートで3Fの社長室まで来れるか？）
（もし、予定より早く着いてしまった場合はどうするか？）
↓
対策
・事前にロータリーと正面玄関から入ることを事前に指示。
・正面玄関入り口にスタッフを配置。3Fまで誘導。
・事前に待機場所を準備

頭の中で人の動きを実際にイメージしてみると予定通りに進ませるための準備が案外出てくる。
そんでそこに対策を打つことで行程がかなりスムーズになる。
（当たり前のことを説明しているなぁと）

（社内）某大使がロータリーで下車→正面玄関から入社→スタッフ誘導→東側のエレベーターで3Fへ→社長室へ

今回は、ある程度時間に余裕のある行程だったけど、本当に偉い人の場合、1分単位で行程が組まれていたりするので、1つ1つの行程を分解して、あらかじめ準備しておくことってとても重要だったりする。

ちなみに（社外）も同様

（社外）終了後、某大使は乗ってきたハイヤー、僕らは社用車で一緒に地場の企業へ

これを

（社外）ハイヤーに時間を伝えて、ロータリーに待機させる→視察企業の入り口につけさせる。駐車場は近くに来客用があることを伝える→社用車も同様にスタンバイ（追加人員）→某大使と同じタイミングで玄関から出発→企業にも到着時にスタッフをスタンバイさせ、着いたら誘導させる→社用車に乗っている担当者も企業の玄関で降りる→運転手は空いている駐車場に車を停める→後から合流

こう分解するとスムーズ。

何度も言うけど、よくやっている人にとってはとても当たり前の作業なんだけど、案外できないというか、その場の流れでなんとかなると考えている人が多く、意識して行程を分解して人員を配置できる人って意外と多くないような印象。
別にやっていることは何も難しくないんだけどね。

ちなみに、僕は、とある表彰式の運営の責任者だったときに、マイクスタンドの向きを変えたり、移動させる担当を割り振らず、本番で僕がバタバタしながら動かした記憶がある。
どれだけ本番で人員が余っていても、みんなが緊張しているような場で誰かが気づいてやってくれることなんてない。
”やらせる””動かす”
そんな経験をしたから、今意識的にやっているのかもしれないね。

無意識にできるくらい自分の思考プロセスに刷り込みたいね。