【弁理士試験】資料類のファイリング方法
どうも、かがりです。
最近は有料講座の支払いが多く、財布の出血が止まりません。衛生兵はどこか。
今回は資料整理のTipsについて共有できればと思います。
１．試験に合格するまで、勉強資料は増加する
それはまるで、エントロピー増大の法則のように……
予備校で配布された小冊子類などが溢れていませんか？
私は溢れていました。アイキャッチのように。
例えば、予備校で配布される板書はB5サイズのコピー本なのですが、講義回を重ねると、これが貯まる貯まる。
時々、別の講義回で参照することもあるので、ないがしろにはできません。しかも、目当てのページを参照するまでに「資料、どこに行ったっけ？」と探す時間を取られることもしばしばです。
資料を探す、という時間はバカにできません。
一説によると我々は１日約３６分を資料探しに費やしているのだとか。チリも積もれば、なので受験生にとっては痛い時間コストですよね。
書類がない、ピンクの蛍光ペンがない、スティックのりがない、保存したはずのファイルがパソコンから見つけられない、電話を掛けようとしたら連絡票がない……生産性が全くない「探す」という行為に、多くの時間を費やしているのです。
1日8時間労働だとして、約19日分（150時間／8時間）。
年間勤務日数が250日だとすると、1日平均36分（150時間×60分／250日）も探し物をしていることになります。
「“年間150時間”も、ビジネスパーソンは●●●に費やしていた…――残業をしないチームの仕事術」
https://next.rikunabi.com/journal/20171128_m1/
２．ファイリング方法を考えよう
ファイリングとは、ひとことで言うと「書類の整理・保管方法」です（出典：KOKUYO）。
今回は、主に小冊子類を、どのように管理するかを考え実践します。
ざっと、いくつかの収納方法を考えてみました。
ファイリング方法
そのままバラバラの状態で保管する
袋や箱の中に入れて保管（格納）する
穴を開けて通してまとめて保管する（２穴式、ルーズリーフ式）
合冊してまとめて保管する（製本）
１．の方法は、これまでの私です。保管と言えるのかも怪しいですが、クリアファイル（クリアフォルダー）に入れてだったので一応保管と言えそうです。しかし、閲覧する中で混ざったり、１つ１つの強度がスライムレベルなので、汚損する蓋然性があります。よって１．の方法は✗です。
２．の方法は、資料保護の観点から１．の方法よりも少しマシな方法ですが、やはり取り回しがかったるいので不便ですね。大事に大事に保管するのは合格してからにしましょう、と言えなくもない。クリアポケットがたくさんあるファイルに入れるのも同義でしょう。よって２．の方法は✗です。
３．の方法は、穴をあけてヒモ若しくは金具等で留めるため、小冊子類は一体的連続的となり利便性が高い方法でしょう。ただし、①穴を空ける特性から、シーンによっては情報が部分的に欠落すること、②最初と最後の紙に剪断力が強くかかるため破れやすくなること、③なにより穴をあける手間や道具が必要になります。ルーズリーフ式でファイリングする場合は裁断機も必要になってくるでしょう。２穴やルーズリーフのプラスチック製ファイルによっては余計に嵩張り、持ち運びに難が生じます。再度書き込む際にリングが邪魔という場合も想定されます。よって３．の方法は△です。
時間的に余裕があれば、専用の穴あけ器具を購入しても良いでしょう。
４．の方法は、合冊して製本してしまう方法です。今回はこの方法をご紹介します。製本するため、強度もあり、通常のテキストのように使用できるのが特徴です。
３．製本してみたぞ
製本というと難しく感じますが、最低限容易するものは、両面テープで、場所も費用も時間もかかりません。
接着については、スティックのり等でも良いですが、手先が不器用な方は両面テープが良いです。
小冊子の端に貼り付けます。
これを繰り返していきます。コツはシラフのときにやること。シラフのときなら数ｍｍのズレで済むからです。酒を飲んでやると１ｃｍくらいズレます。
完璧主義のアナタは、ちょっとずつ、手作業の誤差でズレることが気になるかもしれません。ですが気にしないでください。あとでインデックスシールを貼れば無問題になるからです。ズレを気にするような完璧主義者は試験に合格しない。良い機会なので完璧主義の自分とはサヨナラしましょう。
これだけで終わり、と言ってもいいのですが、外観が悪いので製本テープを使用します。
適当な長さで切って、背表紙として貼り付けます。
小冊子類同士がバラバラになる不安があるなら、製本テープを貼る前に木工用ボンドを塗って更に補強してもいいでしょう。
さらに、クリアブックカバーをかけて強度を上げ、ラベリングします。
全体的にこんな感じです。本っぽくなりましたね。
あとは、インデックスシールを貼りつけて、利便性を最強にします。
板書などのファイリング方法は、おそらくこれが１つの解でしょう。
デメリットとしては、穴に綴じるタイプが随時更新できる点に対して、製本式は、すべての小冊子類が集まるまで製本作業ができないという点です。ある程度貯まるまで待とう。
４．おまけ・紙束類のファイリング
受験勉強をしていると、大量の紙束類にも遭遇することがあります。
穴をあけて綴じたくない、という時は、ダイソーの「レールファイル」が活躍するでしょう。
１つ２０枚程度は余裕で綴じられますよ。
透明のソフトカバーで、取り回しも悪くないです。穴をあけないのが良い。
５．おわりに
ファイリング方法の紹介を行いました。
これで資料の参照・検索が爆速になりますね。
受験勉強のときから、実務能力として資料管理能力も求められているのかもしれませんね。
紹介した方法であなたの試験勉強が捗れば幸いです。
もし他に方法があれば教えて下さい！
また気づきがあれば投稿したいと思います。
以上、かがりでした。