スムーズに理解してもらえる業務説明の仕方

メモをとるように説明すると分かりやすいよって話。

社会人2・3年目、後輩がやってくる。そんな中で学んだ仕事ハック。
説明する側も、される側も楽になるはず。

たまにいません？
「〇〇のやり方教えていただけませんか？」って聞いたら

・「いや俺が担当した時にさぁ」って経験談から始める人。

・「みんな今こうやってるけど当初のルールはね…」と裏話から始まって結局どうすればいいのか混乱させる人。
・手順だけ説明して目的や理由を言わないから下に伝わるごとに少しづつクオリティが下がって「なんでこうなってるんだ！」後から怒ってくる人。

「説明の仕方」なんて習わないので仕方ないのだけど…型があればもっと互いに気持ちよく仕事できるのに。

説明を受ける側も「なんかたくさん話してくれたし…」って遠慮しちゃったり何がわかってないかも分かってないけど今聞いた分は聞き取れたし「分かりました」って答えちゃう。

【説明する順番】

方法はいたってシンプルです。

人に説明する時は、メモやマニュアルを作りやすいように
①タイトル
②目的
③必要なもの・使うもの
④手順
⑤補足
の順で説明します。

①タイトル

正式名称といっしょに仲間内や社内だけで使われる「通称」も一緒に伝えたいところ。「〇〇終わってる？」がどこまで含んだ終わってるかに相違がなくなりますよね。

②目的

説明手順でこれが抜けがち。そして⑤の補足と混同しがち。
何のためにこの作業はするのか。
慣れてしまえば当たり前でも初めて聞く人はずっと引っ掛かりを感じてしまいます。
私は新人の頃特にそうでした。「〇〇して〜」と言われるものの「何のために」かによってアプローチは変わるんだもの。

ゴールを示されずにただ急に「はい走って〜」って言われてるようなもので「何処に向かって？？距離どのくらいなんだろ全速力でいいのか？ペース考えたほうがいいの？手ぶらで走り始めていいのか？誰かと並走したほうがいいの？走った後何するの？引き返すのやだよ？」とかまで考えちゃうタイプでした。

経験を積んで慣れてくれば状況も見えて自分で判断できるけど…

「とりあえず走って~」な先輩からしたら面倒な後輩だなってその時は思うかもしれないけど長い目で見たとき必ずチームとしては損をします。都度指示しなきゃいけなくなるから。もったいない。ゴールさえ教えてくれたらわりと器用に走るのに。

あとこの「瞬間指示を出すだけ/受けるだけ」タイプの人は必ず成長が止まるし臨機応変に対応できなくなっていく。そして自ら考えて動く後輩は育たず、言われたから動くだけの子になってしまう。

繰り返しの業務の中で目的なんてかき消えていきそうになるものてすがどうか忘れず。

③必要なもの・使うもの

使用するツールを揃えなくては作業始まらない。もしくは作業する場所、使う道具の在処。料理のレシピなんかもそうですが必ず「材料だけのリスト」が先に明記されていますよね。初めて作るレシピで数字や材料が手順の文章中に組み込まれてると本当に分かりにくいし突然出てきた材料に慌てるんですよね。

先にツールが分かってるからこそ、その後の手順がすんなり理解できるもの。

それから、新しい人にはその物がどこで手に入るかまで伝えてあげてくださいね。例えばゲームとかでよくある合成アイテムリストはアイテム名は分かってるけど、どこでドロップするか分からないやつ。それがゲーム性というものですが現実でやったらただの不親切。

④手順

必ず順番に説明をする。できれば相手が
1、……
2、……
3、……

と箇条書きでメモを取れるように。補足や例外を親切心で話したくなりますが簡潔に。これが出来るようになるには自分自身が一度普段やってる業務を洗い出して整理してないと難しかったりします。

新しい人に教える時、また自らも学びの時ですね。

⑤補足

最後にやっと補足です。
例えば火曜日だけは違う動きをするんだよ、
とか
〇〇さんが詳しくて優しいからお願いしてみてもいいよ
とか
自分の失敗談とか。

上手くいくコツ、例外や置き換え、携わる人の関係性、裏話…等など。

補足は一気に説明せずに会話のネタに小出しにしたり、実際にやっている場に立ち会ってのアドバイスの方がいいかもしれませんね。

以上5点でした。

自分の説明を受けながら後輩が取ったメモがそのまま簡易マニュアルとして他の後輩同士でも機能するように説明してあげるといいのかなぁと思います。

【やってみせるも大事】

口頭で事足りる（と自分は思ってる）説明もその人が初めてやるなら一緒にやってあげたい。事足りるとしても初めてやる人の不安を取り除くこと、その作業の責任の所在は指示を出した自分にあるのだから最後まで。
準備と始めるまでは一緒

一個手本を見せて
途中の声掛けと
最後の出来上がったもののチェックとフィードバックもなるべく立ち合います。

やってみせ、言って聞かせて、
させてみせ、
ほめてやらねば、人は動かじ。
話し合い、耳を傾け、承認し、
任せてやらねば、人は育たず。
やっている、姿を感謝で見守って、
信頼せねば、人は実らず。
ー山本五十六

【自分がもう一人増える】

初回の少し手間はかかりますが、この方法で説明する時は聞いてる後輩側の表情が違います。理解するのに変な混乱がないからでしょうね。


そのあとは後輩同士で情報をシェアするのか他の子はだいぶ楽になります。
一度見てあげて補足で足りるように。

後は「ちゃんと説明してくれる先輩」「理不尽なことで怒らない人」という信頼もいただけます。

これは自分の仕事を回すにもほんとありがたいですよね。

懇切丁寧な説明をしている間、自分の仕事は止まりますがその瞬間だけです。過不足なく説明をすることで「自分がもう一人いればいいのに」が現実になるんですもん。後輩はストレス少なく確実に仕事を覚えていけるし、私は楽になる。
ウィンウィン✨

まぁ楽になってきた瞬間、目敏い上司にもう一つ上の仕事を振られるんですけどね。成長ということで。

5項目にそっての説明をそのまま文章に起こしておいて人に渡して予習/復習に使ってもらうとより捗るかも。

【後輩側】

説明を受ける側もたとえ順番がめちゃくちゃに話されたとしても、どこに当てはまるか、あと聞いてないのは何番目か分かってると最後にくる「質問はある？」のときにちゃんと聞けるしその後作業も安心して出来ますよね。

メモが取れる環境なら最初から番号を振ってガイドを書いておくと楽です。

「鋭い質問をする頭のいい後輩」「言ったことを一度でちゃんと出来るようになる後輩」という印象もゲットです✨型にはめるだけなのにね！

先輩が閲覧する「業務日誌・日報」などがあるならそこにまとめておくと互いに客観視できるので補足を入れてくれたり、認識が違えば早い段階で修正してもらえたり。

【すれ違いをなくす】

「この間説明したじゃん」（雑な説明をね！）

「なんか質問ある？（圧）」（これ以上は機嫌悪くなるし聞けない）

「同じこと聞いてこないで」（違うパターンなんだって！）

「何でこのやり方なの？」（知らないよやれって言われた通りにやってるだけじゃん）

リモートが増えたとは言えきっとこういう業務のすれ違いで互いにしんどくなるこの季節。
ただ説明の仕方を習ってないだけでその人の性格が悪いわけじゃないことも多いと思うのです。

ちょっとの工夫で楽になったりするので

誰かの助けになりますように。