【具体例とテンプレート】業務振り返りの効果を最大化する方法
はじめに
24新卒エンジニア職採用され現在、後払いの事業会社でなぜが営業のOJTをしています。
4週間が経過したのでこれまでの振り返りをかねて今記述しています。今回は業務振り返りの意義についてのべます。
圧倒的に成長するには、自分の失敗をどういかすのか？どう繋げるのかを意識することが非常に大事だと実感しました。
業務振り返りをちゃんとできていないと自覚がある方にはぜひよんでいただきたい記事です。
これまで
業務振り返りってどうやればいいんだろうか？を模索していました。
やったことをただ、リスト化して記述するだけ
1日のスタートで目標すらかいていない
改善を考えるよりかはただの模索作業だった
このような状況から振り返りって本当にする必要があるのだろうかと思っていました。
変化した瞬間
社内の先輩社員に、ある言葉を言われたのがきっかけです。
🐻：「今日何をしてどうだったのか？」「その結果何をNAとするか？」「この時間にした方がじかんをうまく使えるかもしれない」
🐻：「結論、振り返りの使い方をもう少し工夫したほうがいい」「pddddddddddddddcaサイクル」
たしかに！と思いました。毎日、30分やっている振り返り。
多忙な先輩社員の貴重な30分。自分にとっても大事な30分にしないといけないなと感じていました。
さっそく振り返りをしてみる
じゃあ行動してみようと思っても、自分個人としては振り返りの設計は苦手。内省は高くても、アウトプット主軸型の内省能力はなかったです。
同期に、内省がめちゃくちゃうまい同期がいます。その子に反省会のテンプレートをつくってもらいました。
経験学習モデルをベースにした、反省会なので非常に効果が高いです。
振り返りに使っているテンプレート
以下が反省会で使用しているテンプレートです。
## 今日の目標
// いつ・何を、何時までなど、5W1Hをかいて具体的に記述する
## 今日やったこと・考えたこと
// 大・中・小の項目でWBSをひいたところの小項目を記述できるとなおGood
## Good＆More
### Good（できたorなぜできた）
### More（できなかった？orなぜできなかった？）
## 学んだこと・気づいたこと
// ここが大事！！！
// 具体的に記述
## 学び・気づきを生かすとしたら？
// それをどう繋げる？
// 明日のタスクに必ずしも繋げなくてよい
## 明日のタスク
// なるべく具体的にかく！
// 明日の1日をどんな1日にしたいのか？を握る！実際書いた内容
## 今日の目標
午前
・お金をもらう大切さとはの章構成チェックを記述し投げる
∟資料：kkanomata 最終アウトプット お金をもらう大切さとは
・Input共有会について話をすることを1テーマほりだしておく
∟資料：24新卒研修_Input研修_共有会シート_2024/06/07_E_Group
午後
・「お金をもらう大切さとは」の具体チェック
・カスタマーOJT最終アウトプット
∟資料：kkanomata カスタマーOJT最終報告会
・Input共有会について話をすること1テーマ記述
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## 今日やったこと・考えたこと
・最終報告会の資料を2枚作成した
∟ 時間がないのか？それとも1つのタスクに時間を裂きすぎなのか？
∟ 時間がないは解決のしようがないきがした。
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## Good＆More
### Good（できたorなぜできた）
> 手紙を書く作業を残業タスクとして扱う戦略が功を制した。
∟ 逆算で計算して目標をセッテイングしたのがよかった
∟ 明日はかばんもち。ランチで昼は作業できない。夜は飲み会なので残業できない。 明後日は、発表会
∟ この状況下で、発表会の資料を作る時間は、ほぼないと思ったので今日は業務時間にCXOレターを実施しないでよかった。
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### More（できなかった？orなぜできなかった？）
・時間通り進まなかった。
・次のタスクまでの切り替え時間ちょうどに、他のタスクをやる時間になったが、やりきれそうな感じがしたので引き続きやってしまっていた。
∟ ここで選択肢は2つ
1. 途中で他のタスクへ移行するのか？
∟ このcaseのときは、手が止まったときに実行しようとおもった
2. このままタスクを続けるのか？
∟ このcaseのときは、ゴールが見えてそうなときにやろうと思った
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## 学んだこと・気づいたこと
・スクボをmergeしたらこれまで書いた記述がぶっ飛んだ。
NA
∟ mergeボタンは二度押さないと誓った。
資料：kkanomata 最終アウトプット お金をもらう大切さとはのスクボをかいて、なぜ弊社なのか、弊社のどんなところに付加価値を感じているのかが、さっぱりわからないと思った。
NA
∟ あすのかばんもちで、ここを意識してみる
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## 学び・気づきを生かすとしたら？
・考えながら作業をしてみる。移動しながら考えてみる。
・mergeボタンは二度とおさない
・あすのかばんもちのときに、弊社のどんなところが推しポイントなのか、仮説をたてて聞いてみる。
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## 明日のタスク
・カスサスの〇〇さんに弊社のどんなところを推しているのか？
もしくは加盟店さんからどういう推しポイントがあるのかを聞いてみる
・手紙を午前中に10枚記述する
・slackで明日1１時までに〇〇さんに連絡する
ちょっとみづらいかもしれませんが、こういう感じで記述しています。振り返りに対する観点がより明確になり
次の日は何をしたらいいのか？
自分は今どう感じて、どういうアクションを取ったのか？
これらが目にみえて非常によいなと思いました。
業務振り返りをしてきづいたこと
ちゃんとした業務振り返りは、いままでやったことがなかったので、業務振り返りの骨格を掴むことができてよかったと思っています。
その上で大事な3つのポイントに気づけました。3つとも関連する内容です。
① 定量的な目標をたてるべし
会社に出社、あるいは自宅でパソコンを開いたあとに皆さんがやる作業はなんですか？Slackの確認？メールチェック？Youtube？
どれもひとそれぞれ正解があると思います。ただこれだけは絶対に忘れてはいけないこと！それは！？
🥹🥹🥹\ 1日の目標をかいてください！！！/🥹🥹🥹
できれば、定量的に！数字を使って記述することをおすすめします。なぜか？
目標を見直す機会が生まれるからです！
たとえば、1日、10件手紙をかく目標をたてたとする。ただ、実際できたのは5件。なぜ5件できなかったのか？の反省ができるようになります！
空き時間をいかせなかったのか？
👉時間の使い方を見直す
そもそも空き時間がないのか？
👉目標の設定を見直す
こういう観点で振り返りを回すことができるからです！これができると、自分が何にに時間をかけているのか？作業の見積もりをたてることができます。
SMARTの法則ともいうのでぜひみてみてください。
個人的には「今日、これしかできなかったのか」の絶望が多いですけど笑
不確実なことでも多少の予定をたてることができます。
エンジニアの人だったら工数を立てるときに応用が効くはずです。（もちろんチームだとまだ考えることが多いけど）
② 具体的な出来事に学びが存在する
目標をたてたあとは、1日の動きを具体的にイメージしてください。学びは具体的なところから生まれるはずです！
👦：「彼女にいい匂いするって言われたからこの香水使うか」
👧：「お客様からこういうHPの申し込みページがわからないといわれたから、ボタンの位置変えてみるか！」
絶対にこういうことが起きるはずでしっかり記憶してくださいね
③ 作業ログをかくべし
目標もたてた！具体的な出来事は記憶した。よしじゃあ振り返りをするぞ〜となったとき
👨：「あれ？かけないや」
こうなるとおもうんですよね。じゃあそこで必要なことはなにか？
作業ログをかくことです！
1日でどういうことがあったのか？自分はそのときなにを思って動いたの？を明確にするかいておきましょう。
人間ってわすれやすい生き物だよね….
自分も結構忘れることがあるのでこれはなんとしても死守したいですよね
おわりに
業務振り返りに意義とそれをやる上で必要なことを記述しました。成長するには振り返りは不可欠！
その日、その時間をどうやって密度を濃く過ごすかは自分次第。成長したいと思っている方にはぜひおすすめします。