困りごと解決の鍵、それは「見える化」
みなさん、こんにちは。45O（シンゴオー）です。
今回は、サムネイルをとある場所から撮った写真にしてみました。
これは、私の住む「〇〇県」の夕暮れの景色です。
自分でも綺麗に撮れたと思います。
質問：さて、ここは「どこの県」でしょう？
ヒント：景色に見える川は日本で一番長い川で、場所はもうすぐ海です。
答え：
これは新潟県の「ばかうけ展望台」という場所から見える景色です。
展望台から見える「信濃川と新潟市内中心部の景色」です。
そして、手前から2つ目の橋が「万代橋」で、歴史のある橋です。
奥に見える山は「弥彦山」です。この山には「弥彦神社」があり、
ここも有名な場所です。
山の頂上からは雄大な日本海が見えます。新潟県は日本海に面しているため、海に沈む夕日がとても美しいです。
写真のように景色が見えると感動しますし、誰かと一緒にその景色を眺めれば、自然と会話が生まれます。「見える」ということは、さまざまなことに気づかせてくれるのです。
下の図は、サムネイルの景色を図解して「見える化」したものです。
図解によって、より正確に伝わるようになりますね。
奥の山の違いを見分けるのは難易度が高いです。左が弥彦山です。新潟駅の場所も入れました。
みなさん、ぜひこの美しい景色のある新潟県にお越しください。
これは、職場でも同じことがいえると思います。
今回は、職場での「見える」という視点から記事を書いています。
続きは以下の目次でお話ししていきます。
職場の困りごと
職場の困りごとをお話しする前に、少しだけ私の職場について紹介します。
私の職場とメンバー
上の図にある通り、私は小売業の食品商品部に勤めています。
所属しているチームはピンク色で表示されている調整係チームです。
私の調整係チームは主に、データ取得・資料作成・会議運営・スケジュール管理などの業務を担っています。食品部内の各商品チームと連携し、部全体の調整を行うチームです。
そして、下の図が調整係チームのメンバーを示した組織図です。
左上に私45O（シンゴオー）がいます。
上司はマネージャーで、同僚が5人います。合計7名のチームです。
参考：初めて作成したnote記事に、職場や目標についての記事を書きました。興味をもたれたらぜひ読んでください。
記事はこちら
私が感じる職場の困りごと「見えていない」
「見えていない」──
これは、チームの現状について私が抱えている課題感です。
何が「見えていない」のか？
それは、チームメンバーが抱えている業務とその進捗状況です。
私のチームのメンバーは、役割による縦割りが強く、業務も個人主義的に進めています。
そのため、目の前のメンバーがどんな業務を抱えていて、その進捗がどのような状況なのかがわからないのが実情です。
チームの中でピンチなメンバーがいても、助け合いが生まれないのです。
下の図のようなイメージが現状です。
私の事例でいえば、私は主に会議用の資料を作成していますが、事前の段取りが予定通りに進まず、会議前日に残業をする、もしくは休日に出勤して資料を作成することがあります。
そうなると、なんで自分だけこんな思いをしているんだ、と感じることがあります。
まさに、縦割りの壁です。
新たな気づき
チームのメンバーがどのように感じているかを知るために、先ほど説明した自分が感じている課題感を伝え、マネージャーを含む6人のメンバー1人1人と話をしてみました。
メンバーにヒアリングすると、「まさにその通り」「共通認識だ」という回答が5人からほぼ同じように返ってきました。
しかし、Yさんからは思いがけない言葉をいただきました。
自分は「遠慮している」つもりはなかったけれど、Yさんにはそう映ったのかと思いました。確かに、縦割りで個人主義的だからとあきらめていた部分があるなあと反省しました。
そして、「伝えていいんだ」とも思いました。
「自分からメンバーへもっと伝えればいい」
これがYさんからの気づきです。
縦割りの壁はコミュニケーションで乗り越えられるし、もっときちんと困っているなら、メンバーに伝えることが大事だという意見をいただきました。
メンバーからでてきた困りごと
メンバーにヒアリングした際にお話しいただいた困りごとを共有します。
特殊すぎて手伝えない
確かにその通りだと思いました。自分がNさんにヘルプを求められても、力になれないことがあると感じました。
これは、チームの特徴として、各メンバーがそれぞれの担当分野のスペシャリストであるからだと思います。
しかし、一方で手伝えることが全くないわけではないとも思いました。
やはり、お互いの状況が「見える」ことが必要だと感じます。
日々取得しているデータ、本当に必要なのか？
Kさんは、企業統合の中で私たちのチームに加わったこともあり、統合前からの業務を引き継いでいる部分があります。
しかし、一方で、引き続きその業務を実施しているものの、本当に必要なのか、活用されているのかという疑問があります。
私はこの困りごとを聞いて、メンバー各々の業務を棚卸しし、特に必要な業務とやめるべき業務をもう一度チームで決める必要があると感じました。
チームとして業務の状況を共有する場がない
マネージャーとの話の中で、現状の課題として、チームメンバーが抱えている業務やその進捗を共有する場がないという指摘をいただきました。
確かに、私たちのチームはさまざまな会議の資料を作成していますが、チームでのミーティングは全くありません。私自身も、まずはミーティングを実施してみるべきだと思います。
さらに、こんなこともお話しいただきました。
解決の鍵は「見える化」じゃないか
マネージャーとの会話の中で、こんな提案をいただきました。
「45Oさんがこの前、会議をカレンダーに自動で入れ込み、メンバーへ共有するというデジタルでの取り組みをしていたよね。
すごく良いと思う。
それをもう少し発展させて、こんなことができないかな？」
マネージャーがイメージの図解をメモに記入してくれました。
以下の図がその提案のイメージです。
ポイントとしては、次の点が挙げられます。
①各メンバーが担当する会議日程のカレンダー化。
②各会議に向けて準備をスタートする日、中間レビューの日、着地する日の 「見える化」。
③会議を担当するメンバーごとに色で見分ける。
④会議をクリックすると、その会議ごとの各メンバーのタスクがわかる。
※この会議資料はチームで作成します。
各会議資料作成のリーダーは指定されたメンバーですが、
各タスクはミー ティングで他のメンバーも含めて割り振りを行います。
この流れで会議資料が作成できれば、各パーツを分担することができ、事前に見通しの確認や中間レビューでの進捗確認も行えます。
また、チームの意見が反映された会議資料になるのではないか、というのがマネージャーからの提案でした。
マネージャーの提案を聞いて、確かに、図のような「見える化」が課題解決の鍵になるのではと感じました。
そして、この「見える化」をベースにチームで週次ミーティングを実施できれば、これまでヒアリングしてきたメンバーの困りごとも、解決に向けて動き出せるのではと感じました。
参考：上司のマネージャーがよいといってくれたカレンダー作成の自動化のQiita記事はこちら
「みんなのために」が自分のためになる！
— 45 O (@45O20) September 1, 2024
会議スケジュールの自動入力に挑戦！#protoout #per2024A #ChatGPT #GAS
原点のカレンダー（組織のベーススケジュール）を作成せよ！ChatGPTと一緒に難題に挑戦！ https://t.co/bVqaVV3p2o #Qiita @45O20より
解決に向けて見えてきたもの
自分の中で見えてきたものを簡単にまとめます。
ポイントは3つだと考えています。
①各メンバーの業務の「見える化」
デジタルを活用して、わがチームに最適な方法を考えることが必要です。
最適なデジタルツールは何かを見つけ、「見える化」を実現します。
②「見える化」したツールを活用しての週次ミーティング
このミーティングを通じて、チームとしての動きに変えていきます。
マネージャーと日程については現状調整中です。
③「見える化」した上でのコミュニケーション
「見える」状態になった上でのコミュニケーションは効果的です。
各メンバーが以前より一歩前進し、コミュニケーションが活発になれば、
状況は改善されると思います。
上に書いたポイントにある通り、まずは「見える化」すること。
そしてその上で、「コミュニケーション」をとること。
※Yさんからコミュニケーションの必要性、気づかされました。
このサイクルが継続する仕組みをつくりあげることが重要だと思っています。
あとがき
今回、職場のメンバーといろいろな会話ができました。
メンバーみんなが、真剣に職場の課題や困りごとを話してくれました。
それに、新たな気づきも得られました。
それぞれが、限られた時間の中で、効果的に仕事をしたいと考えてくれていると感じました。
今回の取り組みで、解決の鍵は「見える化」だと感じています。
デジタルを活用して、さらにチームがよくなるように、まずは自分が成長したいと思います。
読んでいただき、ありがとうございます。まだまだ成長できるはず！