会社では教えてもらえない「仕事が速い人の手帳、メモのキホン」
こんにちは。読書日記です。
今回読んだのはこちらの本です。
参考になった箇所が多すぎて、削っても3000字を超えてしまいました。
私はうっかりミスやもの忘れが本当に多いので、速く正確に作業を進めるために手帳やメモを使いこなせるようになりたいなあ…。あと、残業もできるだけしたくない。
と思い、読みました。
以下、特に参考になった箇所の引用です。
はじめに
仕事を速くするためには、「スケジューリング＝予定の立て方」ならびに「手帳の正しい使い方」をマスターしておく必要がある。
仕事が速い人は、予定を「自らが埋めていくもの」と考えている。来月、再来月のスペースにも予定が書き込まれており、先々までのやるべきことがクリアになっている。
仕事が速いか遅いかには能力は関係なく、スケジューリングのセオリーを知っているかどうかだけのこと。
仕事に追われる毎日を手帳が変えてくれる
手帳に書くと、忘れられる。だから目の前の仕事に集中できる。
「また来月に入ったあたりに連絡します」と言われたら、その瞬間に手帳の翌月の初日の箇所にその旨を記載する。
どんなことでも手帳に書くこと。そうすることで脳が身軽になり、目の前のことに集中できるようになる。
「記憶力」を鍛えるのは限界があるが、「記録力」はすぐに高めることができる。面倒くさがらず、上司への報告など、「これくらいは大丈夫」と思われるような些細なことこそ、手帳に書こう。
「スキマ時間」を把握しよう。
① 手帳に先々までのスケジュールを細かく記入する
② そのスケジュールを見ながら、どこに「スキマ時間」があるかを確認し、大事な予定をロックしておく
★特にプライベートの予定は最優先で入れる。そして絶対にずらさない。"仕事が落ち着いたら"では、ずっと何もできない。
直近は余裕がなくても、その次の週以降は意外とスキマが空いている。ましてや1か月先となると、数日単位で空いていることも。スキマ時間を把握することで、「この日は余裕があるから歯医者に行こう」「周辺の予定を調整して海外旅行に行こう」なんてことが可能になる。
まずおさえたい手帳の基本
スケジュールで一番に決めるのは、退社時間
ウィークリータイプのスケジュール帳の「退社する」と決めた時間にズバっと線を引き、そこに収まるように予定を組む。
すると、「やらなくていい仕事はないか」「もっと早く仕上げる方法はないか」と、今までスルーしていたひとつひとつの作業時間に対する見極めを行えるようになる。
TODOリストだけではダメ。タスク管理の本質は、「所要時間」をコントロールすることにある
タスクごとの所要時間を決める。最初のうちは上手くいかなくてもok。まずは、自分なりの相場感を持つことを目指す。相場感ができたら、それに甘んじることなくさらに時間を短縮する工夫をする。このサイクルのなかで、生産性は飛躍的に向上する。
会議の予定を「会議」と書くだけでは甘い。「得たい成果」まで書いておく。
予定の立て方において、ビジネスパーソンは1つ1つの予定に対して「目的」を明確にしなければならない。
先読み力を鍛えるために、ムリヤリにでも3週間先を埋める。
予定を書き込むときに、3週間先の予定が空白にならないよう、次の展開を予想して強制的に予定を入れる。
〈例〉
お客様に新商品を納入…今週の水曜
お客様の職場での評判を検討…来週の水曜～金曜
確認したらお客様の声を上司に報告…再来週の水曜
納期までに3回「アラート」を設定する。1週間前と、3日前と、当日。これをすることで、うっかり忘れをしていても対応できる。
手帳一冊でどんなにたくさんの仕事も余裕で回せる
1週間は4日、1か月は3週間で考える。前倒しの「自分締切」で余裕を作る。
時間の達人は、1週間の約束なら4日で、1か月の約束なら3週間で仕上げるべく予定を組んで、リスクヘッジをしている。
「いつまでに」「どこまで」を予定する。
進捗目標を予定し、予定通りに進まなかったらその原因を検証する。
マンスリーで全体を見て、ウィークリーでタスク管理
複数の仕事を受け持ったときは、進捗管理にマンスリーページを使う。
手帳を200％使いこなしてデキる人になる
スキマ時間の増やし方
① 「お釣り時間」を作る
予定より早く済ませ、お釣りの時間をスキマ時間として活用する
② 「余裕時間」を作る
予定より早く到着し、その余裕をスキマ時間として活用する
③ 「空転時間」を活かす
移動など何もしていない空転時間に、できることを考える
「他の人の動き」も手帳の隅に書いておく。
相手の動きをメモしておけば、タイミングの良い人になることができる。
① チームの仲間の有給休暇や出張の予定
② お客様の稟議の予定
必要な資料を追加で用意して差し上げるために。
③ お客様の周年
お祝いの挨拶をするために。
チームの動きはガントチャートで把握することで、別の人が同じ作業をすることを防いだり、作業の遅れを全体でチェックできる。
始業の2～3時間前に「何か」することで、始業の瞬間からエネルギーマックスで。
朝、少し早く起きてメールチェックなどをしよう。
今日を「忙しい日」から「ワクワクする日」にタイトル変更
気分が乗らないような忙しい日、嫌な業務がある日は、仕事終わりに楽しい予定を入れ、手帳に書き込む。そうすることでその日のタイトルが変わり、やる気がUPする。
その残業、その呑み会は「消費」か「投資」か。「未来に繋がるか」を判断基準に
「投資時間」を増やせば、理想の将来を手に入れやすくなる。時間には限りがあるので、時間の達人は「投資」となる時間の割合を高めようとする。消費が悪いわけではないが、節度は大事。
思い立ったら即手帳に書き出す。そして即行動
「希望」は頭で思い描くだけでなく、あえて紙に書くことで、確実に実現の可能性が高まる。
手帳に書けば、漠然とした「希望」が「計画」となり、手帳に書かれたその「計画」に従うことで、自分の人生を確実に速く好転させることができる。
手帳をメモ用ノートとしても使い倒す
手帳に挟んでおくべき必須のツール、切手。
メールではなくお礼状の方が適切な時にすぐに送れるように、82円、52円、10円切手を数枚、手帳に入れておく。
他に入れておくべきものとしては、TODOリスト、近々使うであろう打ち合せ資料など。
何気ないひと言をメモして「よく覚えているね」を狙う。小さなことを大事にする人が、信頼を勝ち取る
「来月の中頃メールしますね」や、お客様の子の誕生日まで。
打合せのメモは手書きで。それを写メで送ってデジタル管理
PCやタブレットでメモすると、打ち込むことそのものに意識を奪われ、切れ味の良い質問ができない。手書きのメモはまったく無意識にできるので、意識のすべてを相手の表情や仕草、言葉と言葉の間にある微妙なニュアンスに向けながらも、次の質問を考える…という、複雑なことを瞬時に行える。
① まず、メモを手帳に書く
② 打ち合せ終了時にメモを写真で撮影し、そのデータをＧMailで自分に送る
③ その時の件名を「～の件」などとしておき、検索をかけやすくしておく
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では、今回はこのへんで。