仕事が思うように進まないと感じるあなたに贈る"仕事のコツ"
こんにちは！今日のnoteは、澤サロンnoteもくもく会4月のテーマ「#仕事のコツ」というお題で書いていきます。毎回自分では考えつかないテーマを与えていただけるもくもく会に今月も感謝！！
今回のお題は仕事のコツ。う〜ん、コツがあったらこっちが聞きたい！そう真っ先に思ってしまいましたw
料理のコツ、スポーツのコツ、英会話のコツ、色々とコツがあると思いますが、私ね、あまりコツを意識してやったことがないんですよね。。コツってなんか手品みたいなものじゃないですか？そんなマジックのようなものが仕事にあるなら、誰も苦労はしないと思うんです。
とまぁ〜話が終わりそうなところで気を取り直して考えてみましょう！^^;
コツって、他の人から見たら、「えっ！？そんな方法があるんだ！」って思えるようなTipsということでしょうか？
自分では意識していないけど、なんか周りの人よりも上手くやれてしまうということ。。。
おっ！なんか書けそうな気がする！ではいってみましょう！^^)/
日本人は慮りすぎる傾向がある
私が普段自分のチームメンバーやこれまで働いてきた同僚を見ていて感じること、それが上長や顧客など周囲の人を無意識的に慮る、いや、慮りすぎるということです。
こんな忙しい時期に話しかけてはいけないのではないか？相手を怒らせるような言動をしようものなら、売り上げや評価が下がってしまうのではないか？そんなことにある意味恐怖を覚えすぎてしまう（"失敗したくない"といった感情が先行する）があまり、行動が保守的になってしまう人がいるように思います。
「上の者に確認し、改めてご回答させていただきます。」と顧客には伝えた上で、上長には「お忙しいところ恐れ入りますが、あるお客様がかくかくしかじかとおっしゃっているのですが、いかがいたしましょうか？」といった相談が私の耳に入る。
この瞬間、私「いやいやいや・・・」って思っちゃうんですね。
そりゃ確かにそれが一番安全なのかもしれんけど、ポンコツマネージャーのこの私に、なにをどう判断せよといったいあなたはおっしゃるのですか？ってね😅
恐らくメンバーからすれば、責任のある判断は責任者が下すことであって、自分が決めていいことではない、といった感覚があるんだろうと思います。ですが、こんな相談を受けて私が感じるのは、却ってそれ、逆効果じゃないの？ということです。
仕事のコツは、自身が相手に憑依することから
顧客対応でも、上長との相談でもなんでも、コミュニケーションをより円滑に行い、話を前に進めるには、相手の立場に立ってコミュニケーションを取ることが大事だと考えています。
そのためには、徹底的に相手目線で会話やメール、チャットをすることが重要です。
たとえば、先ほどの上長への相談。「いかがいたしましょうか？」といった相談ですね。
もし、あなたが上長側だったとした場合、このようなメールをもらってどう感じるでしょうか？日々いろんな仕事に追われている中、「よし！俺に任せとけ！！」といった気持ちが真っ先に湧くでしょうか？
すみません、私は聖人君主ではないので、この類のメールを受け取った時に、真っ先に感じるのはこんなことです👇
「あぁ、めんどくさっ！」
チームメンバーの方、読んでいたら大変すみません🙇🙇
私は、このようなメールを上長に送る前に、「ちょっと待てよ」と立ち止まって次の通り考えるようにしています。
if I were you …
「もし私があなたなら、◯◯といった行動をとります。それについて、許可をいただけますか？」こんな感じで聞くのです。
そうすれば、上長の答えは次のいずれかです。
「いいと思います！それで進めてください。」
or
「なぜそう思ったのですか？もう少しそう考えた理由を詳しく聞かせてもらえませんか？」
同じ絵が頭に描けている場合は前者になります。一方で、まだ上長とメンバーが同じ絵を描けていない場合は後者が回答になります。
いずれにしても、全くの白紙である「いかがいたしましょうか？」ではなく、「〇〇と私は考えますが、いかがでしょうか？」と、自分自身の考えを添えることで、いわば神経衰弱的な選択肢を相手に与えることができます。そうすると、相手は1からストーリーを組み立てる必要がなくなり、「賛成」か「反対」かの判断を下すことがタスクとなり、結果的に相談者側（つまり、あなたの）仕事がサクサク進むことにつながるのです。
仕事をサクサク進めるためのTips
① コミュニケーションを惜しまない
昨今、チャットやメールで簡単に仕事ができる時代になってきましたよね？以前はオフィスで会話して、得意先とは直接面談や電話で話してと。そのため、自分も相手も双方にチャットやメールの方がラク、簡単、と感じる場面が多いと思います。だから従来にも増して、さらに生身の人間と会話するのが億劫になってきているんですね。特に得意じゃない上司や同僚、取引先とのコミュニケーションなら、なおさらです。
ですが私ね、これ絶対にケチっちゃいけないと思うんですよ。たとえ気の知れた間柄ではなかったとしても、会話するといったコミュニケーションを。
メールで既に相談は出しているが、ちょっとだけ電話でも補足しておこう。より円滑に今後のタスクが進むように、メールの前にちょっとだけ口頭で事前相談を入れておこう。こういった少しの心掛けが、結果的に仕事の速度を大きく変えると思うんです。
② メールは簡潔に、自分の意見を添えて
言い古されたことではありますが、メールは簡潔に、が大切です。スクロールをしないと読めないようなものは、メール以外の別の手段でのフォローアップを考えた方が良いと思います。
それを前提に、メールでのコミュニケーションで私がいつも大切にしていることをお伝えします。
1. 結論はなるべく最初に書く。（内容によっては難しい時もあるが、意識はする。）
2.何が事実で、何が自分の意見なのかをはっきりと区別できる形で書く。（できれば段落を変えて。）
3.Open Question（単に「どうしましょう？」「ご対応いただけますか？」）での問いかけ/依頼は極力せず、Closed Question（私は◯◯と考えますが、いかがでしょうか？といった表現）を使う。
4.受け手側の用語を使う。（社内用語や略語、専門用語や略語は要注意。英語でのメールなら、日本語的な言い回し（二重否定、◯◯等、など）も使わない。）
③ 誰に対しても、チャットを積極活用する
オフィスワークでもだいぶ市民権を得てきたチャットですが、（私の業界だけかもしれませんが）見ていて思うのは、まだまだ人によっては躊躇があるな、ということです。
同僚となら、チャットができるけど、上の立場の人に対し、いきなりチャットで話しかけるのは失礼じゃないか？とか、忙しいから嫌がられるのではないか？とか、そういった無意識の偏見が存在していて、「やっぱりメールでしょ！」って思っていらっしゃる方が一定割合いるように感じています。
ですが、仕事の早いビジネスマンほどチャットを誰に対してもフル活用している印象です。
上長等ポジションが上の人へはもとより、外部のビジネスパートナー、滅多にコミュニケーションのない他部署の同僚などでもお構いなく。
いわばチャットは、現代における会話の一種です。メールでのコミュニケーションとは明らかに違うもの。（メールはその名が示す通り、いわば"お手紙"です。）つまり、チャットを使わずメールだけでやり取りをしているというのは、実質的に文通で業務をしているのと同じことです。
クレジットカードを申し込むと家に書類が送られてきますよね？イメージ的にはあれがメールでのやり取り。"ここにこう書いて"、"ハンコ押して"、"身分証明書コピーして"、、、みたいな指示だけが無機質に書かれている。これを受信者が放置していたら、カードはいつまでたっても発行されません。（書類不備でもあろうものなら、さらに時間が。。）まさに非効率の極みです。
だから、ここにOnしてチャットを使うのです。
「あの〜、書類、家に届きました？」
「書き方、わからないとこあります？」
「書いたもの、ちょっと今見せてもらえます？」
みたいな補助をしてあげれば、作業なんてサクッと済むのです。
また、エモーションアイコンを積極的に活用するのも大事だと思います。
よく特に男性社員なんかで、「❤️」マークを使いたがらない人とかいるじゃないですか？あれ私、「あ〜あ、この人損してるなぁ〜」って思っちゃうんですよね。
これは外国人的な感覚なのかもしれませんが、海外の人って時折男性でも、"Lovely"って言葉使うんです。日本語で意味合い的には"素晴らしい"とか"超いいね"って感じだと思うのですが、これって、わざわざチャットで打つのって面倒じゃないですか？だからエモーションアイコンで済ませることが多いと思うのですが、この表現を表すには、「👍」ではちょっと弱いと思うんです。
だから、「❤️」がどうしても必要なんですね。結局は、相手側に今の自分の表情だとか感情だとかを伝えるのにそれが最も適しているわけなので。
ここでも、「❤️」が使えない人の心理って、「おじさんなのに、キモいと思われないだろうか？どうしよう。」といった自分にベクトルが向いた感情です。（プライドが高い）
そうではなく、あくまでも仕事を円滑に進めるための1つの手段として、エモーションアイコンをフル活用する方がパフォーマンスにも結果影響してくると思います。
仕事のコツとは、最終的には"人間味"
長々となってしまいましたが、まとめるとこういうことです。
結局最後には、人間味のある人と、他人は仕事がしたいのです。だからここまで書いてきたような姿勢をもって、普段から接してくれる人とみんな仕事がしたいのです。フランクなコミュニケーションがフランクなコミュニケーションを生み、信頼を高め、面白い何かをつくる。
ひいてはそれが企業の原動力となり、パワーとなって、生産性の高い組織を生むように思います。
ここには失敗やエラー（勘違い、誤解）があってもいいのです。コミュニケーションそのものに価値があり、それが人間らしさを形作る要素だから。
人間力 -。AIの台頭が進む今の時代において、私たちが大切にすべきものだと改めて感じる本日のまとめでした。
これからも私は、"人間味"にこだわり、日々の仕事と向き合い、一緒に仕事をするチームメンバーとも向き合っていきたいと思います。
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました！