老舗中小企業で効果的だったITツール3選
昨年5月にITベンチャー企業を退職し、家業である老舗中小メーカーへ転職しました。
色々GAPはありましたが、なかでも1番はアナログな作業の多さでした。
なので、まずは業務効率化に向けたIT活用に取り組みました。とはいえIT活用といっても難しい話ではなく、認知度高めのツールをどんどん利用しただけです。
そこで今回はこの短期間で効果的だったITツールを主観全開で紹介したいと思います。
Slack
まずはビジネスチャットツールの「Slack」です。米国発ですが、日本国内でもかなりメジャーになってきた印象です。
自分がITベンチャーから家業に戻った時に、まず最初に衝撃を受けたのが「手書きの電話メモ」や「内線による人探し」などの非効率なデスクワークでした。
また事務職の女性が業務の2〜3割をこれらに費やしてると知った時は絶句しました・・・。
それからしばらくして、部署横断のプロジェクトを自分が主担当で行うことになったため、前職時代にフル活用していたSlackをプロジェクト内限定で導入しました。すると、ちょっとした確認や共有がチャットで手軽にできるようになり、デスクワークのQOLが一気に上がりました。今は利用範囲を広げながら運用してますが、概ね好評です。
ちなみにSlackは無料版があるため始めやすいです（むしろ最初は無料版で十分かもです）。また操作も簡単で、プライベートでLINE利用できるくらいのITリテラシーあれば全く問題なく使えます。
コミニュケーションの無駄がなくなると仕事がはかどりまくるので、強くおすすめです。
Eight
2つ目は名刺管理ツールの「Eight」です。国内シェアNo.1なので名刺交換した4分の1くらいは利用してます。
これも入社直後はファイルによる名刺管理が根強く、過去に名刺交換済でも再度交換してしまったり、連絡先やアドレスを調べたい時に手元に無い、といった状況が頻繁に発生していました。
なので、巷で話題になってたEightを導入することにしました。Eightの利用は初めてでしたが、スマホ1つで名刺の登録・検索ができるようになったため、活用法がかなり広がりました。
また、個人的にありがたかったのは、アプリに登録済の名刺をスマホのアドレス帳へ登録無しで着信時に画面表示される機能があったことです。この機能によりアドレス帳登録の手間が減り、紛失時のリスクヘッジ（PCからログインパスワードを変更すればスマホから開けなくなる）にもなりました。
個人的にEightは無料版より、名刺データの即時入力やダウンロード、メモの追加機能がある有料版（年額4,800円）がコスパ的におすすめです。
Googleアラート
3つ目は情報通知サービスの「Googleアラート」です。もう王道ですね。Gmailアカウントさえあれば利用できます。
個人的に紙媒体による情報収集を否定するつもりはありません。ただ、どうしても紙媒体だと必要情報の見落としがあるのも事実でした。また情報収集に時間がかかるため、しっかり読む人と読まない人で個人差も発生することも悩みどころでした。
この問題を解決するために、全員が効率よく情報収集できる仕組みを模索していたところ、とある本に掲載されてたGoogleアラートの活用法を早速導入してみました。
方法としては販売先や仕入先をキーワード登録し、キーワードに関する情報を毎日指定の時間帯（見る余裕がある通勤時間帯）に受信設定するだけ。
非常にシンプルな方法でしたが、このシンプルさが逆によく、結果的に情報の見逃しと探す時間を削減できました。
日常生活の手間や不便を次々に解決するGoogleはやっぱり別格です。感謝。
まとめ
ちなみに今回紹介したITツールは全て無料で利用できます。
というのも、中小企業は投資余力が限られるため、効果がすぐに見えづらいIT投資は優先順位が低いです。また既存のやり方に慣れた人達から抵抗を受けるケースもあります。
なので、まずは無料版で小さく始めることをおすすめします。
ざっーと書きましたがIT活用は現在進行形なので、また効果的なツールがあれば随時更新していこうと思います。