「そもそも会議ってなぜやるの？」を考えてみた

2020年10月24日 18:24

リハビリ科の会議、OT部署内の会議、委員会の会議など会議はとても身近なもの　ただ、その種類や目的、進め方について考えることがなかったので、今回調べてみました

会議の種類

代表的な会議は6種類あるそうです。

①報告・連絡型会議　➤決裁者が判断を下すスタイルの会議

②意思決定型会議　➤参加者が自由に意見を出し、それを踏まえた上で最終的に決裁者が判断を下すスタイルの会議

③問題発見型会議　➤「なぜこのトラブルが起こったのか」という原因を深く掘り下げ、本質的な解決方法を探り立場に関わらず意見する会議

④スケジューリング会議　➤目標達成のための日程決めを行う会議

⑤コーチング会議　➤上司や指導者が、部下に対してこれまでの経験から得た成功法や失敗例などについて情報共有する会議

⑥アイデア創出会議（ブレインストーミング）➤新たなアイデアが必要なときに使われる会議

引用：会議hack　https://www.kaigishitu.com/meeting-hacks/detail/id=49

このようにカテゴライズすると、自分が参加している会議は、①報告・連絡型会議　②意思決定型会議　がほとんどです

会議が時間内に終わらないことについて友人から相談を受けました

なぜそうなってしまうのか？　
そうならないための工夫はないか？

について考えてみました

例えば、「勉強会の開催時間や頻度についてどうするか？」という議題があるとします。リハビリ科全員が参加している会議の場を想像します

司会者「意見がある人お願いします」

参加者「・・・・・」　※沈黙

Aさん「時間はお昼ですかね。頻度は月1回くらいなら負担はないですかね・・・」

Bさん「時間は夕方がいいです。頻度は月1回くらいで。ちなみに勉強会は誰からやりますか？リハ職みんなでやりますか、それとも部署ごとにやりますか？」　※勉強会の順番と対象に関する議題が追加される

友人が出席した会議では、このような会議の雰囲気に遭遇したようです

沈黙や議題がどんどん広がっていき、どんどん時間が過ぎていってしまう

他にも、議題に対する批評ばかりで解決策が出ない・・・

その相談に納得のいくアドバイスができなかったので、有意義な会議にするポイントを知りたいと思いました

先ほどの例を使って考えてみます。

議題「勉強会の開催時間や頻度についてどうするか？」

決裁者「事前のアンケートの記入ありがとうございました。アンケートの結果、勉強会はお昼の20分間で開催し、頻度は月1回とさせていただきます。みなさんいかがでしょうか？また勉強会の運用に関して質問はありますか？」

Bさん「勉強会の順番と対象はどうしますか？」

決裁者「私は○○と考えていますが、各部署内の主任の方々と相談しますので意見ある方は自部署の主任までお願いします」

このような形で、事前準備であったり、議題が広がった場合はその場で決めようとせず部署内のチームリーダーに意見を集約して、チームリーダーの会議で検討するなど工夫が必要かなと思いました

これは管理者経験ゼロの私が直感として大事かなと思ったところなので、来週は調べてみた内容も含めて、有意義な会議にするポイントについてまとめたいと考えてみたいと思います！

皆様からもぜひご意見いただければ嬉しく思います！
それでは良い週末を！！！
来週お会いしましょう！