AI×Googleでシフト作成を自動化！時短と効率アップ方法を公開

せりざわ@実店舗マーケター

2024年8月20日 19:19

芹澤です。
今従業員が30人規模の店長をしています。

毎回のシフト管理ってかなり面倒じゃありませんか？

僕はかなり嫌いで、最初の頃はバイト全員にグループか個別でメッセを送り、もらった返信を集計をして、シフト表に落とし込んで全員に共有していました。

手間だけどやらないとお店回らないし、全工程が手動で、集計したり予定調整もしたりと、しんどかったです。

流行りのAIになんとかして欲しくて調べた結果、かなり楽できるようになりました。

具体的にどんな感じかというと

Googleフォームを全体チャットに投げる
↓
集計結果をAIに入れる
↓
自動生成されたシフト表が出てくる
↓
シフト表をスクショして全体チャットに共有する

以上、これだけです。
かなり簡単な上に、すべて無料で使えます！

今回はその方法を説明していきます。
テンプレも付けたので、今日からシフト管理が簡単に出来るようになるのでお楽しみに！

準備するもの

・Googleアカウント
・Googleフォーム
・ChatGPT
・ChatGPTのシフトマスター

※スマホだとやりにくいので、PCかタブレット推奨

GoogleアカウントからGoogleフォームを作成する

1. Googleフォームにアクセスする

Googleにログイン：Googleフォームを使うには、Googleアカウントが必要です。アカウントを持っていない場合は、まず作成します。
Googleフォームを開く：Googleのホームページから「Googleフォーム」を検索して、フォーム作成ページを開きます。

2. 新しいフォームを作成する

新しいフォームを開始：Googleフォームのホーム画面で「空白」または「テンプレート」から新しいフォームを選択します。
- 空白を選ぶと、一からフォームを作成できます。

3. タイトルと説明を入力する

フォームのタイトル：画面上部に「無題のフォーム」と表示されている部分をクリックし、フォームのタイトルを入力します。シフト管理表なので「◯月シフト提出依頼」などと記入すると分かりやすいです。
フォームの説明：提出のルールや期限、シフトに関する説明と困った時の連絡先などを記載すると良いです。

4. 提出者の名前を追加する

提出者が手入力で名前を打つのは面倒のため、”プルダウン形式”を使用します。フォームのタイプ選択項目（上の画像の”◎ラジオボタン”と入力されている箇所）をクリックして、以下のプルダウンを選択します。

人数が多時はスプレッドシートにあらかじめ記入しておき、コピペで記入すると便利です。

この設問は回答必須にしておきます。

5. いつシフトに出れるかをチェックしてもらう

フォームのタイプをチェックボックス(グリッド)を選択します。

すると以下のように

左半分に行・右半分に列と項目が2種類できます。左半分に日付を、右半分には出れる時間を記入します。

分かりにくいと思うので、画像をご覧ください。

するとフォーム回答者は、下記のように選択する事ができます。

最後に連絡事項などを記載してもらって、フォーム作成は自体は完了です。

6. フォームをプレビューする

プレビューボタンをクリック：右上の目のアイコンをクリックすると、フォームのプレビューが表示されます。実際に回答する際の見た目を確認できます。

7. フォームを共有する

送信ボタンをクリック：右上の「送信」ボタンをクリックします。
リンクをコピーする：表示されたリンクをコピーして、メールやSNSで共有できます。また、「リンクを短縮」オプションで短いURLを作成することも可能です。
メールで送信：直接メールでフォームを送信することもできます。

以上でフォームの作成が完了です。作成したフォームをリンクかメールで従業員たちに共有すればOKです。

こちらテンプレとなりますので、ご自由にお使いください。

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSezM4gNLU9e7_ru9_AcNwRo3GuQSki8gVqu36sar_h4ktORYA/viewform

上記のGoogleフォームで、従業員からシフトを円滑に聞くことできました。

次は、集計とシフト表作成を自動化する方法を解説していきます。

シフト表自動生成方法

シフトの集計とシフト表の作成を解説していきます。

シフト表自動生成にはChatGPTを使う

使用するのは下記です。

・ChatGPT
・ChatGPTのシフトマスター

ChatGPTはこちらのリンクを踏むか、Googleで「chatgpt」と調べて下記の画像で出てくるものを使用してください。

”ChatGPTのシフトマスター”はChatgptにログインして、"GPTを探す"のところから見つけられます。

GPTを探す→「シフトマスター」と検索→シフトマスターをクリック→チャットを開始する

するとシフトマスターを使用することができます。
これで準備が整いました。

シフトマスターの使い方

チャットにシフトの条件や、従業員の数、従業員の役割を入力していきます。

試しに僕が大学の頃アルバイトしていたカフェのシフトでも組んでみようと思います。以下のように店舗のシフト情報と必要人数を打ち込みます。

役割：ホールとキッチン
従業員の数：8人従業員の役割
A君：ホールスタッフ
B君：ホールスタッフ
C君：ホールスタッフ
D君：ホールスタッフ
E君：ホールスタッフ
F君：キッチン
G君：キッチン
H君：キッチン

必要な人数：
平日（金曜を除く）早番ホール1人、キッチン1人昼-夜ホール2人、キッチン1人遅番ホール2人、キッチン1人

金曜早番ホール1人、キッチン1人昼-夜ホール2人、キッチン1人遅番ホール3人、キッチン2人

土日祝早番ホール1人、キッチン1人昼-夜ホール3人、キッチン2人遅番ホール4人、キッチン2人