ベンチャー向け経理DX_サービス受注時のオペレーションフローのDX化

概要

シード、シリーズA期のベンチャーにおいては、受注時のオペレーションが明確化されていない結果、顧客対応漏れや経理との連携漏れが発生するケースがございます。

本記事においては、シード、シリーズA期のベンチャー向けに、サービス受注時の効率的なオペレーションフローをご紹介したいと思います。
※本オペレーションにおいては、yoomというサービスを利用することを前提としております。yoomのご説明はこちらから

▼行いたいこと

• サービス受注後の社内連携作業の自動化
  →slack等のコミュニケーションツールにて、各担当者に必要な情報を自動通知させる。

• 受注条件の承認プロセスの構築
  →値引き等、受注時に顧客と定めた条件について、社内責任者による承認プロセスを構築する。

• 顧客への各種マニュアル、利用規約、登録案内メール送付の自動化
  →サービス受注後に必ず発生する、各種マニュアル、利用規約、登録案内メールの送付を自動で送付させる。

• 顧客管理台帳の自動作成
  →各種顧客管理台帳へ、顧客データ(会社名、担当者名、請求書送付先メールアドレス、役務提供期間、金額等)を自動転記させる。

オペレーション概要

オペレーション概要図

▼受注時のオペレーションフロー
①社内_受注確定報告フォームの入力：営業担当者
②管理台帳への情報転記                    ：自動(yoom)
③slack通知＆受注承認                       ：社内責任者
④顧客へのメール送付　　　　　　  ：自動(yoom)
⑤登録フォームの入力                        ：顧客
※④にて送られたメール内にリンクがあり、顧客に記載いただく。
⑥⑤の入力情報の管理台帳への転記   ：自動(yoom)
⑦slack通知＆社内システムの登録       ：自動(yoom)＆社内担当者

▼オペレーション具体作業

①社内_受注確定報告フォームの入力：営業担当者
営業担当者は新たにサービスの受注を行った場合、yoomにて作成したフォームから情報入力を行う。

入力フォームイメージ

②管理台帳への転記＆slack通知：自動(yoom)
①が行われるとyoomを通じて自動で管理台帳(スプレッドシート)への情報転記とslackチャンネルへの通知が行われれる。

＠〇〇
新たにサービスの受注が行われました！！！('ω')ノ
▼会社名：
▼プラン：Aプラン
▼月額基本利用料(税抜)：0
▼アカウント単価(税抜)：0
▼カード発行単価(税抜)：0
▼無料アカウント数：10
▼利用開始日：2022-11-01

@〇〇
承認依頼メールからyoomにログインし、受注確認を行ってください。

③上長の承認
メールにて届く、承認依頼メールから内容を確認し、承認を行う。

受注承認依頼メール

④顧客へのメール送付：自動(yoom)
上長の承認が行われると、顧客への受注内容確認メール、利用規約、必要情報の登録フォームが自動でメール送付される。

メール文イメージ図

⑤登録フォームの入力：顧客
⑥⑤の入力情報の管理台帳への転記：自動(yoom)
顧客が④にてお送りした登録フォームに情報入力を行うと、管理台帳(スプレッドシート)に情報が自動転記される。

⑦slack通知＆社内システムの登録：自動(yoom)＆担当者
Slackにて、登録フォームの入力完了通知が行われるので、担当者は必要に応じて、社内システム上で情報登録等の作業を行う。

設定作業

上述したオペレーションはyoomというipaasサービスを利用して設計しております。裏側の設計は以下のように設計しております。各種レコードの検索キーをどのように設計するかなど、一工夫する必要はありますが、オペレーションの概要作成ができれば設計自体は半日ほどで設計できるイメージです。

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