大学職員の1日のスケジュールを覗いてみよう
こんにちは。
０から始める大学職員（@university_sta）です。
よく相談を受ける中で、実際大学職員ってどんな仕事をしているのか、1日のスケジュール感もわからないから教えてほしい。
という話を聞きます。
学職員になりたい、興味をもった。
という方全ての人に読んでほしいと思って執筆した、現代大学職員による大学職員になるための最短の対策と本音の記事を作成しましたので。
こちらもぜひご一読ください。
今回はそういったお悩みを解決するための記事として執筆します。
面接で実際にされた100の質問集（新卒用・既卒用）も用意しています
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1. はじめに
①大学職員の多様な業務内容の紹介
まず、大学職員の業務は非常に多岐にわたります。
一般的な事務作業から始まり、学生のサポート、研究支援、国際交流の推進、さらにはイベントの企画運営まで、多様な職務をこなすことが求められます。これらの業務は、大学の運営を円滑に進めるために不可欠です。
例えば、学生対応では、日々の相談や質問に答えるだけでなく、カウンセリングやキャリア支援も行います。また、研究支援では、教員の研究活動をサポートし、必要な資源や情報を提供します。
さらに、国際交流の分野では、留学生のサポートや海外大学との連携を推進します。これらの業務を通じて、大学の教育・研究活動が円滑に進むよう支えることが、大学職員の重要な役割です。
また、多くの大学がジョブローテーションを採用しており、多くの大学職員は同じ部署で働くというよりも、数年周期で様々な部署で勤務することが一般的です。
そのため、一概に「大学職員とは〇〇です」「大学職員の仕事は〇〇です」とお伝えすることは難しいです。あくまで一例として大学職員の1日のスケジュールを見ていただければと思います。
専門職採用（システムや建築など）といった方は似たような部署で働く場合もあります。大学によって異なるので、実際に志望大学に確認するようにしましょう。
②大学職員の役割と重要性
大学職員は、大学の運営において欠かせない存在です。
教育や研究の現場を支えるために、多岐にわたる業務を遂行し、大学のミッション達成に寄与します。
例えば、学生の生活や学業を支援することで、皆さんが安心して学びに集中できる環境を提供します。
また、研究支援を通じて、教員の研究活動を後押しし、大学全体の研究成果向上に貢献します。さらに、イベントの企画運営や広報活動を通じて、大学の魅力を外部に発信し、地域社会や国際的なつながりを強化します。
このように、大学職員は、大学のさまざまな活動を支える重要な役割を果たしています。
よくみる大学職員のイメージは、
・学部の事務室に座っている暇そうな人
・学生課で話を聞いても冷たい対応をとる人
といった少しマイナスなイメージを持っている人が多い気がします。
（実際に私もその一人でした）
しかし、実際に入ってみると、学部の事務室の窓口の人は契約社員だったり、学生の要望を全て聞くことが難しかったり、1人のイレギュラーを認めると公平性の観点から、全ての学生の要望を聞かなくてはならなかったり、と、新たな発見や、悩ましい問題も実感しました。
また、少子化の影響や、競争も厳しくなっており、大学職員の仕事自体は多様化しているのが現状です。
もし、SNSや他の方の情報で、「大学職員は暇すぎる」といった話をする人がいたら
・危機意識のないちょっと不安な大学
・大学職員の仕事を理解しておらず、言われたことしかできない人
・自ら考えて課題を解決しようとしない人
とも捉えられるため、その大学への志望については、少し考えた方がいいです。
大学が数年後に潰れることは滅多にありませんが、将来的に経営が厳しくなったり、給与が減額されたりといった危険性も秘めています。
そうはいっても、時期的に忙しい場合や、毎日10時～11時まで残って仕事をしなくはならない。といったことはほとんどないので、決められた時間の中でしっかりと仕事をする。という意識で大学職員を目指すのが良いと思います。
確かに前職が、毎日12時が当たり前、営業ノルマが厳しく、毎日精神をすり減らす。残業代を請求することはできない。
といったことはほとんどなく、定時から残業しても1時間程度、営業ノルマは基本内、残業が発生したら、残業代が出る。
といった健全な仕事となるので、前職と比べたら「大学職員は暇すぎる」といった感想になる方も多いのかもしれません。
2. 朝の始まり
①出勤と一日の準備
基本的には朝の定時を9時に設定している大学が多いようです。ただし、職務内容や部署によっては、もっと早くから働き始めることもあります。
出勤後、まずはデスクに向かい、メールのチェックやスケジュールの確認を行います。
これにより、当日の予定や重要なタスクを把握し、効率的に一日を過ごすための準備を整えます。
コロナも落ち着き、電車が混むという理由から、朝7時半に出勤して、朝のコーヒーと新聞を読みながら、優雅に過ごしている人もいます。
子育て世帯の方は出勤時間をずらしている方もいます。
②出勤時間と通勤手段
通勤手段は様々で、公共交通機関、自転車、自家用車などが利用されます。
特に大学が都市部に位置する場合は、公共交通機関を利用する職員が多いです。
通勤時間は、業務開始前の貴重な時間でもあり、この時間を活用してメールの確認や一日の予定を立てる。という方もいますが、私はもっぱらネット漫画を読んで通勤しています。
③朝のルーティンとスケジュール確認
始業すると、メールの確認から始めます。
重要な連絡事項や予定の変更を把握し、その日のスケジュールを再確認します。
次に、当日のタスクをリストアップし、優先順位を決めます。
月曜や、前日に飲み会があったりすると、週末の出来事や飲み会での話で盛り上がりながらスタートする日もあります。
これだけ見ると、ホワイト企業という感じがしますね。
3. 午前の業務
①会議と打ち合わせ
午前中は、多くの部署で会議や打ち合わせが行われます。
部門ごとの朝礼やチームミーティングもあったりします。
これらの会議では、前日の業務の報告や当日の予定、重要な連絡事項が共有されます。
また各業務の進捗状況を確認し、タスクの分担や優先順位を再確認します。
②学生対応とサポート
学生対応がある部署では、相談やサポートを受けることもあります。
学生からの問い合わせに対応し、必要な情報を提供することはもちろん、カウンセリングやアドバイザリー業務も行います。
特に、留学生や新入生に対するサポートは重要で、親身になって対応することが求められます。
他にも就職に関する相談など、部署によって学生の要望は様々です。
ちなみに、大きく教学部門・法人部門と分かれることが多く、教学部門では学生や教員との対応をすることが多く、法人部門では、一般企業の方などと話をする機会が多いです。
（人事・総務・管財・財務などいわゆる民間企業にもある部署のイメージです）
冒頭でも記載しましたが、ジョブローテーションがあり、特定の部門だけで業務をするわけではないので、学生と接したいと思う人も財務といったバックオフィス系の業務に就くこともありますので、注意してください。
4. 昼休み
①昼食時間とリフレッシュ
午前の業務を終えた後は、昼食時間です。
多くの職員は、近隣のレストランで同僚と一緒に食事をとります。
また、大学の食堂を利用することもできるので、若手職員はそこで食事をとることもあります。
他にも1人で業務から一旦離れ、リフレッシュするという時間に充てる人もいます。
②同僚とのランチタイム
昼食時間は、同僚とのランチタイムとしても重要な時間です。
大学職員は同期といっても多くて10名～20名前後という場合が多く、大企業のように同期が100人～1000人いるような業種ではありません。
比較的に同期全員の仲が良く、ランチの時間に他愛のない話をしたり、部署の人には話せないような悩みを相談したり、といったこともよくあります。
他にも割と規模が小さいともいえるので、他部署の同僚から大学全体の動向や新しい施策について聞くことができ、視野を広げ、職場の垣根を越えた交流が、仕事のヒントや新しい取り組みのきっかけとなることもあります。
5. 午後の業務
①事務作業とデータ管理
午後の業務は、事務作業とデータ管理が中心となります。
午前中の会議や打ち合わせで決まった事項を基に、具体的な作業を進めます。
もちろん、午後にも会議や打ち合わせが入ることもありますが、書類の整理やデータ入力、学内システムの更新などを行います。
作業は正確さが求められ、ミスがないように細心の注意を払って行う必要があります。また、データ管理では、学生の情報や研究データなど、機密性の高い情報を扱うことも多く、セキュリティ対策も重要です。
効率的な事務作業は、大学の円滑な運営に欠かせない要素であり、大学職員の重要な役割の一つです。
②書類整理やデータ入力
書類整理やデータ入力は、大学職員の基本的な業務の一部です。学生の成績や出席状況、教員の研究データなど、様々な情報を整理し、正確にデータベースに入力します。また、各種申請書類や報告書の作成も行います。
これらの作業は、正確性と迅速さが求められます。
ミスが発生すると、後々の業務に大きな影響を与えるため、丁寧に作業を進めることが重要です。データ入力や書類整理は、大学の運営において欠かせない業務であり、効率的に進めるためのスキルが求められます。
③学内システムの更新や管理
学内システムの更新や管理も、大学職員の重要な業務の一つです。情報技術の進展に伴い、大学のシステムも日々更新が必要です。
新しいソフトウェアの導入や既存システムのアップデートを行い、円滑に運用できるようにします。
また、システムのトラブル対応も行い、迅速に問題を解決します。
これにより、学生や教員が快適にシステムを利用できる環境を提供します。システム管理は、大学全体の業務効率を高めるために欠かせない要素になります。
④イベントや講義のサポート
他にも部署によっては、イベントや講義のサポート業務などが行われます。
学内イベントの準備や運営、講義のサポートとして、資料の準備や機材のセッティングなどを担当します。
特に、大規模なイベントや講義の場合、事前の準備が不可欠です。
また、教員や外部講師との連絡調整も行い、円滑な運営をサポートします。
6. 夕方のまとめ
①業務の締めくくりと翌日の準備
一日の業務を終える前に、業務のまとめと翌日の準備を行います。
日報の作成や業務報告を行い、当日の業務を振り返ります。
最近はExcelやWord以外にも様々なスケジュール管理ツールが利用できるので、そういったツールを利用しながら業務のまとめ、スケジュール管理を行います。
翌日のスケジュールを確認し、必要な資料や準備物があればそれらの準備も行います。
未完了のタスクや急な変更があれば対応します。
自身の業務の進捗を把握するとともに、上司や同僚との情報共有がスムーズにできるよう注意をします。
②翌日のスケジュール確認と準備
翌日に予定されている会議や打ち合わせ、タスクを確認し、必要な資料や準備物を整えます。
スケジュールに変更があれば、迅速に対応し、関係者に連絡します。
この準備をしっかり行うことで、翌日の業務をスムーズに進めることができます。また、翌日のスケジュールを確認することで、どのタスクに優先順位を付けるべきかを明確にし、効率的に業務を進めるための計画を立てることができます。
7. 終わりに
①大学職員としてのやりがいと挑戦
大学職員としての一日はどうでしょうか。
割と暇そうにしているイメージがあったと思いますが、色々と戦略を練ったり、会議で課題提案を行ったりと結構やることは多いです。
学生や教員、同僚と協力しながら、多様な業務を遂行することで、自分自身の成長を実感することもできると思います。
その中で、学生の成長を見守り、サポートすることは、大きな喜びと達成感を得られる機会も多いです。
また、教育や研究に貢献することで、社会に対する影響を実感することができるのも、大学職員としての魅力の１つです。
業務の中で得た新しい知識やスキルを整理し、今後の業務にどのように活かすかを考える時間も必要です。
自己成長を意識することで、日々の業務に対するモチベーションが向上し、効率的な業務遂行が可能となります。
ぜひ大学職員の仕事を理解し、大学職員を目指して対策をしてください。
ココナラでもサービスを付けつけています。
大学職員は非常に狭き門です。
それでも待遇は大手企業に匹敵しながらもワークライフバランスがしっかりしています。
大学職員に興味をもった方はぜひ活用してください。
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