見えているものがすべてじゃないかも
みなさん、こんにちは～夏 生（なつき）です。
最近デジタルに興味を持ち勉強し始めた夏 生です！
勉強ついでにデジタルを社内の課題解決に何か使えないか？という視点で本日は記事を書いていきます。
課題や困りごとを同僚たちにインタビューした結果、私だけでは発見できなかった隠れた課題や共通認識だった課題などたくさん出てきたので、
その中から3つ課題をピックアップして解決方法まで考えてみました！
わたしの課題とみんなの課題
まずは課題の洗い出しをしました。
私が考えている課題と同僚が考えている課題に差異がある可能性があるので
聞き込みをしてきました。
それぞれ業務の合間の時間をいただいているので人によって聞き込み時間、量、方法は異なります。
今回聞き込みを行ったのは3人です。
私の業務が化粧品の在庫管理なので同部署・他部署の在庫管理業務をしている人と商品関連でつながりの強いバイヤーさんを選びました。
・同じ部署（化粧品）で同じ業務（在庫管理）をしてる担当違いの先輩
・制度品バイヤーのTさん
・別部署（医薬品）で同じ業務（在庫管理）をしている同期
です。担当違いの先輩には口頭で、バイヤーのTさんと同期にはチャットで質問しています。
わたしの課題
まずは私が思う課題を話しました。
普段から仕事をしているのでこれ不便だな、なんで不便なままなのだろうというのはよく考えています。その課題の中で特に今、部内に特に影響を及ぼしていると思うものを環境的なものと人的なものに分けました。
みんなの課題
そしてみんなへの質問に入ります…
質問内容
Q . 私は環境的、人的側面でそれぞれ課題があると思っています。
あなたが環境的・人的側面で感じる部内の課題は何かありますか？
ほかにも課題だと思うことがあれば何でも教えてください。
というような割とざっくりした質問にしました。
デジタル関係のことにあまり触れていない人もいるのでデジタルにとらわれすぎないように課題だと思うことは何でも教えてくださいと伝えました。
そこからデジタルで解決できることがあるかどうか考えていきたいと思います。
皆さんの回答例
皆さん普段の不満も相まってたくさん出てきました。
私とチームメンバーが抱えている課題には多くの共通点があり、
特に「データ取得の遅延」や「新しい知識を学ぶ時間の不足」といった点で一致していました。
一方で、私が抱えている「作ったものを使ってもらえる自信がない」という点については、チームはそんなに感じていませんでした。自信がないのは私だけだったか。。。とも思いましたが、
まずは他のメンバーに協力を仰ぎ、確実に求められているものを事前に把握して一緒に作り上げればお互いハッピーですしせっかく作ったけど思ったより使いづらいなんてこともなくなりますね。
ここからはチームから出た課題と私が考える課題を合わせて多角的な視点から整理するために大きく環境的なものと人的なものに分類してみました。
環境による課題
まずは環境による課題です。個人個人の問題というよりは風土的なものや体制的なものというイメージです。
自分たちだけではどうにもならないことも多いですね～
人的課題
次に人的課題です。個人の意識や認識の差があるものを主としています。
自分たちで改善できる可能性が高いものたちが多いです。
具体的なシステム名や、〇〇という企画書のまとめ方が、、、みたいなものもたくさんあったのですが言い換えて当てはまる大分類にまとめています。
冒頭で述べたように、この中で特に皆さんから共通して出たものを３つピックアップしてみます。
①データ取得の遅延とサーバーの負荷
こちらは環境的側面の大きい課題です。
チーム全体で最も共通している課題で、毎週月曜日の午前中など週明けに特に起こっています。前週の実績をほぼ全員がとるのでサーバーが集中しすぎて、必要なデータがなかなか取得できないかったり、システム自体が開かないということもあります。
これが原因で、データ分析や報告書作成が遅れてしまい、業務全体に支障をきたしています。
②フォーマットの不統一
こちらも環境的側面になります。一例にはバイヤーからの意見を載せましたが全体に共通する課題になります。
配信内容が似通っているのにも関わらず、フォーマットが部署ごと、部門ごとに違ったりするのでミスの確認が一括でできない、配信相手が都度見方を覚えないといけない、引継ぎがしづらいという状態が起きています。
③新しいものを覚えることへの抵抗
こちらは人的側面です。
メンバーの中には、新しいシステムやツールを覚えることに対して抵抗がある人がとても多いです。実際にインタビューした同期は、マクロを組んだりPADを組んで効率化を図りたいと考えているものの、誰も取り入れようとしてくれないといった悩みを抱えていました。
さらに覚えたい意欲があっても時間がなく勉強できなかったり、ほかの人に聞きづらいという現状も見えました。
できることは必ずある！
ここで、現時点で考えられる解決策をいくつか考えてみました。
今すぐにとはいかなくても、現実的じゃなくても、一旦できることはないかな？という視点でチームと意見を出しました。
①データ取得の遅延
サーバー負荷を軽減するためにデータ取得作業を分散させる、または取得時間をずらすことが挙げられます。データ取得をPADで自動化して時限化していけば混む時間帯より前に取得し終えることができます。
長期的には、システム自体の見直しやアップグレードも必要ですが担当部署に聞いたところ、億単位のお金がかかるのだそう…
②フォーマットの不統一
提出フォーマットの統一は、全体での協力が必要です。
ガイドラインを作成し、使用用途別に部門だけ書き換えれば使える状態にしたフォーマットを配布すれば解決できます。あるいはマクロを組んでしまえば生データを取り込むだけでいいので引継ぎ面の問題も解消されます。
③新しいものを覚えることへの抵抗
新しいものを学ぶことに抵抗がある人には、小さな成功体験を積ませてみるといいかも？
例えば、簡単なタスクや機能を使ってみて、少しずつ成功を積み重ねることで、学習に対する不安や抵抗が軽減されますし、自分でもできると思えれば自信につながり、新しいことを学ぶ意欲を引き出すきっかけになります。
私も実際にデジタルの勉強始めたてでわからないことしかないですが、意外とやってみると楽しくてやりたいことがあふれてくる感覚があります。
まとめ：月曜日ってやばくね…
共通の課題を見てみて気づいたのですが、ほとんどが月曜日に発生している業務でした。
やはり自社だけでなく他社さまも月曜日に週明けを迎えるところが多く
一気に動き出す日ですのでやり取りも増え、自社内での配信物も増え…
結果身動きが取れない状態になっていました。
今回は同じ部署や同じ業務の人に聞き取り調査したので、課題がかぶる部分が多くなりました。
結局、月曜日がきついんだよね～なんて話をしながら具体的に何が業務の妨げになっているのか細かく聞き出してみることで改善策も出てきました。システム改修とかはなかなか難しくてもできることはまだまだたくさんあるじゃん！ということで今後、週一で有志を募ってPADの研修会したりとか簡単なものから実際に使ってみてもらって実感を得させるのも面白そうだという話まで盛り上がったりもできたので、ここまでできる人がマンパワーで頑張るというのを脱せそうだなとワクワクしております。
皆さんも一緒に見えていない課題をどんどん見ちゃいましょ～👀