コーヒー屋始めます その10 補助金申請実行編の中編
みなさまこんにちは。実店舗営業開始から2か月経過したZKです。
ありがたいことに、お近くの方々にリピーターになっていただきつつあり、
営業日に少なくともおひとり以上のお客様にはご来店いただいています。
アリガタヤ。もちろん黒字になるには、まだまだ頑張らねばなりません。
今後も長く継続営業して参る所存であります（誰に言ってるのやら？）
さて、今回も補助金申請実行編です。よろしくお願いします。
ここで但し書きです。
ZKは、補助金をすべて設備費に費やしましたので、
そこに特化した説明になります。
補助金は、人件費なども対象になる場合が多くあります。
みなさまの起業形態などに合わせて、選択してください。
それによって、活用する補助金、提出する書類が異なると思いますので、
募集要項を一読してから担当者の方へ相談されるのがベターと思います。
担当者の方は、相談に慣れていらっしゃいますから、むげに断ることは
ないかと。
補助金申請のために注意するポイントが2つあると書きました。
1つ目のタイミングについては、前回のnoteで詳しく（長々と？？）
書きました。
今回はもう1つのポイント『調達を証明する書類を集める』についてです。
『調達』覚えていますか？補助金対象の物品を購入する一連の流れのこと。
具体的には、見積もり、発注、納品、検収、請求、支払いです。
それぞれのシーンにそれぞれの行動を証明する書類が存在します。
それらを収集し、調達が問題なく行われていることを証明することが
補助金申請に欠かせません。ZKが集めた書類について紹介します。
※とにかく調達と関連が薄いかなと思ってもひとまず取っておくことを
お勧めします。
これらの書類については、補助金の管轄部門が、ありがたいことに
ひな形を準備されていたので基本的にはそれらを活用しました。
なので、ひな形と異なる部分や注意点について書いていきます。
物品購入には、大きく2つの購入経路があると思います。
実店舗を利用する場合と、ECサイト（ネット販売）を利用する場合の２つ。
購入経路の違いによって集める書類に差が出てきますので、違いを
わかりやすく説明できるよう頑張ります。
長くなると思いますがついてきてくださいね。
まず調達の第一ステップの見積もりから。
実店舗購入の場合は、各業者に見積書の作成を口頭やメールにて
依頼しました。合わせて、見積依頼書をひな形を活用しての作成しました。
大事なのはエビデンスを残すこと。
※ここでのポイントは日付と物品名です。
見積依頼書の作成日時が見積書作成日より後にならないように注意！
また、見積書と見積依頼書の物品名を合わせておいた方が、
見返す際や、申請書類をチェックされる方にとっても
わかりやすい書類になると思います。
購入項目が多岐にわたる場合は、古来より利用されている『一式』という
言葉の活用をお勧めします。ZKは、内装工事の見積もり依頼で『一式』を
利用しました。工事内容の詳細は素人にはわかりませんし、
チェックされる担当者の方の工数軽減にもつながります。
ネット購入では見積書は不要ですが、代わりになる書類が必要。
その代わりになる書類とは、金額と商品が確認できる画面を
印刷したものです。
例えば、シーラーを家電量販店のECサイトから購入した場合は、
以下のようなページをPDFデータに変換、保存して提出しました。
ネット購入時の注意点は、価格です。期間限定などにより
価格が変動しますので、購入のタイミングでPDFデータを保存して
おきましょう。
見積もりに関して、注意点がもう1点。
それは、購入価格が大きい場合は相見積もりが必要というルールです。
ZKの場合、内装工事が該当しました。
内装工事は店を始めると決めたタイミングである業者様に相談していた
ので、相見積もり書は手配しましたが、他社比較と言う本当の意味での
相見積もりではありませんでした。
補助金申請前からデザインやら何やら微に入り細に入り、
相談していたので、別の業者を選ぶ選択肢は、道義的にも時間的にも
ZK的にはありませんでした。
なので、本気の見積書を1社、合わせる見積書を別の1社よりいただいて
提出。これに関しては、補助金の担当者の方にも事前に了承を頂きました。
なお、どうしても1社からしか見積もりを取れない場合は、
単独見積もりになる理由書を提出することで対応可能です。
見積もりに限らず、この場合どうしたらいいの？と迷った場合は、
事後ではなく事前に担当者の方へ相談するのが最善だと思います。
やっと１つ目が終わりました。このペースだと今回も長くなりそうですが
ご容赦ください。ZK、書くのが好きみたいです。
次のステップは、発注です。必要な書類は発注書（注文書）です。
これも実店舗とネット購入では書類が異なります。
実店舗の場合は、ひな形のExcelデータの発注書でOK。
ZKもひな形を活用して、各業者様へ送付しそのコピーを提出しました。
ネット購入では、クリックでポチっとすれば、発注完了ですから、
発注書がありません。
なので購入後にサイトから送られてくる購入完了メールが発注書の代わり。
ネットで購入すると、購入完了、決済完了、発送完了などのタイミングで
サイトからメールが届きます。補助金対象の物品購入に利用した場合は、
面倒がらずに一旦フォルダへ分けて保存して、その中から最適なものを
提出しましょう。購入完了時のメールが適切だと思います。
ZKも”補助金購入”フォルダを作って管理しました。
また、工事の場合は発注書がなく、契約書を提出しました。
契約書にも注意ポイントがあります。書類の作成日が補助金事業の期間内
であることはもちろんですが、金額が大きいと印紙が必要になる場合が
あります。印紙の要否、金額などは、施工業者様に相談してください。
続いて納品です。必要な書類は購入経路に関係なく納品書と検収です。
納入業者様もしくは配送業者様から受け取る商品に付いてくる書類が
納品書です。そして注文した通りの商品を受け取ったと確認することが
検収です。
納品された商品に問題がないことを確認して、受け取った納品書に
担当者（ZK）のサインと日付を記入すればOK。日付の記入をお忘れなく。物品の場合はいいのですが、『工事』の場合は納品書がありません。
どうすればいいか？当初、ZKは、納品書に該当する書類がなかったので
スルーしていたのですが、後日補助金担当者の方から
期日までに作業が完了していることを証明する『作業完了報告書』を
提出するよう指示がありました。なので、後から工事業者へ
お願いしましたです。作業完了報告書はとくにひな形はありませんでした。作業完了報告書にもサインと日付の記入が必要です。
以上で納品&検収が終了しました。
次のステップが支払いです。購入金額を支払ったことを証明する・・・
と書こうとした、既に3,000文字近い・・・
ここから支払いに関する文章を書いたら、さすがに多すぎるので、
後半を2つに分けます。
行き当たりばったりの文章作成で、あれも書きたいこれも書かなきゃで、
書ききれずに申し訳ありません。
次回で補助金申請を終わらせられるように
頑張りますので、ご容赦ください。
今回も最後までご覧いただきありがとうございました。
そしてお疲れさまでした。