追加機能をリリースしました／一覧シートのご紹介

海外調達や貿易など海外とのサプライチェーン業務を行う上で、エクセルをお使いになっている方が多いかと思います。付け加えたい情報を自由に追加することができ、表を自分の好きなフォーマットで作成できる、柔軟に使える素晴らしいツールだからです。複雑な海外サプライチェーン業務を管理する上で、発注・船積み・輸送情報を結びつけ、自分なりのTO DOリストを付け加えることも簡単に行うことができます。一方で、とても使いやすいツールである半面、こんな悩みを抱える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

・どれが最新版のファイルかわからない
・同じファイルを送信側、受け取り側で別々に管理しないといけない
・更新した箇所を相手に通知するために、メールなどの外部ツールを使用しなければならない
・関連するメッセージや書類などをエクセルの表上で添付できない

「何を当たり前のことを」と思われるかもしれません。しかし、月に何百の書類を受け渡ししている状況下、日々目まぐるしく変わる取引情報を常に最新のものへとアップデート、取引先へ共有する必要がある貿易業務では、このような悩みは実は深刻なものです。

このような悩みを解決するのが、一覧シートです。この記事では、海外サプライチェーン業務の何が大変なのか、一覧シートがどのようにその大変さを解消しているかという点と、新機能内容をご案内します。

段取り替えが奪う作業効率

貿易や海外調達の実務は大変だといわれていますが、その大変さとは何でしょうか。私たちは「段取り替え」が大変さを生んでいると考えています。

「段取り替え」とは、取引の情報を見る際に、メール・電話・SNS・エクセルなどの様々なツールを切り替え、同時並行で進めている異なる発注、船積みを検索し、必要な情報を抜き出すことです。貿易業務ではこれらの切り替えが常に起こっており、一回一回の切り替えに時間がかかっています。

海外サプライチェーン業務においてはこの切り替えをしながら、さらに、国境を超え様々な関係者とやりとりをしなければいけません。受け渡しする大量のメールや書類の中から経緯や数量などの細かな点を確認、さらに最新状況へアップデートしたものを関係者へ共有するサイクルを回しています。同時並行で何十件もの船積みの進捗を把握した上で、業務の優先順位の判断を行うことが求められます。常に気を張り詰めた状態が続き、一つのミスで取引が止まることもあるため、ミスがないように確認に確認を重ねて皆さん業務を行っていらっしゃいます。

ファイルの山から必要な情報を見つけ、ファイルを開き、更新し、更新箇所を通知するためのメールを作成し、送信する。関係者との調整という、本当に必要な業務を進めるために、このような手作業での検索や共有などのプロセスが付随してしまっています。これがダウンタイム、すなわち、業務を中断せざるを得ない時間になっていると私たちは考えます。

例えば、1回のダウンタイム3分だと仮定したら20件の船積みを確認するのに1日1時間使っていることになります。待ってはくれない何十件の船積みを同時に扱っている中、このダウンタイムがどれだけ人々から作業効率と時間を奪っているかは、皆様ご理解いただけるのではないでしょうか。

もっとストレスフリーな貿易業務を実現したい。そんな思いで、Zenportは一覧シート機能を開発しています。

一覧シートでコミュニケーションが変わる

一覧シートとは、「段取り替えを最小化する、表形式のコミュニケーションツール」です。発注や船積みなどの情報を結びつけて、必要な項目を好きな順序で表形式で検索、閲覧、編集することができます。さらに、各取引の関連書類やメッセージを同時にやりとりすることができます。これによって関係者とのコミュニケーションをストレスフリーに行うことができ、段取り替えに関連して起こる時間を削減することができます。

一覧シート機能の大きな特徴は、①最新の情報にすぐアクセスできる、②取引先や商品ごとに見たいものを見たいように見られる、➂関係者とのコミュニケーションを一覧シート上で行えることです。

①最新の情報にすぐアクセスできる
一覧シートはみんなと共有でき、一緒に&同時に更新していく台帳のようなものです。Zenportに関係者みんなが同時にアクセスし、データを閲覧、編集、管理することで、最新情報をいつでも把握することができます。ファイルを手動で検索・保存・共有フォルダへ作成・格納する必要がなくなります。必要な情報を確認するため、メールを開く必要がなくなるのです。

②取引先や商品ごとに見たいものを見たいように見られる
一覧シートの表はカスタマイズ、テンプレート化が可能なので、どんな項目を表に載せるか、どんな順番で表示するかを好きに変更することができます。取引や商品ごとにテンプレートを切り替えられることも簡単で、そのテンプレートを他の取引でも使用することも可能です。

➂関係者とのコミュニケーションを一覧シート上で行える
一覧シートの中に書類を添付したり、メッセージのやりとりを行うことができます。また、アップデートされた箇所は通知がいくため、更新箇所を通知したり、関連書類を共有するためのメールを送る手間が必要なくなります。

今回追加した新機能によって、表上でメッセージや書類のやり取りに加えて、画像の添付もできるようになりました。その他にも各種新機能を追加しましたので、ぜひお問い合わせください。（https://form.run/@contact-zenport）

社内外のコミュニケーションがあるところにZenportをお使いいただくことで、日々起こっている段取り替えにかかる労力を半減します。Zenportは、これからもお客様目線に立ち、皆様お客様からのご要望を形にしていくことで、ストレスフリーな貿易業務を実現していきます。

株式会社Zenport
株式会社Zenportの提供するサービス”Zenport”は、貿易サプライチェーンで発生する複雑なコミュニケーション業務を50%削減するオープンプラットフォームです。貿易サプライチェーンでは、輸入者、輸出者、物流業者など多様な関係者間でエクセル、メール、電話のやり取りが日常的かつ大量に発生しています。しかしこれまでは、主に限られた企業間の高額かつクローズドな連結システムでしかこれを解決できませんでした。
Zenportは独自の標準データ構造とインターフェースで、多様な関係者間でオープンかつ柔軟にご利用頂けるクラウドソフトを開発いたしました。これによりより多くの企業様に貿易サプライチェーンを速く機動的に運用いただき、在庫や生産の最適化を実現いただけます。
https://zenport.io/