英語ビジネスメールにおけるフォーマル度の重要性

ビジネスメールは、日常会話のようにカジュアルすぎても、堅苦しすぎても適切ではありません。

例えば、初めての取引先や社外の関係者とのやり取りでは、フォーマルなトーンが求められる一方、社内や親しい同僚とのやり取りでは、セミフォーマルまたはインフォーマルなスタイルも適しています。

本記事では、フォーマル、セミフォーマル、インフォーマルなビジネスメールの使い分け方を解説します。

メールのオープニングとクロージング

メールの冒頭や結びの表現は、そのメールのフォーマル度を示す重要なポイントです。

初対面や重要なやり取りでは「フォーマル」を選び、親しい関係性や日常的な業務では「セミフォーマル」「インフォーマル」を使い分けましょう。

• フォーマル:
  "Dear Mr. Smith,"
  "Yours sincerely,"

• セミフォーマル:
  "Hi John,"
  "Best regards,"

• インフォーマル:
  "Hey John,"
  "Cheers,"

短縮形（Contractions）の使用

フォーマルなメールでは、短縮形（I’m, you’ll, he’dなど）の使用は避けるのが基本です。

• フォーマル:
  "I am writing to ask if you have seen the news from Jo."

• セミフォーマル:
  "I’m writing to ask if you’ve seen the news from Jo."

依頼や指示に使われる助動詞（Modal Verbs）

フォーマルなメールでは、依頼や指示に「Would」「Could」がよく使われます。

• フォーマル:
  "Would you be able to deliver the report by tomorrow?"

• セミフォーマル:
  "Can you deliver the report by tomorrow?"

フォーマルな表現は控えめかつ丁寧な印象を与えるため、重要な依頼には「Would」「Could」を使いましょう。

質問の形式：直接 vs 間接

フォーマルなメールでは、直接的な質問よりも、柔らかく丁寧な印象を与える間接的表現が好まれます。

• フォーマル:
  "I wonder if you would like to join us for dinner on Tuesday."

• インフォーマル:
  "Do you want to join us for dinner on Tuesday?"

フォーマルとインフォーマルの語彙の使い分け

語彙の選択はメールのトーンに大きく影響します。フォーマルメールでは、日常的な言い回しよりも洗練された表現を意識しましょう。

• フォーマル:
  "I would like to request some assistance."

• インフォーマル:
  "I’d like to ask for some help."

適切なトーンを選ぶためのポイント

• 初対面や上司にはフォーマル、それ以外は柔軟にセミフォーマルやインフォーマルを選択しましょう。

• また、重要な依頼や公式なやり取りではフォーマルを選ぶようにしましょう。

• トーンの一貫性を保つため、一つのメール内でフォーマルとインフォーマルを混ぜないように気をつけましょう。

適切なトーンの選択は、ビジネス関係を円滑にし、信頼を築くための重要な要素です。

メールを送る相手や目的を考慮し、フォーマル、セミフォーマル、インフォーマルを使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

次回メールを書くときは、この記事を参考にしてみてください:）