【イベントレポート】 毎日2時間の短縮に成功！生成AI×タスク管理ツール「Zenmetry」のユーザーが語る、シン・タスク管理とは
先日、12月12日に毎日2時間の業務短縮に成功したZenmetryユーザーの活用事例を紹介するイベントセミナーを開催いたしました。一般社団法人スタートアップ協会で理事を勤め、株式会社Zenmetry 代表取締役/CEO 長友 好江とZenmetryユーザー（Webマーケティング担当者）による対談形式にて実施し、注意が散漫になりやすい現代の業務環境や仕事の管理方法をご紹介しました。
なぜタスク管理がうまくいかないのか？
2020年のパンデミックをきっかけにリモートワークを導入する企業が増加し、円滑なコミュニケーションを維持するためにビジネスチャットの普及率も上昇しました。
- 情報量とタスクの爆発的な増加
2005年には1日約50通だったビジネスメールは、2020年から2024年にかけて約200～300通にまで増えています。さらには、SlackやTeams、Zoomなどのコミュニケーションツールが普及したことで、対応すべきタスクも飛躍的に増加しました。
結果的に、多くの人が「どのタスクを優先すべきか」「何をすればいいのか」を把握するために1日に多くの時間を浪費しています。
- 従来のタスク管理ツールの限界
従来のタスク管理は、チャットの時代のスピードと量に対応しづらく、アナログ（手帳や付箋）とデジタル（タスクツール）のどちらを選んでも、課題が残ると当社は考えています。
＜アナログ管理📌＞
管理方法：手帳、付箋など
メリット：
・すぐ書ける
・どこでも書ける
・いつでも書ける
デメリット：
・検索性が低い
・共有できない
＜デジタル管理📌＞
管理方法：notion、asana、Trelloなど
メリット：
・期日管理しやすい
・デジタルのタスクとの相性が良い
・共有しやすい
デメリット：
・登録に1-2分かかりと煩雑
・使い続けるのが大変
- 頭の中で発生する「タスクの渋滞」
タスクを管理しきれない状態になると、「まだ終わっていない」という感覚が頭を支配します。これがストレスや注意力低下、燃え尽き症候群につながり、仕事のパフォーマンスをさらに悪化させる要因となります。
ストレスフリーでタスクを管理するには
- GTD（Getting Things Done）理論
ストレスをなくして心にゆとりを持ちながら「最大限の効率」で仕事をこなせるタスク管理の手法が重要になってきます。デビッド・アレン氏の著書『ストレスフリーの整理術』では、以下の点が強調されています。
「タスクやアイデアを頭の外に出すことで、心の中にスペースを作り出せる」
信頼できるシステムにタスクを預けることで、ストレスを軽減し、集中力を高めることができる。
ポイント💡
”「やるべきこと」が頭の中に居座っていると、心が澄みきった状態を作り出すことはできない。終わっていないと感じているすべてのことを、頭の外の信頼できるシステムに預ける必要がある。”
脳内にタスクを覚えておくことは、認知的負荷を増大させ、ストレスや注意力の低下を引き起こします。これらを防ぐためには、すべてのタスクを信頼できる外部システムに預けることが重要です。
Zenmetryがもたらす「シン・タスク管理術」
従来のタスク管理方法やツール、現代の仕事環境などによる課題を解決するために開発されたのが、生成AI×タスク管理ツール「Zenmetry」です。
- 1秒でタスク作成が可能
煩雑な入力作業をなくし、ワンクリックでタスク登録が完了。これにより、タスクをすぐに生成することができます。作成したタスクは、URLから生成場所に戻ることも可能です。
例）
Messengerでタスク生成➡︎生成したタスクの登録リンクを押下➡︎Messengerで生成した場所に戻ることが可能
- AIによるタスク生成のサポート
漠然としたタスクを「具体的なアクション」に分解します。下記の例でご紹介します。
例）タスク発生時
いつもお世話になっております。
9/28のセミナーの参加者のアンケートについて今週末までに共有をお願いできますでしょうか。可能な場合、10/3迄にお願いしたいです！
上記の文章すべてをコピーし、Zenmetryにてタスク生成をすると、以下のタスクがすぐに生成されます。
登録日付 ：2024/10/3
タスク登録名：セミナー参加者のアンケート共有
- どこでも使える柔軟性
ZenmetryはChromeブラウザで動作し、デバイスを選びません。オフィスでも外出先でも、同じ環境でタスクを管理できます。
1日2時間の業務短縮に成功した活用事例
1日2時間の業務短縮に成功したZenmetryユーザーをご招待し、これまで使用してきたタスクの遍歴やタスクツールを導入した背景、現在、使用している「Zenmetry」の活用方法をご紹介していただきました。
Zenmetryユーザー：
Web・デジタルマーケティング担当者（30代男性）
- 導入前：あれもこれも病で無駄な時間が発生
当初は、Googleカレンダー&紙に手書きのアナログ方法で行っていましたが、限界に達してしまい管理がしきれなかったそうです。デジタル管理に切り替えたものの、ツールに対する課題を拭いきれず、「Zenmetry」を導入しました。
ユーザーの声：
基本的には自己発生のタスクが８〜9割を占めるので、誰かにこれ当日お願いというタスクはないものの、２〜３割は降ってきたときに連絡が遅くなったり、タスク漏れの発生が起きていました。
複数の領域を兼任するようになった、且つ、あれもこれも病だったことをきかっけにタスクツールの導入をしました。Googleカレンダー&紙に手書きのアナログ管理からはじまり、Todoist for Chromeやフリボードなど、デジタル管理をしたものの習慣化できませんでした。
- 導入後：1日平均2時間の業務短縮に成功
Zenmetryを導入後、1日平均2時間の業務短縮に成功されました。成功した大きな要因を聞いたところ、「時間の無駄遣い」がZenmetryを導入後、大幅に減少したそうです。
ユーザーの声：
Zenmetryを導入後は、これまでのタスクツールに対する課題感を拭ってくれて、さらに生成AIで簡単にタスクを作成してくれるので愛用しています。結果的に無駄な時間が圧倒的に少なくなり、1日平均2時間の業務短縮を実現することができました！
- Zenmetryの活用方法
① 始業時の30分間は、「タスク生成の時間」に投資
ユーザー解説：
30分の投資によって、仕事終了時間に影響してきます。oの状態で仕事を始めるか、1の状態で仕事をスタートするかによって、1日の評価やプライベートに関わり、総じて楽しい毎日を過ごすことができます。
② タスクは必ず「細分化」する
1つの仕事に対して複数のタスクが紐づくことがほとんどです。そのため、タスクをすべてチャットGPTにて細分化し、Zenmetryにてタスク登録を行なっているそうです。
ユーザー解説：
「〇〇の資料を作成する」というタスクが発生した場合…
1. 資料の目的や相手に取って欲しい行動（ゴール）を決める
2. 資料の大枠を決める
3. デザインを決める
4. 作成する（必要に応じて正確な情報を調べる）
5. 誤字脱字を確認する
6. 最終確認をする
7. ※依頼の場合、共有連絡をする
この7個のタスクができます。1つの仕事に対しても、細分化することで機械的に作業が可能になり、「無駄な時間を削減」できるようになります。
③ 仕事と結びづらい「予定」もタスク生成
移動・ランチ（個人・複数・会食ふくむ）等です。
④ タスク生成後は、カレンダーの予定にも入れる
Googleカレンダーに入れていき、カレンダー上に常に表示されています。
ユーザー解説：
タスクを常に可視化することによって、"今、何をすればいいのか"を頭で考える必要がなくなります。
4つのポイントを習慣化したことにより、複数の画面を往復したり思考が停止したり等、あれもこれも病がなくなり、結果的に業務が短縮したそうです。
業務短縮に成功した4つのポイント💡
① 始業時の30分間は、「タスク生成の時間」に投資
② タスクは必ず「細分化」する
③ 仕事と結びづらい「予定」もタスク生成
④ タスク生成後は、カレンダーの予定にも入れる
＝無駄な時間を削減することが可能
動画をご覧いただきたい場合はこちら
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タスク管理トレーニングプログラムが開催決定！
この度、初めての試みとなる「タスク管理トレーニングプログラム」を2025年1月に開催いたします。
平日朝8:30~の15分間を投資し...
・ChatGPTを活用し、毎日のタスクを小さく分割することで、大きなタスクが無理なく進められるコツを掴む
・やることのリストを朝洗い出しておくことで、本当に大切なことを前に進める方法を身につける
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＜こんな方にオススメ！＞
・仕事やタスクに追われて気持ちが落ち着かない
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※まずは、担当者とセットアップを実施させていただきます。
◾️運営会社：株式会社Zenmetry
代表者：代表取締役 長友好江
所在地：東京都港区虎ノ門二丁目2番1号
ホームページ：https://www.zenmetry.net
＜株式会社Zenmetry 代表取締役/CEO 長友 好江＞
早稲田大学政治経済学部卒業。総合商社を経て、IT業界に転身。ワークスアプリケーションズ、コンカー、Anaplanで導入・開発・CSの立ち上げを経験。 2021年G's ACADEMY TOKYO DEV21期に入学しプログラミングを学ぶ。2022年2月の卒業制作発表会Global Geek Auditionで優勝・オーディエンス賞のW受賞。 2022年4月に受賞した製品を事業化するべく法人を設立。