【リモートワーク】Teams移行で見えてきた新ツールへの順応性問題
さて、こんばんは。前回の記事に引続き、今回もリモートワークに関する情報共有の記事を書きたいと思います。
前回の記事はこちら
リモートワークをすることで、実際に起きた話を。
前回の記事が5000文字程度だったので、今回はちょっと短めに終わらせます（そうしないと寝る時間削ることになっちゃうのでｗ）
今回の問題：アプリケーションへの順応能力差
皆さん新しいシステム、アプリケーションが入ったらすぐに馴染めますか？多分、ほとんどの人が慣れるまでに2～3ヶ月、長い人だと半年経っても理解できないでしょう。
今回、Web会議と日常的な社内チャットツールとして前回の記事にも書いたMicrosoft Teamsを全社横断的に利用する運びとなりましたが、使い始めてもうそろそろ2週間。自分自身も色んな機能が見えてきてどんどん有効活用の道を探しています。
順応性の高い人の感覚
自分自身が外部ユーザー（取引先）を招いて打合せすることも多い為、予定表の入力、招待方法、ロケーション設定、チャンネル設定、繰り返し設定、ホワイトボード、メモ機能、グループごとのWiki、スケジュールアシスタントなど様々な機能を試しながら使っていっています。
そして、自社のグループウェアは他にサイボウズ ガルーンを利用しています。
今までスケジューリングや会議室を抑える、という所は全てガルーンのスケジュールおよび会議室予約機能を利用していました。
ただし、全社在宅切替に伴いTeamsを常に見れる状態にしていること、会議予約をTeamsで入れていることからガルーンのスケジュールと2重メンテが面倒になってきました。
「不便なことがあれば躊躇わず打診すること」と決めがあったので、さっそく上長に以下の2点を申し出ました。
・2重登録面倒だ、勤怠も2重報告だしTeamsのスケジュールアシスタントのみに寄せられないか
・定例MTGなのにTeamsの会議予約がされていない、急に通話が来るのでなぜ会議中なのか他の人には分からず、横やりが入るから会議予約を「当たり前」にしてほしい
多くの人の感覚
そこで返ってきた答えが「Teamsの使い方がよくわかっていない、言っているのは出来たら好ましいがどうやればいいのか分からない」
ここで、新しいアプリケーションへの順応性が高い確率が多い、または感覚値で動ける若手ユーザーなら「何言ってるんだ？調べて触ればいいのでは」となることでしょう。
しかしながら、上記の意見は多くのPCユーザーにとっては「それが当たり前、すぐに馴染めるわけがない」んです。
これは200人規模のヘルプデスクを1人で回していた時代の経験と、そこに至るまでに10年近く、自分の所属するチームの若手から熟年まで「工場の作業員」にPCスキルを叩きこんできた経験から言えるものです。
使ってもらうためにはマニュアル作り
さて、ではどう対応すれば覚えてくれるのか。
そこはもう絵をベースとしたマニュアルを作ることが一番です。
スクショを撮り、どこをどう操作して、どうなれば正解か、それを1手順ずつ書いて周知するに限ります。
OneDriveの活用
ちなみに、ここでやっておくといいのはOneDriveにデータを作っておくこと。
同じMicrosoft製品なので、親和性が非常に高いです。
どう高いかというと、わざわざファイルを置いてあるフォルダを開くことなく、チャット投稿画面から左下のクリップマークを押すと、OneDriveに置いてあるアクセスできるファイル一覧が表示されます。
そこから直接ファイルを選択できるので、いちいち画面を切り替えたりする手間を省けます。（人によっては置いてある場所分かってるからそのほうが早いかもしれませんが、そこは個人差なのであくまで機能として理解しておいてください）
Windowsでのスクリーンショット手順①：固定キー
また、スクショにはいくつかの手段がありますが、Windowsキー+shift+Sを押すと画面が暗転し、範囲のみクリップボードに貼り付けられるので、そのままctrl+Vで投稿画面に貼り付けることが可能です。
なお、この機能は昔使っていたDELLの2in1タブレット（Latitudeだったかな？）の付属ペンでは右クリックボタン2回押しで発動していました。
Windowsでのスクリーンショット手順②：Snipping Tool
そのほかでおススメなのがWindows10に標準装備されているSnipping Tool。
キャプチャ方法としてはWindowsキー+shift+Sと似ていますが、マーカーペン機能と、もう一つ素敵な機能があります。それがタイマー機能。
普通スクショを撮るタイミングで、クリックしたら表示されるメニューや、プルダウンの選択項目といったものは撮影時に消えてしまいます。
Snipping Toolのタイマー機能こと遅延で例えば3秒としておくと、キャプチャ新規作成ボタンを押した後、3秒後にキャプチャモードに切り替わり、その間入力処理は固定される為プルダウンなどが表示されたままになっています。
しかもキャプチャしたものを保存前に直接ペンでマーキング出来るので、Officeアプリで図形を使って作るよりは不細工ですが、手軽にマニュアル用画像が作れます。
とにかく慣れてもらう為に
マニュアルを公開しても使ってくれるとは限りません。
慣れてもらう為にはとにかく使ってもらうしかないのです。
新機能への順応性の低い人の思考回路として「間違って操作したらどうしよう」「今までのやり方しか知らない・・・」という考えること、試すことへの恐怖心とも言える抵抗が働きます。
そんな人には「使えない人の方が多い、そんな中で出来るようになると楽になる。間違っても誰も責めない、責められたなら自分が責任を取る」と他の人もいる場で公言してあげましょう。
むしろ、マニュアルを公開すると同時に失敗してもいいのでまずは身内で試してみさせましょう。
それでも利用率が上がらない場合は、講習を30分でもやってあげるとその分講習参加者の作業性は向上します。
それらの教育に対する寛容な風土こそ、リモートワーク推進、導入したアプリケーションの利用率向上に繋がるので、そこを役員からトップダウンで後押ししてあげることが重要になってきます。