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Notionで、採用受け入れがめっちゃ楽になった話

永畑雄太｜Yuta Nagahata

こんにちは、永畑雄太です（@yt32）。WHITE CROSS株式会社の管理部長として、採用や組織形成、労務や総務、経理の実務やマネジメントをしています。

また並行業務として、乳児にミルクおむつ沐浴したり、掃除洗濯したりしています。娘は8ヶ月になりました。(上は14歳、12歳)

今回、Notionアドベントカレンダーに参加しました！
公式アンバサダーや本出されてる方がいらっしゃる中で恐縮ではあるものの、意を決しての手上げ✋

今日は「Notion Community Advent Calendar 2022」の14日目の記事になります。

ど真ん中にいる…

昨日は、みきち@Notion×採用×インスタの人さんの「社内にNotionをごり押し導入していった話」でした。
「Notionは手段であって、目的ではない」
まさにその通りですよね。そしてインスタの投稿すごい…!!

今回、読むと役に立つであろう方

以下の読者層を想定して書いてます

  • Notion興味あるけど、一歩踏み出せてない方

  • Notion使ってるけど、メモ帳止まりな方

  • 人事、採用担当者で、採用のオペレーションを効率化させたい方

「Notion知ってるけど使い勝手どうなのかな、、」という方は、ぜひご一読ください！そして個人の無料アカウントで一回使って見ていただけると嬉しいです。本当に使い勝手がよく、汎用性高いので！

① 弊社のNotion歴を振り返る

WHITE CROSSでは、2021年6月から使いはじめて、Notion歴は1年半です。
リードエンジニアの小倉さんからのススメで使い始め、その便利さから1ヶ月後には全社導入が決まりました。

まっさらなページに、最初は戸惑い…（当時は英語だったのでさらに戸惑い）

Notion導入を決めた理由は、以下です。

  • シンプルなUIで見やすい

  • サクサク動く

  • 同時編集が楽

  • 階層構造がわかりやすい

  • 写真、動画、リンクの貼り付けがとても楽（ドラッグアンドドロップで突っ込むだけ)

1.まずはメモ帳として

会社全体で「ストック情報はNotion」と決めてから、まずはGoogleドキュメントやPCのメモ帳などに貯めていたメモを、どんどん移管していきました。（ちなみに、フロー情報はSlack）

  • 議事録

  • 報告書

  • 仕様書

  • マニュアル

などは、Notionの機能ととてもマッチしています。

経営企画の大浦さんに書いてもらった、ドキュメントの重要性を記したドキュメント

2.メモ帳の集合体に　→いまここ

先程の議事録など以外にも、

  • 行動規範

  • 全メンバーのトリセツ

  • 社史

などなど、1年でたくさんの「WHITE CROSSの知」がNotionに蓄積されました。
一方で、情報量が本当に増えたので、反比例するように、全体的なページの使いやすさや検索性は落ちてしまっていて。そこが課題だなと思っています。

TOPページの一部。一部リストになっているが、まだ「ページの集合体」という感じ

3.整理された「データベース」へ　→これから

今年、Notionのアップデートがかなり多く行われましたよね！
加えて、TwitterやYouTubeでのアンバサダーさんの発信を見ていると、Notionはメモ帳の集合体ではなく、

必要なデータを、誰でもいつでもどこでも楽に取り出せるデータベース

であることが非常に大切だと思っています。なので2023年は「WHITE CROSSの知」の整理に取り組んでいきます。
（一部、下記添付のように実施済なので、横展開していくつもりです）

労務ページ
総務ページ

② 採用受け入れにおけるユースケース

さて、今回の本題です！

「採用受け入れって、ほんとめんど大変・・・😵 」

これ、採用に携わっている方だったら、一度は思ったことはあるのではないでしょうか。具体的に何が大変かと言うと、

  • 進捗管理が大変

    • 書類回収、社内現場担当者連絡、備品やアカウント発注…etc

  • 内定者への連絡ツールが複数あって大変

    • メール、ビズリーチ、Green、チャット…etc

  • 内定者に準備してもらうことが結構あって大変

    • 銀行口座、健康診断、雇用保険番号、源泉の準備…etc

という状況なのです。

Notion前の事象と課題

そんな中、Notionを入れる前は以下の状況でした。

  • マニュアルはGoogleドキュメント

  • 超長い内定者へのメール

  • 備品発注はGoogleスプレッドシート管理

長いメール…
見にくいスプシ…

それにより、こんなコストがかかっていました

  • 内定者とのやり取りが相当数発生

  • 事前準備の抜け漏れが発生（雇用保険番号準備してないとか）

    • 返信の要不要がわかりにくいから

    • 依頼事項の進捗がわからないから

Notionで何をしたか

  • まずは、Notionにまとめてた受け入れフローの見直しと、To Doの整理をしました（メモ帳の整理）

テキストでは以前からまとめていた

  • To Doをデータベーステーブルでまとめました

    • WHITE CROSS管理部用

    • 内定者用

※データベーステーブルとは、情報をフィルタリングしたり、ソートすることが出来る機能です。また、行ごとにページとして作成することも可能です

WHITE CROSS管理部用のTo Do
データベースを開くと、それぞれがページになっていて便利（添付は6番の例）
内定者側のTo Do

  • それぞれのTo Doページを、Slackコネクトしました

    • 入力があれば、通知が来るようにしました

Slackとのコネクトは右上の「…」から、一瞬で可能
Slack側の見え方。自分達のアクションも通知が来るようにしています
綺麗にするにはZapeirとか入れた方が良いのでしょうが、目的は達成できています

ざっくりと、これだけです。

結果どうなったか

  • 工数が劇的に減った

  • 事前準備の抜け漏れや、後手対応になることが減った

  • メールが劇的に短くなった

  • 進捗状況が見えるようになった

メールが短い！！

タイトルの通り、採用受け入れがめっちゃ楽になりました。
ぜひ、採用担当者さんは試していただきたいです。もし方法が知りたい方は、お気軽に永畑までご連絡ください！

今回のnoteで結構整理できたので、
「Notionで、〇〇がめっちゃ楽になった話」
はまた書こうかなと思います^^

明日の「Notion Community Advent Calendar 2022」は？

15日目で、Notion まみぞうさんです。
書籍も出されているNotionアンバサダーの方です！お楽しみに。

最後に…WHITE CROSSは仲間集めをしています

継続して仲間を募集しています！ご興味あるかたはお気軽にご連絡ください。

WHITE CROSS代表で歯科医師の、赤司のnoteはこちら

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