効率厨が息を吸うようにやっている「効率化の3つのコツ」

• コピー&ペーストをいまだに右クリックを使ってやっている。

• Webページを別タブで開きたいときに右クリックを使っている。

• Excelシートの右端に移動するために→ボタンを押しっぱなしにしたり、マウスでスクロールしたりしている。

• スクリーンショットを取って切り取る作業を画像編集アプリを使ってやっている。

• パワーポイントのクイックアクセスツールバーを知らずに作業している。

• 関数で集計すれば10秒で終わることを、1つひとつ数えながら計算して手打ちでExcelに入力している。

どれか1つでも当てはまりましたでしょうか？
この記事は、↑が1つも当てはまらない「効率厨」になるための方法について語っていきます。

先に結論を書くと、仕事をサクッと切り上げる効率厨になるコツは次の3つです。

1. 面倒だと思ったときに、勇気をもって、作業の手を止めることができるか？

2. 効率化の方法が見つかるまで、言語化を繰り返せるか？

3. 知識をいつでも引き出せる状態にできているか？

コツ①：面倒くせーと思って、いったん立ち止まれるか？

効率化できる人は、同じ作業を「面倒くさいな」「もっと効率化できないか」と疑うことができる

最初の壁は、「この作業、面倒くせーな」と思えるかどうかです。

3回同じ作業をやって「なんだこのクソ作業。もっと楽にできないの？」と思って、いったん手を止めることができる人。
この人は、面倒くささを解決できる方法に出会うチャンスを獲得できます。

例えば、パワーポイントの図形を複製したいときに、いちいち
右クリックで「コピー」を押して
右クリックで「貼り付け」を押す
・・・みたいな作業をやっているときに、「うわ、面倒くさいな」と思える人は、もっと楽できる方法を調べるかと思います。
そして「Ctrl + C」「Ctrl ＋ V」というショートカットキーに出会うことができます。

ただ、パワーポイントの図形を「Ctrl + C」「Ctrl ＋ V」でコピペしていても、まだ面倒くさい。
そこで、いろいろ調べて「Ctrl ＋ D」というショートカットキーに出会う。
・・・こんな感じで、「面倒だな」と思える人は、次々と効率化の術を手に入れていきます。

効率化できない人は、目の前の作業を片付けることを優先してしまう

一方で、何回同じ作業をやっていても、「まあこの仕事ってこういうもんだよね」と受け止めて、効率化を図らない人もいます。

なぜ、効率化を図らないのでしょうか？

1つは、そもそも「面倒くさいな」と思わないから。
でも、同じルーティン作業を繰り返していて、「楽しいな、効率いいな、面倒くさくも何ともないな」と思う人がどれくらいいるでしょうか。
心の踊らないルーティン作業をやっていると、多かれ少なかれ「はあ、面倒だな。早く帰ってビールでも飲みたいな」と思うほうが一般的でしょう。

そうすると、なぜ「面倒くさいな」と思うのに、効率化しようとしないのか。

それは「目の前の作業を終わらせること」を優先してしまうからです。

「面倒だなー、もっといいやり方ないかなー」と思っても、他にも作業があるし、納期も迫っている。
それに、調べたところで、効率化の方法が見つかるとは限らない。今の作業は時間はかかるけど、時間さえかければ終えることができる。
だから、「面倒だけど、また今度落ち着いたときに、効率化の方法を勉強しよう」と思って、後回しにしてしまう。
・・・このように、タスクの引力に引き寄せられて、効率化を疎かにしてないでしょうか。

よっぽどクソホワイトな職場でもない限り、「今度落ち着いたら」が実現することはありえません。
だいたいは、いつも忙しいわけです。
忙しいなかでも、面倒くせーと思ったら、いったん勇気をもって、立ち止まるべきです。
そして、3分とか10分でいいので、効率化の方法を調べましょう。
もしそこで効率化の方法と出会えたのであれば、3分とか10分なんて時間は即回収できます。
逆に、その3分の手間を惜しむと、効率の悪いやり方を一生続けるハメになります。

「面倒だと思ったときに、勇気をもって、作業の手を止めることができるか？」

これが1つ目のコツです。

コツ②：効率化の方法が見つかるまで、言語化を繰り返せるか？

効率化できる人は、ほしい情報を言語化できる

効率化がうまい人は、自分が調べたいことを言語化する力に長けています。

例えば、Excelの関数を調べるときに、