初めて福祉の監査に立ち会う

写真は、就業規則に不備があった箇所

監査の目的のひとつは助言

めだかハウス日向で監査指導を受けました。
特段、悪いことをしたわけではなく、3年に一度あるかないかの定期監査です。

書類の不備がないか、適正に運営がされているかなどをチェックされます。
常日頃の書類作成や個別支援計画が作成されていれば問題ありません。

結果的に、大きな注意事項はありませんでした。
サビ管が日頃きちんと行ってくれていたお陰様です。

もちろん、ゼロってわけではありません。今回の写真にもあるように、処遇改善加算の支給方法について、就業規則に記載するようにと言われました。
実はこれって、就業規則をリニューアルした時に、僕が削ってしまった文言だったのです。
（旧就業規則に載っていたことが今回判明。反省です）

これでペナルティがつくのではなく、
「適正運営のために、きちんと記載して運用しといてくださいね」というのが監査の目的です。
優しく教えてくれました。

監査があると日常の精度が高まる

監査があって良かったことがあります。
それは、日常の精度が高まることです。

監査は事前に連絡があるため、資料を準備しておかなくてはなりません。

例えば、毎月の職場環境改善などをしている会議の議事録の整備。
僕は、議事録を作ってもパソコンの中に保存して印刷するクセがありませんでした。

必要があれば、データで見返す程度で良いと理解していました。
それに、データの保存場所は、Dropboxで共有にしているので、すべての職員が閲覧できるようにもなっているからです。

議事録綴りは、歯もげになっているので、印刷してわかりやすいように準備しました。
その時に、「監査の前に慌てず、日頃からちゃんとしておきたかった」という意識になります。

このようなことの必要性を学べます。

まとめ

例えで会議綴の話をしたのですが、監査中にわかったことがあります。
それは、データ保存でも良かったということです。

電磁記録について書いてある青本（福祉の運営などに関する本）に載っていたのですが、保存場所が明確で、必要に応じてみられるようになっていれば、紙保存しなくても良いことになっていました。

請求書なども電磁記録OKでした。

すべての書類が該当するわけではなく、しっかりと青本を熟読する必要があります。
福祉も時代に遅れずとも、このような管理方法は当然ながらOKとなっています。

監査があることで、それらをしっかりとスタッフと共有することができました。
もうすぐ、令和5年度が始まります。
書類の整備を見直して、新年度を迎えたいと思います。