Power Automate for desktopを使って監査報告書の作成時間を３０分短縮
「〇〇の報告書を送ります」パソコンのメールを開くと同部署スタッフからのメールが届いています。
私はスーパーマーケット業界の会社の事務職で、「監査室」に所属しています。この監査報告書のデータを集計するのが主な仕事です。たくさんのシートとリンクで重たいExcelを今日も開いて作業スタート！
家から近いからという理由で応募して、パートで働いています。２０年前にやってたExcelを思い出しながら、上司や先輩に教わりながら勤続3年目になります。
ここ１０数年、食品製造や介護など現場の仕事ばかりしていたので事務所の仕事は新鮮です。部屋に１００人？、２００人？いるのかなぁ、そんな広い部屋の奥の隅っこに私の部署はあります。
家から近いので昼休みは帰り、保護猫ボランティア団体に所属している私は、預かってる猫さんのお世話をしてまた仕事に戻る毎日です。
そんな私がデジタル研修に参加！！
心が折れそうになりながら過酷な３か月を努力と熱意を持って取り組んできた最終制作物です。
データの入力をもっと簡単に
店舗監査
私の部署「監査室」では店舗監査を行っています。店舗監査とは会社のルール通りに業務が行われているかチェックする仕事です。
店舗監査は以下のように行います。
１つの店舗を２人のスタッフが監査
監査スタッフが店舗に出向く前にその店舗の事前データを入力
その後、店舗に出向き監査
最後に監査の結果を報告書にまとめる
この太字のところ、事前データの入力はこのような方法で行われていたのです。
事前データを作成するスタッフがデータを投稿
監査を実施する監査スタッフはそのデータを報告書にコピペで入力
コピペで入力を年間で、２４０店舗分を実施しています。
マウスを操作する指もつりそうです。
そこで事前データの入力を自動化しようと決めました。
事前データの自動入力（セル参照）
難しいことをしないといけないかと思いましたが、セル参照で値を飛ばせそうです。
すべてのシートを開いて店舗番号を入力すると、データが入力されているので、あとはシート全体を、報告書に一度だけコピペします。
3分ほどで完成します。
作成して試してもらったら、以下のように部署のみなさんにご意見いただきました。
すごい！かなりの時短だね
シートも自動で開けないかな
あっフリーズしちゃった
２箇所入力されないんだけど
ほかの所がおかしくなるんじゃないか、ちょっと心配なんだよね
初めはひとつずつ確認しながらやってみるよ
30分以上は軽減できた
事前データの自動入力（Power Automate for desktop）
さらにPower Automate for desktop というツールを使ってさらに自動化しました。
セル参照ではできなかった、すべてのシートが自動でひらきます。店舗番号のみ入力すれば、一回のコピペをせずとも、監査報告書にデータが入力されます。
待ち時間はセル参照のときと同じで約３分で完成です。
１店舗の事前データの入力につき３０分の短縮ができました。
Power Automate for desktop を使った結果は、かかる時間はセル参照のときと同じですがコピペとクリックが減りました。
３１回コピペ → １回 → コピペなし
７４回クリック → ８回 → ２回
さらに自分が手を動かす分の時間の短縮になりました。何もしなくても処理が進みます。
まとめ
ただ、 Power Automate for desktop は部署では私のパソコンにしか入っていません。この Power Automate for desktop 、みなさんのパソコンにも入れられたら、もっと可能性が広がりそうです。
Power Automate for desktop を使って、ほかのExcel作業の時間も短縮していきたいです。そして空いた時間でさらに改善できることを進めていきたいです。
知らないことも、苦手だと思っていたことも、あれこれ考えてないで、とりあえずやってみると先が見えてくることを今回の研修で実感しました。
一歩踏み出せば不安は消えていきます。そんなふうにこれからの仕事をしていこうと思います。
さいごに
今回の研修では多くの方に助けられました。
この研修の先生方、卒業された先輩方、一緒に研修を受けた同期の仲間、それから、監査室の部署の方々、お忙しい中ご協力くださって心から感謝いたします。
この研修がここでゴールにならないようスタートとして、これからの業務に取り組んでいこうと思います。