【メール徒然草】正しい宛名の表記は、役職＋氏名＋様
電子メールを仕事で使い始めた20年前、メールの本文の先頭に「◯◯株式会社 営業部 △△様」といった宛名を記すことはありませんでした。
何故なら宛先(to:)や(cc:)で、このメールは誰を第一の宛名として送っているか、送受信したそれぞれの者が判断していたからです。
ですのでその頃は、私に(cc:)で送られてきたメールについては、記された内容を「参考とする」という認識しかしていませんでした。
やがてインターネットが普及し、だれもがメールで遣り取りするようになった時、この習慣に変化が現れます。誰しもがメールの先頭に宛名を記すようになりました。
最初はこれが必要なのかと戸惑ったものです。
しかし、しばらくしてから、これも有用ではないかと思い始めました。
それは、メール本文の先頭に宛名を記することで、そのメールの真の宛先は誰であるかを、明確になるからです。
メールの基本は、やり取りです。
送られた内容に結論が出なければなりません。
そのためには送付されたメールに対し、的確に返信されることが必要です。
しかし、往々にして返信が全くされない場合が見受けられます。
それは、(cc:)等で複数の宛先に送付され、且つた本文に宛名が記されていない場合、誰かが返信するだろうという気持ちが生まれてくるのです。そのような状態を回避する為に、メール本文の先頭に宛名を書き込むことが有効であると感じ始めました。
つまり「このメールの真の宛先は誰か」という点が明確にするからです。
その結果、ものぐさな人でも、必ず返信するようになりました。
ところで、宛名の表記で「氏名＋役職＋様」となっていることがあります。
これは明らかに間違いです。
正しくは「役職＋氏名＋様」または「氏名＋役職」となります。
何故ならば役職は敬称なので、この後に「様」と付けてしまうと、「さまさま」と記すことになってしまいます。
