共感的態度で目線をあわせる

客先初回訪問

先日、初めてS社への客先訪問がありました。今回の訪問では、契約いただいた内容Xのうち、要素aについて実施することが目的でした。契約内容Xは約1年かけて実施するプロジェクトであり、過去にも何度も行ってきたものです。

訪問当日の出来事

訪問当日、要素aについていつも通りの手順で実施し、その日の最後には質疑応答の時間を設けました。そこで意外な質問が飛び出しました。その質問の内容は、契約内容Xを実施するにあたり、S社側が知っておくべきことに関するものでした。実は契約時に説明してあるはずの内容でしたが、どうやらS社内でうまく伝わっていなかったようです。

情報伝達のズレ

このズレが生じた原因として考えられるのは、契約窓口と実施窓口、つまりプロジェクトの主体となる部署が異なっていたためです。そんな状況に気づき、質問に対する回答をする際にはその前提を踏まえて説明しました。

相手の立場によりそったコミュニケーションの取りくみ

同じ契約内容であっても、その実施に必要な背景や予備知識は異なることがあります。さらに、契約段階でどれだけ詳しく説明しても、関連部署間での情報伝達がうまくいかないこともあります。
この訪問を通じて、相手の立場や視点に寄り添って説明することの重要性を再認識しました。これからも、相手の目線にたったとコミュニケーションを取り、相手に理解してもらうための努力を続けていきたいと思います。