プロジェクトごとに稼働時間を管理するなら、Notionがおすすめ！

どのプロジェクトに、どれだけの時間を割いて、仕事をしているのだろうか。こういう案件ごとの稼働時間をどのように把握していますか？

これ、毎日のことなので結構面倒ではあるのですが、大事な記録ですよね。特にフリーランスはコスト管理にも響いてくるので重要です。

自分は以前エクセルで記録していたのですが、Notionにつけるようになってから、稼働時間を記録するのも、月末に計算するのも、すっごい楽になりました。サクッと作れるので、ぜひお試しくだいね。

出来上がりイメージ

▼ 作ったNotionはこんな感じです。

シンプル設計で、使い方はめっちゃ簡単。
1.　仕事を始めるタイミングで、タスク名を入力して、Startを押す
→ 開始時間が記録される
2.　タスクが終わったら、Endを押す
→ 終了時間が記録される
3.　終了 - 開始 = 稼働時間が計算される

Tagをプロジェクトにしたり、取引先にしたり、把握したいものに登録しておくと、プロジェクトごとや取引先ごとの稼働合計時間がすぐにわかります。さらに、日付でフィルターすれば、月ごとの合計稼働時間も把握できますよ。

さっそく作ってみましょう

１．　Databaseを追加して、稼働時間を管理する表を作成し、必要な項目を追加していきましょう。最初に入れる項目は以下です。

日付・タスク名・タグ・開始（日付フォーマット）・終了（日付フォーマット）

２．　Startボタンを押した時刻が「開始」欄に記録されるように、ボタンを追加します。

新規項目から「ボタン」を選択し、ボタンのラベルに「Start」を付けたら、アクションで「開始欄にNowを入れる 」を選択し、現在の時刻が記録されるように設定します。

３.　２の項目を複製し、今度はEndを押したら終了欄にNowの時刻が入るように変更します。

４.　StartとEndのボタンの設定ができたら、「終了」の時刻から、「開始」の時刻の差分が入力されるようにしましょう。

Formulaの項目を追加し「稼働時間」という名前を付け、Editから以下の計算式を入力します。

round((dataBetween(終了, 開始, "seconds") / 60 /60 *100) 

これでStart/Endボタンを押すと、現在時刻が開始/終了欄に打点され、それと同時に終了と開始時間の差分が、小数点を丸めた形で稼働時間の欄に入力されるようになりました。

５.　最後に、稼働時間の合計が表示されるようにしておきましょう。

表の下にある Calculate から「Sum」を選ぶと、稼働時間欄の合計が表示されるようになります。

さぁ、これで完成です！

これで終わり…でもいいのですが、定例ミーティングなど、決まった予定は自動で入っていると楽ですね。

そんなときに便利なのが、リピート設定！ Databaseの右上から▼ を押して、New templateを選択。

リピートしたい曜日や時刻を入力し、

項目名を入力し、DateにはTodayを入れておけば、この項目が追加される日付で入力されるようになります。

こうしておくと、設定した曜日と時間に、勝手に定例ミーティングの項目が追加されていきます。あとはミーティングが始まったらStartボタンを押せばOK。

そして、自分は稼働時間管理のDatabaseの上に、現在抱えているタスクがわかるようにチェックボックスのメモ欄も作っています。毎日頻繁に見るページなので、ここに書いておけば、タスクも忘れないですね。

いかがでしたでしょうか。とってもシンプルな管理データベースではありますが、シンプルゆえに使いやすいですよ！30分もかからず作れるので、ぜひ試しに作ってみてくださいね〜。