文書をクラウドに上げておけば、検索で取り出せる

『AI時代の超発想法」（PHPビジネス新書、2019年9月）の第5章と、『「超」AI整理法』（KADOKAWA、2019年6月）の第3章で「超」メモ帳を提案しました。これは、メモ、情報、下書きなどを「無限にためて、瞬時に引き出す」仕組みです。

　ここで重要なのは、「データが自動的にクラウドにあがっている」ということです。こうなっているからこそ、「超」メモ帳が機能するのです。
　ここでは、このことと「検索」の関連について述べます（もう一つの重要な点は、「リンク」です。これについては、別の機会に述べます）。

◇「超」メモ帳を本文中の言葉で検索する　「超」メモ帳を検索する手段としては、まず、検索のために設定したキーワードをファイル内に書き込んでおき、これを検索するという方法があります。
　それ以外の方法もあります。
　いうまでもないことですが、本文に書かれている言葉を用いて検索することもできます。この場合、and検索も可能なので、かなり対象を絞ることができます。
　例えば、「中国」と「電子マネー」を検索語とすれば、超メモ帳内に保存してあるあらゆる文章やメモの中から、このテーマについてのものだけを選び出すことができます。

　これは、データをクラウドにあげたために可能になったことです。
　ローカルなPCに保存してあっては、こうした検索はできません。
　エディタを用いれば、テキストファイルに対してGREP検索を行なうことが可能ですが、and検索ができないために、あまりに多くのファイルがヒットしてしまうという問題があります。
　2011年までは、Googleの「デスクトップ」検索が利用可能でした。これはand検索も可能なものだったのですが、現在はサービス停止になっています。

◇重要なファイルを先頭に置く
　なお、（これも言うまでもないことですが）「超」メモ帳で目的のファイルを見いだす場合に、ファイル一覧からタイトルによって選択するという方法が可能です。最近使ったファイルであれば、これが最も簡単な方法です。

　そこで、時間がある時に、ファイル一覧をチェックし、重要と思われるファイルをリストの先頭に持ってくるという操作を行なうとよいでしょう。
　このためには、まず、ファイル一覧での並べ順を「最終更新」に設定しておきます（＊）。そして、重要と思われるファイルに、何らかの編集作業を行ないます（例えば、改行マークを一つ付け加えるなど）。すると、そのファイルが先頭にきます。
（＊）「最終閲覧」にすると、開いてみて重要でなかったファイルも先頭に来てしまうので、順序が乱されます。

◇最終的結果はGmailに保存
　原稿や報告書などは、「超」メモ帳を用いて編集・作成作業を行ないますが、最終的な結果はGmailに保存しておくのが便利だと思います。
　私の場合は、そのために特別の操作をしなくとも、自動的にそうなります。なぜなら、原稿の最終稿はGmailで出版社に送っているからです。
　つまり、Gmailの送信記録は、自動的に私のアーカイブ（文書保存庫）になっているのです。
　「出版社に送る」ということをしない方は、自分宛てにメールを送ればよいでしょう。

　後になって必要な文書を引き出すには、送り先の編集者名と「原稿」というキーワードで検索します（「原稿」がキーワードになるのは、送り状に必ず「原稿をお送りします」と書いているからです）。

　ただし、Gmailには、事務的な連絡など、原稿以外の大量の情報があります（勝手に送られてくる情報もあります）。
　このため、目的の文書を見いだすのに手間がかかるときもあります。
　そこで、重要な原稿については、その送信記録を「超」メモ帳に残しておくことが考えられます。
　もっとも確実なのは、当該送信記録のURLを貼り付けておくことです（GmailをPCで用いれば、URLが取得できます）。
　ただし、URLはかなり長くなるため、相手先名を日付のみを記入しておくという方法も考えられます。