オンライン秘書として大切にしたいこと７選

あなたはお仕事をする上で、大切にしていることはありますか？

今回は、私が"オンライン秘書"という仕事をする上で、７つの大切にしていることをお伝えしたいと思います。

オンライン秘書とは、オンライン上で起業家さまの業務をサポートするお仕事。
オンライン上なので、直接近くでサポートをすることはありませんが、離れていてもお相手があってのお仕事です。
対面ではないからこそ、お互い気持ちよくお仕事をしたいものですよね。

オンライン秘書であれば、よりイメージすることも大切です。
私が仕事をする時に「大切にしたいこと」「心がけたいこと」７選はこちらです。

オンライン秘書として大切にしたいこと７選

１）思いやり
２）イメージ力
３）素直さ
４）やることが前提
５）指示待ち人間ではなく自分から行動
６）切り替え上手
７）健康への気遣い

ここから1つずつ見ていきたいと思います。

１）思いやり

ここでの「思いやり」は2つ。
「相手に対しての思いやり」と「自分に対しての思いやり」。
お相手の状況を思いやることで、今必要な業務の優先度が決まってきます。その上でしっかりと確認をすること。今日しなければいけない作業なのか、明日以降でも間に合うのか。。
子供の頃から、親や先生に教え込まれた「相手の立場に立つ」ということが活きてきます。
ここで、忙しいお相手の邪魔をしたくないという自分の思いや考えを伝えずに独りよがりで作業を進めるよりも、確認が必要なことはしっかりとお伝えする。オンライン秘書のお仕事が初めてだったり、まだ日数が経っていないと、なかなか自分の意見が言えなかったり、我慢をしてしまうかもしれません。ここは、お相手のためにも自分のためにも、意思疎通・報連相をしっかりと行うことが大切です。
思いやりの気持ちがあるからこそ、信頼関係を築くことができます。
そして、自分に対しても思いやりの気持ちで、労いながら日々粛々と業務をやっていきましょう！

２）イメージ力

1番最初にお伝えした「思いやり」にも通じますが、イメージ力ってとても大事だなあと思っています。
作業に没頭する時ほど、誰のために、何のためにやっているのかが徐々に曖昧になってきます。もし、作業の途中で煮詰まってしまったり、迷ってしまった時は、誰のために、何のためにこの作業をしているのかイメージをする。少し先の未来やゴールを思い描くことができると、目的が定まってサクサク仕事が進みますよ。

３）素直さ

人間ですから、失敗もします。きちんとチェックをしたつもりでもミスしたりもします。失敗もミスも、やりたくてやっているわけではないので、ここは素直に「すみません」と言える素直さが必要です。
自分の意見がある場合は、素直に失敗を受け入れた上で、どうしてこのようなことが起こったのか、これからどうしようと思うのかを伝えましょう。過去を悔やんでも仕方がありません。ここでは、過去の原因を探るのではなく、ここからどうするのかに頭を使う方が賢明です。
「すみませんでした」言えますか？

４）やることが前提

何かお仕事の依頼をされた時、私の一言は１択です。
それは「YES」または「はい」！
でも、やったことがない作業だったり、まだ慣れていない作業で不安な場合は、どうする？？
そんなときもまずは「YES」または「はい」！の１択です。
嘘をついて、できる自分を表現するのではありません。
「やってみます」と言った上で、「この作業をやったことはありませんが調べてやってみます」「初めての作業なので時間がかかるかもしれませんが、調べてやってみます。それでもよろしいでしょうか？」
このようにお答えすることで、「できません」と一言で片付けるオンライン秘書さんと大きな差ができます。
新しいことに挑戦しようとする姿勢、失敗を恐れず前向きに対応しようとする姿勢にご依頼された方も応援したくなります。

５）指示待ち人間ではなく自分から行動

一言で言えば、気がつく女子♡
気がつく人は、どうしてそんなによく気がつくんだろう？って考えてみたら、意識を向けているんですよね。意識を向けている先が、お相手の未来。
この場合、自分の思考や今の状況に意識が向いていると、終わったからこれでいい、次の作業を言われるまで待っていようの姿勢になってしまいます。ここでも、次のことを考えられる力・イメージできる力が必要です。

６）切り替え上手

オンライン秘書のお仕事は、どこに行ってもお仕事ができます。パソコン1台でどこでも仕事場になります。だからこそ、スイッチONがうまくできるか。
在宅でお仕事をしていても同じです。集中力が切れても、すぐにスイッチを入れられる、または自分でスイッチの入れ方を知っている。これが重要！
逆もまたあります。作業に没頭しすぎて、ついつい時間が過ぎていく・・・
たった5分の休憩さえも取らずに、作業をやってしまいがちです。
ONとOFF、切り替えのポイントを自分の中に作っておきましょう！

７）健康への気遣い

とにかく、在宅でお仕事をしていると、歩かない（笑）
1日、仕事部屋とトイレの往復数回なんて時は、自分でもびっくりです。
身体を緩めること、姿勢を正すこと、深呼吸をすること・・
そのためには、休憩のたびにストレッチをしたり、遠くの外を眺めたりが大事です。自分の身体、目、心も労ってあげましょう。
ちなみに、私はヨガ・ストレッチ・筋トレをやっています。

まとめ

「できていないなあ」と落ち込まなくても大丈夫です！
サポート力を身につけることも大切ですが、あなたの気持ちひとつ、意識の向け方ひとつで、サポートをすることは可能です。

自分も立ち止まらず成長しながら、お相手の力になりたい、貢献したいという気持ちがあれば、あなたもオンライン秘書さんです＾＾

私がいつも心がけていること７つ。
いつでもこのようなことを自然にできる人でありたいと思います♡

詳しく知りたい方は個別で対応いたしますので
お気軽に繋がってくださいね♡