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カジュアル面談をアレンジするときに意識していること

加賀谷優希 / Yuki Kagaya 🦔

みなさん、こんにちは！
『選択の自由は人生を豊かにする』と信じている加賀谷です。
WealthParkの中途採用や採用広報を担当しています🙇‍♀️

このnoteではカジュアル面談をアレンジするときに意識していることをまとめてみます。
なお先にお断りしておきますと目新しいことは書いてありません。
「それ知ってるよ～」みたいなことのオンパレードです。
目新しいことではなく、大切なことを軸に書いています。
これは見方を変えると特別難しいことを書いているわけではないということです。今日からすぐできることが多いので共感いただけたらぜひ実際にやってみてください。
少しでも皆さんの参考や気付きになれば嬉しく思います。


幹事は企業

まずは気持ち（心）の持ち方についてです。
基本of基本すぎると思いましたか？
しかしながら、気持ちの持ち方侮るなかれです。
有名な言葉の一説にも書かれています。

心が変われば行動が変わる。行動が変われば習慣が変わる。
習慣が変われば人格が変わる。人格が変われば運命が変わる。
The behavior will change if the mind changes.
Habits change if action changes.
Personality will change if the custom changes.
The destiny will change if the personality changes.

、、

自己応募は求職者の方からのアクションです。
一方でスカウトメッセージやブラインドCVをきっかけにしたカジュアル面談は企業からのアクションです。（※一部例外もありますがここでは割愛）
つまり幹事は企業です。
開催するイベントやプロジェクトをリードして有意義な時間にするのは幹事の役割です。これはカジュアル面談においても例外ではありません。
幹事としてカジュアル面談を有意義な時間にするにはどうしたらいいかなを考え尽くすことを意識しています。

ちなみにそもそもカジュアル面談とは？みたいな問いがあるかもしれませんので山下さんのnoteをご紹介します。
詳しく書いていますのでぜひ読んでみてください💁‍♀️

予定通りにカジュアル面談が実施されるためにはを考え尽くす

スカウトメッセージを送って返信をいただけたり、日程が決まったり、ブラインドCVをきっかけにお声がけした結果、カジュアル面談の機会をいただけたりすると採用人事としてはすごく嬉しいです。
「返信いただけて嬉しい！」「日程決まってよかった！」とひと仕事終えた感覚になります。たしかに間違いなくひと仕事終えてはいるのですが、ここで満足してはなりません。幹事としては予定とおり確実に、カジュアル面談が実施されるようにアレンジしきることが必要になります。

ここで必要になる視点はシンプルに2つだと思っています💡

  • 確実にカジュアル面談が実施されるために必要な要素を考える

  • カジュアル面談が実施されないケースを想定し、その要因を可能な限りつぶしておく

この世に絶対はないので、確実に実施される確立を上げることと、実施されない確率を下げることしができない、というのが現実です。
力及ばないこともありますが、できるだけトライするのが幹事の役割だとわたしは思っています。

確実にカジュアル面談が実施されるために必要な要素を考える

複雑に考えず、基本に忠実に丁寧にアレンジすることに尽きるかなと思っています。参考までに一部になりますがいくつか意識しているポイントを書き出してみます。

  • 日程の設定ミスはないか

    • 求職者の方とのメッセージに記載した日程 / ATSに登録の日程 / Googleカレンダー上の日程のすべて同じであるか

  • 面談方法を両者が正しく把握しているか

    • 来社 or オンライン

    • 面談担当者の当日のロケーションや前後の予定も確認

  • 面談で使用するURLにミスはないか ※オンライン実施の場合

  • 面談で使用するツールの使用方法を求職者の方が把握されているか ※WealthParkではGoogle Meetを使用しています

    • これまで使用した経験があるかを事前確認する

    • 使用したことがない場合には使用方法の案内や接続テストのご案内もする

  • 来社後のアクションのご案内 ※来社実施の場合

    • オフィス到着後にお願いしたいアクションのお伝え

    • 内線番号のお伝え（2022.7時点ではエントランスに内線を設置しています）

  • 日程確定連絡に対する求職者の方からのリアクションを確認する（双方の認識が合っているかの最終確認）

カジュアル面談が実施されないケースを想定し、その要因を可能な限りつぶしておく

実は前述した必要な要素よりもこちらが大事かもしれません。
もちろん実施されないことなんてないに越したことはありません。しかしながら時として発生します。この可能性を想定しておくことは必要な観点だと思っています。

様々なケースはありますが企業側のリスケ理由としてもっとも多いのが「主務に伴う面談日時の再調整」だと思っています。

限られたヒューマンリソースで日々難しい挑戦しているベンチャーなど、ビジネスの大事なフェーズで時としてやむを得ない事情があるのも事実です。
しかしながらこれは企業側の事情でしかなく、求職者の方にはある意味関係ないことと言えます。
信頼や信用が構築されている関係性のなかでは上記も理解することができるかもしれませんが、つい先日こちらから突然声をかけさせていただいたという間柄のなかで、企業側の事情を求職者の方に理解していただくのは難しい、というよりおこがましいとすら言えることを理解する必要もあると思っています。

改めて思い出してください。
幹事は企業です。声をかけてお誘いしたのは企業です。

どうしたらよいでしょうか。
100％リスケジュールを回避できる万全策はこの世にありませんが以下を気を付けてみることで確率を低くできるのではないでしょうか。

  • リスケジュールされにくい時間帯にカジュアル面談をアレンジする

    • 朝一番最初の予定として設定する（始業時間によりますが9:00や10:00など前に予定が入らないタイミング）

    • 19:00以降に設定する（主務のアポイントが入らない時間帯でアレンジする）

  • 外出後や外部との打ち合わせ直後での設定をできるだけ避けて、社内MTGの直後などでアレンジする

有限の時間を大切に、よい良い投資になるように

求職者の方と面談担当者、双方が時間を投資することによってカジュアル面談が実現します。時間は有限で、貴重なものです。
信頼や信用が構築されていない関係のなかで貴重な時間を投資していただくことへの感謝と敬意は常に忘れてはいけないと思っています。

すべてのリスクを回避することはできないことを受容しつつ、可能な限り求職者の方と面談担当者にとって有意義な時間になるように、そして良いご縁がつながるように、HRができることのひとつとして、丁寧にカジュアル面談をアレンジすることを継続したいと思っています。

（おまけ）

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