営業事務と総務事務の仕事内容とは？未経験でもできる？
デスクワークの事務職は、転職希望者からも人気の高い職種の1つです。
事務職に転職したいと思ったとき、未経験でも挑戦しやすい職種が「営業事務」と「総務事務」の2つといえるでしょう。
「営業事務」と「総務事務」は、社会人としての常識があれば専門的な知識を必要としないため飲食店勤務の方や販売員など、異業種で培った経験を活かせる職種です。
しかし未経験でも挑戦しやすい分、倍率も高くなりがちです。
ここでは「営業事務」と「総務事務」の仕事内容、必要なスキル、どんな人が向いてるのかなどを紹介していきます。
営業事務の主な仕事内容
営業事務は、主に営業担当者のサポートを行います。例えば、契約書や請求書などさまざまな重要書類を作成します。企業の売上を作る営業職を支える大切な仕事です。
業務内容は企業によって異なりますが、営業事務はあくまでも事務担当のため、直接営業をすることは基本的にありません。
また請求書や見積書の作成、メール対応、電話対応があるため取引先とのつながりはありますが、営業回りや営業の電話をかけることはないと考えてもよいでしょう。
ここでは、営業事務の主な仕事内容を紹介します。
営業担当者のサポート
営業事務は外出や会議などが多い営業担当者のサポートを行います。主な仕事内容は、スケジュール管理や会議資料の作成などです。
サポートする営業担当者の人数は企業によって異なりますが、10人をサポートしたり、1人だけをサポートしたりする場合があります。
書類の作成
契約書、見積書、請求書、納品書など、会社と取引先の間で商品やサービスの取引に必要となる書類を作成します。
書類上の手続きが進まないと取引が滞るため、スピーディーに処理する必要があります。
また、書類は取引の証拠となるため、作業の正確さも要求されるでしょう。
受発注業務や在庫管理
メーカーや製造業などの場合は、注文を受けた商品の発注や在庫管理が必要になります。
企業によっては日ごと、月ごとでの在庫数の管理や発注した商品の生産状況の進捗チェック、納期に間に合うかなどの納期管理を任せられる場合があります。
出荷管理
メーカーや製造業などの企業では、受発注業務や在庫管理と同様に、出荷管理も行うケースがあります。
お客様の注文に応じて倉庫からの出荷、配送を手配します。過不足がないように、慎重なチェックが必要になる大切な仕事です。
企業によって異なりますが、独自のシステムで出荷処理だけをして別の部署が梱包をし、配送会社に頼んだりする場合もあります。
注文された商品が間違っていないか、納期までにきちんと出荷されているかの確認作業も必要となります。
急を要する注文もあるため、臨機応変に対応することが大切です。
お客様対応
営業部門には、頻繁にお客様からメールや電話での問い合わせがあります。
営業担当者が外出していたり席を外していることも多いので、営業事務は代わりに問い合わせを受けることがあるでしょう。
担当者へ確認をとったり、各関連部署と連絡を取り合ったりして、丁寧に対応する必要があります。
総務事務の主な仕事内容
総務事務は備品や設備の管理、社内規程・福利厚生制度の整備、社内外の文書作成など、会社全体のサポートを行うことが多いです。
細かく担当部署がわかれていない中小企業では、総務事務が人事・労務・法務などのバックオフィス業務全般を担当することもあるでしょう。
専門知識も学ぶ必要がありますが、一般的なビジネススキルがあれば、未経験でもチャレンジできるケースもあります。
ここでは、会社全体を支えている大事なポジションである総務事務の主な仕事内容を紹介します。
会社の設備・機器・備品管理
社員が仕事をするうえで必要となるパソコン、電話、携帯電話、プリンターなどの各種機器やトナー、印刷用紙、文房具、名刺などの各種消耗品の発注や在庫管理を行います。
また社内のデスクや椅子などの家具や機器のメンテナンス手配、エレベーターやコピー機の点検の立ち会いをすることもあります。
照明が切れたときの手配や、共有スペースの管理や整理整頓を求められる会社もあるでしょう。
オフィスや駐車場が賃貸の場合は、契約や管理も担当するケースもあります。
さらに社用車がある会社では、社用車の管理も総務事務の仕事です。
福利厚生の管理
総務は福利厚生関連の業務を任されることもあります。
社員の有給休暇や育児・介護休暇、また住宅手当や扶養手当など、会社によってさまざまな制度があります。
それぞれ申請があった際はすみやかに必要な手続きを行う必要があります。
社内行事の企画・運営
株主総会、取締役会、全社会議、社員旅行、健康診断など、会社が企画・運営する行事のほとんどを総務事務が担当します。
会議室や施設の手配、日程調整、社内外との連絡、議事録作成から当日の企画進行や運営まで、総務事務の仕事は幅広いです。
来客・電話対応
企業にもよりますが、会社への来客があった場合は、総務が一次対応をするところもあります。
お客様を会議室などに案内し、お茶を出し、担当の部署へ連絡し、終了後には会議室の片付けをします。
アポイントメントがある場合は、あらかじめ会議室の掃除や準備をしておくことも必要です。
会社の代表電話は総務につながっている場合が多いため、かかってくる電話に出て、要件を正確に把握し担当の部署へ取り次ぎをします。
社内外慶弔
慶事・弔事があった場合には総務が対応します。
社外で慶事・弔事があったときには、お祝い・お悔やみの挨拶状やお花などを手配するのも総務事務の仕事です。
社員の家族に関わる不幸があった場合も、挨拶状やお花の手配、社内規程に則りお見舞金支給の手続きをします。
文書・契約書管理
総務では多種多様な書類を扱います。
企業にとって取引先などと交わした契約書や自社が作成した文書は、大切な情報資産です。
効率的に仕事ができるようにこれらの資料は常に整理して、いつでも簡単に取り出せる状態にしておかなければなりません。
また決算終了後の書類は、基本的に箱に入れて保存が必要です。
10年保存や7年保存など、書類によって法律で保存期間が決まっているため、保存期間の知識も必要です。
郵便物の仕分け・発送
会社に届く郵便物を担当者・部署ごとに仕分け、それぞれの担当者へ届けます。
各部署の業務内容や担当者の名前などを把握していることが重要です。
また、会社から取引先や顧客へ郵便物を発送することもあるでしょう。
季節ごとの挨拶状や年賀状を作成し、発送します。
共通して求められるスキル
営業事務と総務事務は、それぞれの仕事内容は異なりますが、求められるスキルはおおまかに共通しています。
ここではどんなスキルが必要なのか見ていきましょう。
コミュニケーションスキル
取引先や役員レベルの方や現場の社員まで、さまざまな立場の方たちと関わります。
そのため、それぞれの立場に合ったコミュニケーション能力が必要といえるでしょう。
また多種多様な依頼をされるため、それぞれの要望を正確にキャッチし、わかりやすく伝える能力も大切です。
PCスキル
PCスキルは営業事務、総務事務に限らず、どんな事務職にも必要なスキルといえるでしょう。
請求書や資料作成などさまざまな文書を作成する必要があります。
最低限の文字入力やMicrosoft office系は、使えるようにしておくとよいでしょう。
PCスキルの資格、MOSや日商パソコン検定を取得しておくとスキルの高さをアピールできます。
企業によってはExcelのフォーマットがあったり独自システムを使用したりして、Microsoft offifeの知識が必要がない企業もあります。しかし、使えるに越したことはないので、自主的に勉強しておくのもよいかもしれません。
臨機応変な対応力
事務職はルーティン化した仕事が多いと思われがちですが、電話対応や来客対応、急な書類作成や、頻繁なスケジュール変更や他部署との連携など、イレギュラーな対応も必要です。
その中でも、期限を確認し、自分の中で優先順位を考えて処理することが必要です。
マニュアル通りだけではなく、臨機応変に対応できる力が求められるでしょう。
作業の正確性・スピード
業務を正確かつスピーディーに処理できることが求められます。
時間がかかりすぎて間に合わない、スピード重視でミスが多いのでは信頼も失くしてしまいます。
締め切りを設けられている仕事も多いので、限られた時間の中で正確に処理する必要があります。
ダブルチェックをしてもらう場合でも、自分の段階で完璧に仕上げようという気持ちで取り組むとよいでしょう。
営業事務に向いている人
こんなスキルが自分にはない、と自信を失くしていませんか？
特別なスキルがなくても事務職に挑戦できます。
ここではどんな人が営業事務に向いているのか紹介します。
チームをサポートをすることが好きな人
営業事務は、営業担当者を含めたチームメンバーと協力して仕事を進めるケースが多い仕事です。
取引先からの要望や、契約書など各書類の期日を随時確認をし共有しながら処理する必要があります。そのためチーム全体がスムーズに業務に取り組むことができるのです。
また営業担当者やチームが求めることを先読みして動ける人は、営業事務に向いていると言えるでしょう。
数字管理や資料作成が得意な人
営業事務は担当者の案件獲得件数や、売上金額など営業活動に関わる数字管理を行う役割があります。
数値に間違いがあると営業担当者やチームの成績にも関わるため、ミスなく入力できるほうがよいでしょう。
また取引先に資料を提出することも多いため、パワーポイントを使用してわかりやすい資料作成が得意な方は向いているといえます。
基本的なビジネスマナーを身につけている人
どの事務職にも共通していえるのですが、取引先との関わりも多いため、失礼がないように基本的なビジネスマナーは必須です。
とはいえ、
・基本的な敬語ができる
・自然な笑顔で受け答えができる
・トラブルがあり謝罪する際は真摯な態度で対応ができる
・身だしなみに気をつける
このくらいができていれば問題ないでしょう。
総務事務に向いている人
次はどんな人が総務事務に向いているのか紹介します。
幅広い業務を担当するため、不安になるかと思いますが、以下の要素が自分の中に少しでもあれば挑戦できます。
事務職としてステップアップしたい人
企業によっては、総務が人事や労務を兼任している場合もあります。
未経験で入社しても他の事務職より、幅広い知識がつき実務経験を積める可能性があるでしょう。
総務事務として実務経験を積んだあとは、将来的に人事や労務などの、専門的な知識を必要とする事務職に転向も可能です。
幅広い業務に臨機応変に対応できる人
総務事務は他の事務職と異なり、幅広い業務を担当します。
日々のルーティンワークや季節ごとの行事運営だけでなく、緊急対応が必要となる場合があります。
例えば、社内の設備トラブルや来客のクレーム対応など、緊急性の高い業務が発生したときも、日々の業務をこなしながら対応できるとよいでしょう。
社内外で柔軟なコミュニケーションをとれる人
総務事務は、社内外のさまざまな立場の方と仕事で関わりをもつことが多いため、どんな人とでも柔軟にコミュニケーションがとれるとよいです。
会話の中で相手の認識を正確にくみとり、要望を引き出せる人は総務事務に向いているといえるでしょう。
まとめ
総務事務と営業事務は異なる仕事内容ですが、求められるスキルは似ています。
今までの社会人経験も生かせる方が多いのではないでしょうか。
たとえば接客業をしてきた方は、コミュニケーション能力や臨機応変な対応力などのアピールができると思います。
まずは転職サイトに登録してみることがおすすめです。