当社のコロナ対策在宅ルールを共有します
株式会社free web hopeの相原と申します。(https://twitter.com/fwh_aihara)
当社は東京の神田で、ランディングページの製作を中心に広告運用をしたりCVR/Sの改善のお手伝いをしているいわゆるネット系BtoB企業、です。
タイトルの通りですが、現在の新型コロナウィルス流行の状況における当社の対策、主に在宅勤務ルールについて共有します。
こちらは僕の会社でやっている事が正しいとか正しく無いとかではなく、このような情報を共有する事によって、少しでも誰かの参考になればという想いで記しておきます。これから在宅勤務に踏み切ろうとしていて、ルールの策定や各社の運用ポリシーを知りたい方にとって、少しでも助けになればと考えています。
コロナ対策の在宅はあくまで社員と会社を護るためにあります。
若いから大丈夫とかそういう次元ではありません。もしお子さんが居たら？お年寄りと同居していたら？若くてもでも重篤化したら？在宅で完全に防げるわけではありませんがやらないようりはやったほうがマシという考えです。
また会社においては、社員から一人でも出た場合全社員が検査対象になるのか？その家族は？など考えるとあまりに不明点が多すぎます。不要不急とはよくいったもので、期間限定であればやれるだけやってみようという考えです。
まずはスペック
•社員数は30名弱
•職種
├セールス
├インターネット広告運用
├WEBディレクター
├WEBデザイナー
└バックオフィス
•元々リモートはほぼやっていない
•千代田区神田、拠点は一つ
•平均年齢31歳くらい、男女比6:4
社内向けアナウンス文
まずは在宅開始前に出した社内アナウンスがこちらです。
【新型コロナウイルス対策について】
結論
・来週１週間を在宅勤務可能ウィークにします。
・詳細は明後日の前者共有会で説明するので、質問等あれば今のうちに考えておいてください。
・リモートではコロナ対策にならないため、在宅を推奨します。
■新型コロナウイルス対策に関する今後の方針
・３時間毎に作業の進捗をチャットで報告
・ディスコードの常時接続
└声をかけられたら普通に会話をスタートしてください。会話がスタートするまでは自分の音声はミュートで大丈夫です。
└ディスコードの使い方は深町より
・自宅のPCにインストールが必要なソフトなどがあれば購入しますので総務まで。
・また、在宅ワークと併用し、12時-16時でオフィス、それ以外の時間在宅、という組み合わせもアリです。
在宅ワークのルール
当社が在宅勤務を開始したのが、3/1〜です。開始当初の1週間はフル在宅、今は在宅と時差出社のハイブリッドになっています。
■在宅勤務について フル在宅週間
ルール
・毎週金曜に継続の可否、翌週の方針を更新
・あくまで在宅！リモートではありません
・在宅の"推奨"であって、出社は可
・アポの合間のリモートは可
・朝礼９時/夕礼１８時（チームごと）
└在宅の人はZOOM参加
・在宅時ディスコード常時接続（ミュートでOK）
*ディスコードについては別途説明
・３時間ごとに進捗を軽く報告（部門ごとのチャット）
在宅勤務について ハイブリッド在宅週間
・出社時の時差出社の許可
・朝礼は時差出社の者に合わせる
・月水金は出社
・火木は在宅
この１ヶ月の流れと実情
まず、当社では最初の１週間をフル在宅週間にしました。
その後2週目・3週目・4週目を出社と在宅のハイブリッドにしました。
毎週金曜に全体チャットにて、翌週の方針を発表しています。状勢次第では、フル在宅もまだまだありえる状況です。
情報共有や作業進捗に関しては
・朝礼(zoom)→3時間毎の業務報告→夕礼(zoom)
があるので特に問題は感じていません。
コミュニケーションに関しては元々チャット文化だったのでほぼチャットと、ディスコードという音声コミュニケーションアプリを使用しています。
当社の場合は強制的な在宅ではなく、"在宅推奨”にしています。もちろん方針は状勢次第で変わります。その結果どうなったのかと言うと、家に作業環境が無い人や、家では集中できない人は在宅推奨日でも出社をしています。
イメージ、2割くらいは出社していました。
が、出社しても人がいないので寂しい状況になり…結局2週目以降出社する人間は1割くらいになりました。
欠かせない３つのツール
当社で在宅を行う上で欠かせない３つのツールが
・チャットワーク(チャットが出来ればSlackでもなんでもよい)
・Zoom(ビデオミーティングが出来ればなんでもよい)
・Discord(音声チャットツール)
の３つです。チャットワークとZoomに関してはご存知の方も多いと思うので割愛しますが、かなり活用しているのがDiscordです。
まずディスコードにはテキストチャットと、音声チャットの２つの機能があります。メインは音声チャットで使います。PC/スマホ両方でアプリがあります。
こちらはテキストチャットの画面です。社内のローカルルールなのですが
・AFK60m お昼
お昼ごはん食べに1時間離席するよ
・back
戻ってきたよ
という意味です。
左側の赤枠の中がトークルームです。トークルームは好きな名前でいくつも作成可能です。当社ですと
・雑談しながら
→雑談用トークルーム
・全集中在宅の呼吸
→在宅ワーク中に常時接続するトークルーム
・離席なう
→離席中に入っておくトークルーム
・かめさん/うさぎさん/たけしくん/職員室
→MTGルーム
となっています。名前がふざけていてすみませんｗ
基本的にマイクはミュート状態、スピーカーはONで、話しかけたい時にミュートを解除して喋る、となっています。音声チャットに特化しているので音声は非常にクリアでスムーズに話しかけることができます。
やる前に気なってたことと今感じていること
やる前に気になっていたことがだいぶクリアになってきたのでここに記しておきます。
Q.生産性下がらない？
A.当社においては、問題有りません。むしろデザイナーやフロントエンドなどは向上、セールスは変わらずといったところです。ですが、個人的な考えとして長期的にリモートワークは生産性は下がらないが事業は伸びない、と考えているので、今回のコロナ対策後のリモートなどの設計はまた別の運用ルールが必要かと考えています。
Qサボってない？どうやって管理する？
A.サボってませんね。3時間毎の業務報告が義務付けられているのと、当社はスケジュール管理を別のソフトでやっていたりするので問題ないです。
Q.コミュニケーション頻度が減るのでは？
A.減ります。当社は現状ハイブリッド型で、出社日があるので特に問題はないですが、フル在宅基幹中はやっぱり減ります。チームによっては午後にZoomでのMTGを入れたりしているようですが誰かが率先してこの辺の仕掛けを創らないとなという感じです。
Q.セキュリティは？
A.悩ましい問題です。当社の場合はGsuiteなどほとんどのファイルをそもそもクラウドで運用しているので、在宅であってもなくてもセキュリティポリシーにあまり差がありません。ちょっと困るのは、IP制限がかかっているサーバなどに入る時、自宅から接続するの…？という部分ですね。今の所ハイブリッドなので出社日に処理する、で問題ないのですが。
Q今後の運用は？
A.状況を見つつですが、現在社内では、小さいお子さんやお年寄りと同居している社員に関してはハイブリッド週間でもフル在宅を推奨しようかとも話題になっています。この辺はリアルタイムで状況を判断し、柔軟にルールを変化させていく必要があるかと考えています。
以上となります。
今、SHARPがマスクを生産したりダイソンが呼吸器を作ったりなど、この状況を乗り越えようと世界中の企業が助け合っているのを目にします。
僕に出来ることは小さいかもしれませんが、どこかの誰かにこの記事が参考になれば幸いです。
コロナに負けず頑張っていきましょう！！