Asanaを使ってみた#07 ～脱・超カオス！ひとりAsanarのAsanaの利用例～
こんにちは、クラウドツール大好き人間の矢野です。
今年もやってきました… #AsanaTogetherJP アドベントカレンダーの季節が⛄🎄🎅
今年も、5日までにエントリーしている人がもらえるプレゼントが欲しい！というヨコシマな動機でこの記事を書き始めました。
去年の記事は少し抽象的な内容でしたが、今年は僕のAsanaレベルもあがってきたので、もう少し具体的な利用方法について書いてみたいと思います。
自分自身のAsana活用の振り返りと来年に向けた宣言がメインになりますが、“超カオスなワーキングライフを送っているフリーランス”のみなさんには何かしらのインスピレーションをお届けできるかもしれません。
（補足）
自分はほぼひとりAsanarですが、Businessプランを利用してます。（他のメンバーは細かな事務作業を手伝ってくれるフリーランスさん、プライベートのタスク管理で共有してる妻です(笑)。規模感としては全タスクの99.5%は矢野のタスクかと思います。）
（理由）
・経理コンサルの現場でクライアントさんにAsana導入をサポートする際に、同じ利用者目線で話ができるように。
・ポートフォリオとゴール機能を使いたい。
今回はこのような構成でお届けします📃
1．油断してるとすぐに超カオスになる理由
僕は、油断しているとすぐにタスクが超カオスになってしまうダメ人間です(笑) まず、なぜ油断するとすぐに超カオスになってしまうか、一度冷静に分析してみました。
「自分もそうだ！」という方には参考になるかも知れません！
①タスク管理方法が違う様々なプロジェクトの中で動いている
矢野は現在、様々な立場で、様々なプロジェクトに携わっています。
コンサルタントとして、企業の経理部をサポートしたり、ひとり起業家さんの経理・経営管理のサポートをしたり、フリーランスの方の自分経営をサポートしたり、アーティストの方々とイベントを企画・運営したり、コミュニティを企画・運営したり、キャラクターグッズを販売してみたり….
で、それぞれのプロジェクトで関係者が全然違うので、プロジェクトの中でのタスクの管理方法もそれぞれ異なってきます。
Asanaを一緒に使っているところもあれば、お相手に合わせてTrelloを使う場合もあれば、ひとまずスプレッドシートでというところもあれば、特にツールは使わずタスクは各々で管理しましょう！というところもあれば….
これが、自分の頭の中が超カオスになる原因のひとつだな、と考えています。
②プロジェクトによってコミュニケーション方法がバラバラである
タスクの管理方法のみならず、コミュニケーション方法も、slackだったり、メールだったり、chatworkだったり、ときにはLINEだったりと…
これも自分の中で情報の交通整理ができなければいろんなところで抜け漏れが発生してしまいます。。。
③タスクはある日突然やってくる
自分の携わっているプロジェクトは、ルーティン業務の割合が少なく、ある日突然タスク発生する、ということが多いのもカオスになりやすい原因のひとつですね。
④タスクに着手可能なタイミングが読めないときが多い
携わるプロジェクトが多いと、携わる方々の数も多く、ペースもそれぞれなので、自分のタスクに着手可能なタイミングも読めないことが多いです。
以上、超カオスになりやすい原因をざっとあげてみました。
こういう生き方でいこう！と決めたのは自分で、これらの要因そのものを取り除いてシンプルに生きる！というのは自分的には逆に本末転倒になってしまいます。
ここから先は、カオスとともに生きるイチ・フリーランスが、カオスを押さえ込むために、日々どのようにAsanaとともに生きているかをご紹介します。
2．超カオスを脱却するためにAsanaでやっていること
まず、Asanaをどう使っているか、ご紹介します！
①すべてをAsanaに集約している
まず、自分のタスクはすべてAsanaに集約するようにしています。
あるプロジェクトで、みんなでTrelloを使っていても、そこで振られた自分のタスクは自分のAsanaにもいれるようにしています。
別のプロジェクトで、スプレッドシートで分担が管理されている場合も、そこで振られた自分のタスクは自分のAsanaにもいれるようにしています。
家庭やプライベートのタスクも全部Asanaにいれるようにしています。
とにかく、Asanaを見れば自分のすべきことが一覧できるようにしています。
②Asanaの期日は"作業日"
Asana上の"期日"は"作業日"に読み替えて使っています。こうすることで、タスクが発生した段階で「いつやるか」まで決める習慣づくりをしています。
ちなみに、タスクを作ったらスケジュール管理をしているGoogleカレンダーにもスケジュールを入れるようにしています。（諸事情によりAsanaとGoogleカレンダーの同期は現在使ってません。）
さらにちなみに、カスタムフィールドで「最終期限」をつくって、本当の期限も見れるようにしてます。（カスタムフィールドはPremiumプラン以上で利用可能ですね。）
③ToDoが発生したらその場ですぐにAsanaにタスクを入れる
Asanaに自分のタスクを集約しているので、Asanaに入れ漏れること＝作業漏れにつながります😅そのため、ToDoが発生したらその場ですぐにAsanaにタスクを入れるようにしています。
例えば、ミーティングが始まる前には必ずAsanaを立ち上げたり、「今、ツールにタスクを入れるので少しだけ待ってください！」とコミュニケーション取ったり。
流れ次第ではその場ですべてのタスクを入れることが難しい場合もあります。そのときは、スマホで、「○○ミーティングで決まったことをAsanaでタスク化する」というタスクだけつくっておき、落ち着いたタイミングで、落ち着いてタスク登録をするようにしています。
矢野のAsana軸はこんな感じでしょうか。
（チームやプロジェクトの粒度、サブタスク使うか使わないか、などは状況によって変わってくるかと思うので今回は触れません✋）
ひとことで言えば「Asanaがないと生きていけない」状況を作り出しています(笑)
3．Asanaを自分の軸にし続けるためにやっていること
Asanaはとても優れたツールだと思います。とても優れたツールなのですが、かつての矢野は、Asanaの10%も活かしきれずに、ときにはAsanaがあることを忘れたり、作業予定日を過ぎてしまったタスクにそっと目を（というかブラウザを）閉じてしまう日々を過ごしてしまうこともあるダメ人間でした😅
そこで、「どうしたらAsanaを軸にして、ダメな自分を立て直せるか」を考えた結果、次の取り組みとセットにすることにたどり着きました(笑)
①Chrome立ち上げと同時にAsanaが立ち上がるようにしている
「ことあるごとにAsanaが目に入ってくれば、Asanaのことを忘れることなんてできない！Asanaのことを無視することなんてできない！」ということに気付き、Chrome立ち上げ時には必ずAsanaも立ち上がるように設定しました。
具体的には、Chromeの「設定」→「起動時」→「特定のページまたはページセットを開く」に自分のAsanaのマイタスクのURLを設定しています。
②1日3回、1回30分のバッファ時間を設けている
1日3回、1回あたり30分、何をやるか決めない時間を設けてます。だいたい午前に1回、午後早めの時間で1回、夕方に1回です。
この時間に、
・あえてスケジューリングするほどでもない小さいタスクをとにかくパッパ終わらせる
・メールやチャットを確認する、返信する→タスク化必要なものがあればAsanaにタスクつくる
・折り返しが必要そうな電話をする
などをしています。
以前、Asanaを挫折しかけたときは、「タスクをつくったら必ずGoogleカレンダーにも入れる！」をルールにしていたのですが、細かいタスクまで入れることが面倒になったので、「このバッファ時間に細かいものをちゃちゃっと終わらせる！」に切り替えました。
また、日々発生する飛び込みタスクも、来た瞬間に反応し続けていたら予定していた作業に手がつかない、ということも多かったので、バッファ時間の中で飛び込みタスクもさばいていくようにしています。
③朝Asana、夜AsanaでAsanaの整理整頓をしている
朝イチと終業時にAsanaの整理の時間を15分ずつとってます。これを朝Asana、夜Asanaと呼んでます。
矢野は、マイタスクのセクションを下記のように設定してます。
【朝イチでやること】
特に、今日のタスクを午前中にやるのか、夕食までにやるのか、夕食後にやるのかまで分けた方がスムーズに過ごせるので、「今日中」にあるタスクをこの「午前中」「夕食まで」「夕食後」に振り分ける作業を朝イチでやってます。
【終業時にやること】
終業時には、
・今日中に終えられなかったタスクのリスケ
・今日発生して、まだいつやるか決めてないタスクのスケジューリング
を行ってます。（これを毎日やれてなかった頃はAsanaの中が超超超いい感じでカオスでした😅）
このように、Asanaを使うという「ツールの問題」だけでなく、どう使うかの運用面もセットで考えて、油断するとすぐダメ人間に戻ってしまう自分を矯正しています(笑)
以前、Asanaのコミュニティイベントで、Asanaを活用した習慣化について10分ほど発表したことがあったので、リンクを貼っておきます！参考になれば幸いです！（中盤の自分のところからスタートする設定になってます。）
4．他のひとりAsanarの皆さんとやってみたいこと
以上がひとりAsanarの利用例でした！
もちろん、自分よりももっと効率的に管理している方や、別の活用方法をしてらっしゃる方も多いですので、ひとつの例として捉えていただければ幸いです。
利用例といいつつ、まだ100％の精度では運用できていないので、2023年は運用精度を高めて、「ちゃんと1日を始めて、ちゃんと1日を終える」ことができる人間を目指していきたいと思います。
そして、ひとりAsanarのはしくれとして、こんなことできたらいいな、と思っていることがあります。
それは、ひとりAsanarのゆるコミュニティの結成です！
・Asanaでの自己管理を応援しあう
・コミュニケーションはAsana内で取りあう
・oViceで朝会やミートアップする
みたいなことをイメージしてます！
ひとりだけでマイルールを運用し続けるのは相当な自律が必要なので、みんなで応援しあいながら（かつ、見られているというモニタリングの要素も(笑)）日々頑張れたら嬉しいな、という甘えた心が原点にありますが😂
…思いついてすぐやってしまうとまたカオスになっていくので、いったん「やりたい！」とアウトプットして、少し構想を温めて見たいと思います(笑)
いいじゃん！と思っていただける方は、ゆるっとお声かけください！
それでは皆さま、良い年末年始をお過ごしください🎍🍊