情報整理できてますか？

シングルマザーのゆきです。

先日、上司に呼ばれて、言われました。

上司「ねぇ、あの時のメール、何書いてあったっけ?」

私「…これですね。」

この間わずか30秒。
そのメール、いつ受信したものだと思います…？

昨日？一昨日？1週間前…？
1ヶ月前？
いやいや…

…1年半前！

わたしのメール受信量は1日でだいたい100件前後なのでそこまで多くはないですが、
みなさんは、1年半前に受領したメールの問い合わせ内容、覚えてますか？
私は覚えていません。
そんなの当たり前です。
覚えている超人もいるのかもしれませんが、
わたしは凡人だし無理なので、情報整理と検索を徹底しています。

私の場合、今は年間80社200名くらいの担当者とやりとりをするため、
主に取引先名でフォルダ分けをしています。
スレッド表示は便利ですが複数人が返信し始めると繋がりが見えにくくなったり見落とすことがあるため、
私は使いません。

しかし、今回書こうと思ったのは情報整理の仕方ではなく…笑

「聞かれたことにすぐに答えられることの大切さ」

をお伝えしたいなと思ったからです。

私は前職で役員秘書をしていました。
役職者の方って当たり前ですが本当にお忙しいんですよね。
その方の役に立つということは、1分1秒でも無駄な時間を使わせないということで
シンプルにその方が印象がいいです。

指示を出す側になるとわかると思うのですが、
指示を出すのって本当に難しい。

だから、丁寧に説明することやお互いに確認することは間違いなく大切なのですが、
だんだん慣れてきて、こちらが1言ったら10わかってもらえるとか、
阿吽の呼吸になると本当に嬉しいし、相手を有能に感じるし、信頼感が爆上がりするんですよね。

で、聞かれたことにすぐ答えられるのもその一つ。
「上司が欲しい情報を理解している」ということはとても大切です。

私は染みついたその癖があった為、
質問にポンポン答えていたら、
比較的上司の信頼を得ることができ始めて行ったなと思います。

私は業界知識や製品知識には乏しかったですが、
偉い方が知りたいことってそういう技術的に詳細なことというケースは少なくて

「今何がどうなっているのか」
「何が問題なのか」
「誰がやるのか」
「これからどう対応する予定なのか」
「相手方の主張はなんなのか」

みたいな"状況"であることが多いです。
その為、具体的な詳細を理解することも必要ですが、
「上司が必要な時に報告できる様に常に状況を理解・把握しておく」ことがとても重要です。

でも人間そんなに覚えていられないので、
その情報をすぐに引っ張り出せるように、
日頃から情報整理をしておくこと
がとても大切だなと感じます。

・売上や利益をまとめる
・申請内容は履歴を管理表に残しておく
・月次作業は進捗状況がわかるリスト化しておく
・メールを送る時にはコードや番号など情報を拾いやすいワードを入れ込む
など

私はやっぱりまだまだ業界知識や製品の知識が浅いことがコンプレックスです。
機械メーカーなのですが、ネジの種類すらまともに知らずに入社したので、
もちろん技術的なことはまだまだ勉強中です。

ただ最近、上記のようなコンプレックスのことや仕事の相談を上司にしていたら、
「でもさ、ゆきさんは広くなんでも知ってるよね。視野も広いし、何聞かれてもすぐに答えるし。」
と言われて、そうか、そういう印象なんだ。と思いました。

これができるようになると、日々の仕事の振り返りや、
能力考課の提出なども比較的楽に書けるようになったり
関係性を考えて対応を変えたり、
いざ転職という時にも役に立ったり。
仕事や人間関係の管理が本当に楽になります。

情報整理、ぜひやってみて下さい。
転職するよりずっと楽だし、
きっと評価も周りが自分を見る目も変わりますよ。

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