電子署名：Zoho Sign？
コロナ禍でペーパーレスがだいぶ進みました。
契約書なども電子署名/契約ツールに徐々に移行しています。
皆さん、電子署名ツール利用していますか？
日本ではクラウドサインが先駆けですね。
その次に有名なのはAdobe Signでしょうか。
今では多くの会社から電子署名ツールが登場していますが、
今後は電子署名が当たり前の時代になってきます。
そこで今回は、電子署名ツール：Zoho Sign（ゾーホーサイン）を
ご紹介します。
Zohoって？
Zoho自体については「Zohoってどんな会社？」の記事で
詳しくご紹介しています。
Zoho Sign（ゾーホーサイン）ってどんなツール？
Zoho Signは、Zohoが提供しているシンプルなインターフェースの電子署名ツールです。契約書などに電子署名を入力/署名してもらうことで、
法的根拠を保ちながらペーパーレスを実現できる仕組みです。
電子署名ってなんなの？
電子署名とは、紙の書類において印鑑やサインにあたるものです。
本人確認をしたり、内容が改ざんされていないかをチェックしたりするために用いられます。そのため、電子文書においては電子署名の付与が本人承認の証明になります。
2001年4月1日に「電子署名法」が施行され、電子署名が手書きの署名や押印と同様に通用すると法的に認められました。この法律により、本人による一定の要件を満たす電子署名がなされた電子文書は、真正に成立したものと推定されるようになりました。
メリットは？
・収入印紙代を削減できる
電子契約は書面と違い、収入印紙を貼り付けする必要がありません。
収入印紙代は、契約のボリュームによって最大60万円かかることも。
これらが不要となると、大幅なコストカットが見込めます。
・郵送代を削減できる
紙契約書のやり取りは相互の押印が必要なため、ほとんどの場合、
相互に郵送でやりとりを行います。契約書のやり取りが多い場合、
この郵送代の削減も大きなメリットがあります。
・業務フローが楽になる
契約書を交わすのに取引先まで出向いたり郵送で対応したりする必要が
ありません。また、契約に修正事項があってもその都度データ上で修正
作業ができます。そのため、契約成立までの時間や手間を大幅に省くこ
とができます。進捗も可視化され、誰の承認まで進んでいるかなども確
認できるようになります。
・書類保管スペースや手間が削減できる
紙の書類は一定期間大切に保管する必要があります。そのため、保管ス
ペースを設けなければいけません。しかし文書の電子化が進むと紙の書
類が大幅に減り、書類の保管スペースが削減できます。また電子契約は
全てインターネット上で完結できるので、印刷・捺印作業などにかかる
手間も省けます。
・ペーパーレスにより費用削減できる
書類が電子化されれば用紙代/印刷代などの諸経費も削減できます。
デメリットは？
・すべての契約書に適用できるわけではない
一部の不動産や投資信託関連の契約書は電子署名が利用できない場合が
あります。
・取引先に了承してもらう必要がある
この点が一番重要なことですが、取引先が電子署名を承諾してくれない
場合、紙の契約書を発行する必要があります。
契約書以外でも利用できるの？
例えば弊社では、
・見積書の承諾（注文書）：Zoho Booksに組み込まれたSignで署名
・作業報告書：CRMからSign経由でメール送信サインをもらう
などを行っています。
作業報告書などはいまだに複写式のものが多くみられますが、
複写式の紙もコストがかかる。電子署名であれば便利ではないでしょうか？
機能を詳しく知りたい？
①文書テンプレート
Microsoft Office Word / Zoho Writer の文書をテンプレートとして利用し、
必要な個所に署名を挿入することができます。
②署名フォーム
コードや連携を使用することなく、安全なURLを介して署名を集めるオン
デマンドのセルフサービス文書を即座に作成できます。
③対面での署名
メール送信だけではなく、訪問時に顧客と確認をしながらタブレットなど
で対面で署名を収集することも可能です。
④ブランディング
会社ロゴを追加し、必要に応じてメールの件名やヘッダー、メッセージ、 ボタンの色をカスタマイズでき、自社ブランドをアピールできます。
⑤安全な文書管理
署名済みの全文書のコピーをZoho Sign 内で安全に保存、管理できます。
署名済み文書をいつでもメールで送信、または希望するクラウドストレー
ジサービスに保存できます。
⑥一括送信機能
受信者の情報を記入したCSVファイルをアップロードし、署名用の項目を
追加し、送信ボタンをクリックすれば、一括送信も可能です。
⑦ステータスの追跡
署名者は、それぞれの文書のコピーを受け取り、署名して返送します。
文書に署名した受信者の数をかんたんに追跡でき、未返信の受信者に再送
信することも可能です。
無料プランはある？
もちろんZoho、無料プランはあります。
ただ、無料プランでは送信できるドキュメント数がかなり少ないため、
Zoho Oneプランでの利用をお勧めします。
いかがでしたでしょうか？
利用頻度が多い場合、国内ツールでは従量課金がネック。
Zoho Oneを契約していればドキュメント数無制限、CRMと連携可能な
Zoho Signを検討してみてはいかがでしょうか？
「大畑祐貴@Zohoマーケティングコンサルタント」ツイッターも是非！