チームメール：Zoho TeamInBox
問い合わせメールの管理、どのように行っていますか？
多くの中小企業は、「共有メールをそれぞれのメールに受信して対応」
しているのではないでしょうか？
この方法ですと、
× 誰が対応するのかわからない ⇒ お見合いが発生
× 対応が完了しているかわからない ⇒ 漏れ/サポート品質の低下
などが発生してしまいます。
国内サービスでも問い合わせメール管理サービスはあるのですが、
やはり少し割高・・・。
そこで、今回はチームメール管理ツール：Zoho TeamInBox（ゾーホーチームインボックス）をご紹介します。
Zohoって？
Zoho自体については「Zohoってどんな会社？」の記事で
詳しくご紹介しています。
Zoho TeamInBox（ゾーホーチームインボックス）ってどんなツール？
問い合わせや営業関連の共有メールを複数人のチームで管理ができる、
チームメール共有管理ツールです。2020年3月にリリースされました。
国内サービスでいえば、
・ラクス：メールディーラー
・サイボウズ：メールワイズ
などが有名です。
どんな効果がある？
共有メールを受信して確認するだけであれば、POP/IMAPのメールを共有
するだけで特にチームメール共有管理ツールは不要です。
例えば、顧客のサポートをしたり、問い合わせを複数人が対応する場合、
・誰が対応するか
・対応が終わったか
・対応に問題がないか
などを複数人が把握できる仕組みが必要です。
コロナ禍の中、電話サポートを一時的に停止している会社もありますが、
メールが主な手段になった場合、チームメール共有管理ツールがあれば、
〇漏れがなくなる
〇誰が担当しているかが把握できる
〇完了しているかがわかる
など品質を上げていくことができます。
機能を詳しく知りたい？
①チームとしてメールを共有管理できる
共有メールボックスをいくつも設定でき、一つの画面から様々な共有メールへのアクションを行うことができます。
②メールに担当者を割り当てる
誰が対応するかを割り当てることができます。
割り当てられたメンバーは自分の担当分に集中することが可能です。
③メールに対してチームメンバーがアドバイスができる
メールに対して茶と機能でコメントをつけることができます。
例えば対応に対して担当者以外がアドバイスコメントを付けることにより、
対応品質を向上、履歴として残すこともできます。
④対応の進捗状況をスレッド管理
スレッドを担当者に割り当て、対応が完了した内容は即時にアーカイブされます。そして、優先度の低いスレッドはスヌーズ扱いとして対応を保留することで、共有受信トレイを常に整理された状態で保てます。
⑤自動化ルール
メールに対して条件付けをあらかじめすることで、特定条件で担当者を
割り当てて業務配分を行うなどが設定できます。
無料プランはある？
残念ながらTeamInBoxは無料プランはありません。。。
ですが、国内ツールだと大体1ユーザー500円だったり、月額20,000円だったりしますが、TeamInBoxは5ユーザーまで960円/月額なので、
圧倒的に安価。Zoh One ユーザーならば追加料金なしで利用できます。
いかがでしたでしょうか？
シンプルなツールですが、だからこそ効果を発揮しやすいTeamInBox、
サービス品質向上のために試してみてはいかがでしょうか？
「大畑祐貴@Zohoマーケティングコンサルタント」ツイッターも是非！