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ミーティングと生産性の話

Yuka Nakabayash - DesignManager

色々な方と働く中で、時間の使い方が上手な方とそうではない方の違いについて、思うところがあったのでつらつらと書きます。

ずばり、これに当てはまっているなと思ったら要注意、という項目がこちら。

  • ミーティング前にゴールや論点が洗い出せていない

  • 会話に流れがない、もしくは混沌としてしまうことが多い

  • とりあえず1時間のミーティングを入れてしまう

  • 次の予定（締切）を決めずに取り組む

  • 一日の大半をミーティングで埋めている

ミーティング前にゴールや論点が洗い出せていない

何のための時間なのか、何を決めたいのかを整理せずにミーティングを設けるのはやめましょう。
何かを決めるのではなくブレストの場だったとしても、ブレストの先に何を見出したいのかは定められるはず。
自分がミーティングの主催者である場合は特に大事ですが、ミーティングに呼ばれた立場であっても、ミーティングが始まった時点でゴールや目的を確認した上で話し始めるのが良いでしょう。
時間は有限です。その中で最大限の成果を出そうと思えばこそ、必要な時間はとっても、時間をかけ過ぎないこと、いかに効率的な議論ができるかを意識することが大切です。

会話に流れがない、混沌としてしまうことが多い

話があちらこちらに行ったり来たりしてしまった、話しているうちに「何の話だっけ？」となってしまったことはありませんか？
先述のゴールや目的を整理しておくことでも改善されますが、もう一つコツがあります。

ミーティングの場では会話することで新たな論点が挙がったりします。
その時に、何がはっきりすれば答えを出せるのかを頭の中で組み立てることをおすすめします。
また、情報や考えをフラットに並べるのではなく、粒度や重要度で構造化して整理することをお勧めします。
関連性をサークルで図解するシステム思考や、ロジックツリーを使って整理するのも良いでしょう。
私は慣れるまでは会議後に自分で書き出したりしながら構造化する練習をして、慣れてきたら会議の場で即時に構造化しながら会話を進めてみるようにしていました。

ブレストのアイデア出しはフラットに、収束のフェーズでは構造化して整理すると良い議論ができると思います。

とりあえず1時間のミーティングを入れてしまう

ミーティングで話すべきことと、デスクサイドで手短に会話して結論を出すべきことがあります。

デスクサイドでの会話で済ませた方が良いものの目安は以下。

  • 点の話の場合
    例えばこの機能のここの仕様をこうしようと思ってるんだけど、といった具体も具体の話がこれに該当します。

  • 関係者が2-3人で、決めることがクリアな場合
    関係者が少なく、腰を据えて議論する必要がないなら、ミーティングにする必要がないことがほとんどです。

  • 報告がメインの場合
    報告だけならテキストコミュニケーションのみで済んでしまうことも多いです。
    事前に報告を送ったうえで、議論の必要があるポイントに絞ってミーティングすると良いでしょう。

今ちょっといい？と声をかけてデスクサイドで5-10分話して決める。その後すぐに仕事に戻り決めたことに取り掛かる習慣ができると、作業や考えることに使える時間が増やせます。
また、会話によってコミュニケーションが活発になるので、連帯感や意欲にも繋がり個々の生産性向上にも繋がります。

次の予定を決めずに取り組んでしまう

会議の場で時間が残り5-10分になったら、この後どう進めるか、次はいつ何をするかを擦り合わせる習慣を持ちましょう。
また、ミーティクに向けた準備が必要な場合に、準備が終わるまで予定を入れない方もいますが、これは避けるべき。
なんだかんだで先にミーティングの予定を入れてしまえば、そこまでになんとかするものです。

一日の大半をミーティングで埋めている

これは、上の人ほど要注意。
考える時間がないけど、ミーティングはたくさんしている、という状態で良い仕事ができるわけがありません。
チームやプロジェクトで相談して、No Meeting Dayを設ける、ミーティングを最低限にしようという呼びかけをするなど、考える時間、集中できる時間を守るようにしましょう。

まとめ
ミーティングしても一銭も儲からない

ミーティングが多いプロジェクトや組織に対して、私が声を大にして言いたいのがこの言葉です。
何をユーザーに提供するか、どう動くかが本丸であって、その答えに辿り着くためのミーティングや相談はプロセスでしかありません。
効率を考えながらスピード感を持って進めていけると良いなぁと思います。

また、意外とこれらの認識ができていないのはマネージャーやリーダークラスというケースもあります。メンバーに活躍を期待しつつ、業務時間を奪うような定例ミーティングをしていないか？
ミーティングで得られることに対して時間のバランスはどうか？
という意識は大事だと思うのでした。

最後までお読みいただきありがとうございました。