リモートワークにおけるチームワークの心構え
クライアントさんに向けて情報をまとめようと思いましたが、せっかくなので全世界に発信することにしました。これが正解ということではないですが、私なりの経験に基づく考えを書いていきます。
大前提：発信しなければ伝わらない
あなたが今何をしているか、何を考えているか、何に悩んでいるか、空気を察することはできません。何も発信しなければ「何をやっているか分からない人」として認識され、出てきた成果だけでしか判断されなくなります。ちょっとしたことでも発信できる場所+発信しやすい雰囲気（いつも誰かがつぶやいているような）が大切だと思います。だから、チャットツールにあえて雑談チャンネルがあるのかもしれません。
大切なこと①：みんなが見えるところでコミュニケーションを取る
リモートワークとオフィス出社のハイブリッドあるあるですが、どうしてもオフィス出社の方が情報を集めやすくなります。フルリモートでも、オンライン会議で話したことは、出席していない人には伝わらないです。共有カレンダーに入っていなければ、会議の有無すら知られないこともあります。
情報の格差があると、情報が少ない側からは「何をしているのか分からない」と見られ、必要な時にサポートしにくい状況が生まれます。その結果、助け合えるというチームワークのメリットが活かされない状態になってしまいます。
ちょっとした会話はオープンなチャンネルでテキストでやりとりしたり、オンライン会議で話したことは議事録に残したりして、誰でも後から情報をキャッチアップできるようにしましょう。
※個人情報など全員が見れてしまっては問題な情報もあります。チャンネル参加者を必ず確認し、時には必要に応じてDMを活用しましょう。なるべくDMは避けたいですが。
大切なこと②：進捗は管理ツールを使って誰でもいつでも見れるようにする
プロジェクトマネジメントするにあたり、誰がどの程度進捗しているかを把握しなければなりません。見たら把握できるところに情報があれば聞かなくても勝手に見に行けますが、分からなければいちいち確認の連絡をしなければなりません。「今進捗どうですか？」と何度も聞かれると圧を感じてしまうと思いますし、聞く側も嫌なので、進捗管理ツールを活用して分かるようにしておきましょう。日々の進捗報告をしておくと、タスクに対する時間の使い方も見直すことができます。
とくに、工数管理が苦手な場合は、プロジェクトマネージャーがチェックしてくれるので、責任を分散させることができます。
大切なこと③：レスポンスは基本24時間以内
リモートワークでは対面での確認が難しいので、スムーズな情報共有が欠かせません。まず、既読スルーはビジネスにおいてマナー違反とされるため、メッセージを読んだら必ず何かしらの反応を返しましょう。たとえば、返事をする余裕がない場合でも「後ほどお返事します」などと簡単に返信するだけで、相手に安心感を与えます。
また、メッセージの反応に絵文字だけを使うと、通知が届かない場合があります。そのため、返信が必要な内容に対しては、必ず文字で返答することが望ましいです。そして、どうしても24時間以内に返事が難しい日がある場合は、事前にカレンダーに返事が可能な日を記載し、周囲に周知することも大切です。
大切なこと④：細かい敬語よりも伝わりやすい文章かをチェック
リモートワークでは、メッセージが直接の意思伝達手段になるため、相手に伝わりやすい文章が非常に重要です。たとえば、長すぎるテキストは読みにくく、逆に短すぎると必要な情報が伝わらないことがあります。適切なボリュームで、内容が明確に伝わるよう心がけましょう。
また、相手が読むことに負担を感じないように、シンプルで分かりやすい表現を意識すると、より効果的です。敬語の正確さについても重要ではありますが、もし不安な場合はAIツールを利用して確認するなどし、過度に気にしすぎずに進めることで、コミュニケーションがスムーズに進みます。
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大切なこと⑤：テキストは情報通達に限界があるから頼りすぎない
リモートワークではテキストのみでのコミュニケーションに頼りがちですが、メッセージのやり取りが多くなりそうな内容については、通話の方が効率的で、伝わりやすい場合があります。とくに相談や重要なディスカッションが必要な場合には、通話を活用することが推奨されます。
さらに、通話で話した内容は後から確認できるよう、議事録を作成し、共有するようにしましょう。議事録があれば、メンバー全員が同じ情報を基に行動できるため、よりスムーズなチームワークが実現します。
💡議事録のフォーマットも悩まなくてOK
・誰が参加したか
・決まったこと
・Next Action
さえあれば最低限大丈夫！
リモートワークで一番大切なことは情報共有！
繰り返しになりますが、発信しなければ何もわからないのがリモートワークです。オフィスにみんなが出社しているころは、気になったら席まで行けば話せたし、何かをしていることは見ればわかりました。
自分一人で完結する仕事はほとんどないと思います。最初はどんな細かいことでも情報発信・共有をしていくと、見ている誰かがアドバイスやフォローをしてくれるので、積極的に発信していきましょう！