タスクが増えても慌てない！若手ビジネスパーソン向けタスク優先度設定術

こんにちは、yuiです。
タスクが少ないうちは、割り振られた順にタスクをこなしていけば問題ありません。ただ、年次が上がるとタスクの量が多くなり、そうはいかないことも。
優先度をつけつつ、タスクの対応が必要になります。

今日は、タスク量が増えた時にどう優先度を付けていけばいいのか？についてまとめていきます。
若手ビジネスパーソン、タスクに振り回されがちな人にオススメの記事です。

優先度付けの前に大切なこと

そのタスク、本当に今必要？

ビジネスパーソンとして働く中でめちゃくちゃ見てきたのがコレ！
上司から言われたタスク、詳細と締め切り聞いてないのにやろうとしてません！？

上司って生き物は締め切り言わないんですよ・・・。
（もちろん伝えてくれる素敵な人もいますが！！）

しかも、急いで対応しても
「あ、それいらなくなったって言うの忘れた！」とか、「何の件だっけ・・・？」と言われることの多い事。

そんなことを繰り返し、学びました。
上司からふんわり投げられたタスクは、
・詳細の内容（背景も含む）
・締め切り
・優先度
をしっかり確認してから着手する！！
上司から来たタスクは、すべてが優先度高いわけではないのです。

優先度を付ける時に必要な観点

さて、ここからが本題です。
優先度付けをする時に、この性質があるなら早くやろう！をリストアップしていきます。

関係者が多いタスクは早く

関係者が多いほど、タスクを進めるのが大変です。
依頼した先で中々進まない事、
考えていたことがひっくり返されること、
追加の意見を貰う事
など、想定していなかった色んなことが起きます。
だからこそ、それに対応できるように早く進めることが重要です。

上司承認が必要なタスクは早く

基本的に上司は忙しい。
そして、あなたにとって急ぎ・重要なこと＝上司の急ぎ・重要なことではありません。
ここを認識しておくと、「なんで急いで対応してくれないの！？」という事がなくなります。厳しいことを言えば、それはあなたの意見。嫌なら上に上がるしかないのがビジネスパーソンです・・・。
上司に出す時は、バッファを見込んで早めに出しましょう。
（上級になってくると、ギリにだして意見を通すとかのゴリ押し技もありますが・・・。まずは基本に忠実に。）

他部が絡むタスクは早く

これも”関係者の多いタスクは早く”と類似です。
他部が絡むときは、その部署との関係性についても考慮しておくと◎
仲のいい部署なのか、今回の件は利害関係が無い案なのか、顔見知りに担当なのか等・・・。
特に、利害関係が発生するときはタスクの進みが遅くなりがちなので要注意。

ちなみに、社内で知り合いを作ったり、普段の申請を期限通りに出したりするのはこういう時に効いてくるので結構意義があると思ってます。

やったことのないタスクは早く

初めてのタスクは想定外がいっぱいです。
やろうと思ったら、権限の申請が必要だったり、他部からデータを貰わないといけなかったり、情報提供に思った以上に時間がかかったり・・・。
マニュアルがあればマシな方ですが、それでも記載されてないことがたくさんある！！なんてことはあるあるですよね。

私の経験上、新人～4年目の頃は、自分が思っている倍の時間を見込んだ方が無難です。

馬鹿にできない、なんとなくの感覚

ぜんっぜん論理的ではないですが、個人的に「意外と当たるよな」と思うのが下記2つの感覚。
上記の原則と合わせつつ、使ってみてください。

めんどくさそうなタスクは早く

数年間仕事をしてみると、なんだかんだで仕事の事が分かってきます。
大抵めんどくさいなって思うタスクは重要なことが多い。
（多分、うっすら分かってるから、面倒なんだよな。）

めんどくささにかまけて見て見ぬフリをして、
「あ～やってしまった！」なんて思った経験は誰しもあるハズ！
めんどくさいモノこそ、早く消化しちゃいましょう。

なんか嫌な感じのタスクは早く

こちらも同じく、重要かつ難易度の高いタスクからは嫌～な感じが漂てきます。
ビジネスパーソンとして鍛えられた嗅覚が物語ってくるんです。
このタスクはヤバいと。

やる気の出ないタスク、どうやる？

最後に、先にやろうと言われても出来ないんだよね。という人に向けたアドバイス。

いつやるかは、決めて習慣化

やろうかどうか考えるから、進まない。
だから、もうやると決めてしまいましょう！

特に、いつやるかと決めてしまうのがオススメ。
私の場合、集中力があり、頭が疲れていない午前中、特にお昼前あたりに面倒なタスクを持ってきます。個人差はあると思いますが、こうゆうタスクは頭を使うので、頭が疲れてないうちにやるのがオススメ！

手が進む範囲に分割する

難しいタスクは、できるだけ小さい範囲に分割。
大きいままではどこからタスクをやろうかと迷います。なので、やるべきことに迷わないように行動１つ単位くらいに分割してしまいましょう。

例えば、「A社に見積もりを出す」という話なら
・○○の情報を探す
・過去の類似案件△△の見積もりを確認する
・資料のたたき台を作る
・××さんにたたき台を見せて相談する
・資料を清書する
・上司に承認を取る
・先方に資料をメールで連携する
このくらいに分割するイメージです。（仕事内容は例。）

いかがだったでしょうか。
働いていると、先輩から「優先度付けて！」って言われるけど、意外とどんなタスクを優先度高く対応したらいいかを教えてもらえないですよね。
そんな時には、ぜひこの観点を使ってみてくださいね。