会議や打ち合わせには最適！効率よく進められる3つの工夫

仕事では会議や打ち合わせは欠かせない方もいらっしゃると思います。

毎週定例でやっているものやお客様の打ち合わせなど様々ですが、
共通して言えるのは簡潔に終わらせたいということではないでしょうか。

会議が長引くと、自分の仕事の時間が取られてしまうため
なるべく短めに終わらせたいですよね、

今回は、自分が会議などの時に効率よく短縮するために心掛けていることを
3つに分けてお話します。

その1：意思決定のみの場所にする

一から十まで話していると日が暮れます。
会議の場では、意思決定のみする場所にしましょう。

そうすることで議題はシンプルになります。
会議は議題を決める場所ではありません。

事前に議題を持ち寄ることで会議時間がかなり短縮することができます。

また、TeamsやSlackなどのチャットツールを活用しましょう。
事前に相談しておきたい内容や会議で確認しなくても良い点は、そちら確認することをおすすめします。

会議を意思決定の場にするためには、受け身でなく受動的に参加することも心掛けましょう。

最終決定は自分がしなくても、意見を持っておくことで
スムーズに進める手助けになります。

その2：議事録を予め作成する

会議をする時は、アジェンダなどがあると思います。
それに加えて、議事録も予め作成しておきましょう。

そこに今回話す内容を書いておくことで、進捗良く話を進められます。
また、議事録を作成しておくことで会議に参加するメンバーに予め会議の内容を目を通してもらうことができます。

会議の時間に話す内容を決めて、そこから話を進めていくよりも
圧倒的に時間が短縮できます。

その1の意思決定の場にすることもそうですが、
全員が共通認識を持つことが大切です。

そのために議事録が打ってつけなんです。

誰も作成する人が居なければ、率先して議事録を作成していきましょう。
議事録を作成できるようになると、PMやPMOのようなマネジメント関係の仕事でも活かすことができます。

その3：会議・打ち合わせの時間を決める

お客さんとの打ち合わせでは時間を決めていると思いますが、
社内の会議ではなあなあになっていませんか？

時間を決めないと延々と話が長引きます。
時間を決めることで余計な話を省略する必要があります。

その時に、必要な内容について議論することができるのでおすすめです。
また、ハンドリングする人も予め決めておきましょう。

その人がタイムマネジメントすることによって、円滑に進めることができます。
これはお客さんとの打ち合わせが長引きそうな時にも活用できます。

お互いの時間を使っているのでスムーズに進められるようにしましょう。

まとめ

今回は、会議や打ち合わせで効率よく進めるために工夫していることを
まとめました。

大切にしていることは3つあります。

その1：意思決定のみの場所にする
その2：議事録を予め作成する
その3：会議・打ち合わせの時間を決める

3つの内容で共通していることは受動的に動くことです。
改善するためには、誰かが旗振り役になる必要があります。

試行錯誤しながら、効率よく会議を進めていきましょう。