NotionFormでバックログの起票を簡単にしてみる
最近起業した友人からバックログの管理をしたいんだけど、どうしたらいいか、という相談を受けました。個人的なおすすめとして、お金を払えるならLinear、バックログ専用にお金を払いたくないならNotionもありかもね(Notionは課金していました)、と伝え、簡単にDBを作成してみました。
NotionのDBはカスタマイズ性が高く、ある程度のことは吸収できたのですが、起票をするのにNotion DBに直接起票をする必要があり、今まではうーーん、、、という気持ちがありました。
が、先日のMake with Notionで、Notion Formの発表があり、この機能である程度起票時の課題を吸収できるぞ、と思い、作成。今回はバックログを管理するNotion DBの作成をしてみたいと思います
DBの作成
まずは何よりバックログ用のDBを作成します。
この時の工夫がいくつかあるのですが、それはフォームの説明後に記載します！
Notion Formの作成
DBのViewを作成する際に、新規フォームの作成が登場しています。
こちらから作成すると、こんな感じ。
各フォームへ、必須化や長文の回答などの設定も可能。
DBのプロパティによってバリデーションも効いていて、メールアドレスのプロパティなどを利用している場合、無効なアドレス表記はしっかり弾かれます。
このフォームのリンクを提供することで、プロダクトへの課題を起票する導線を作ることができます。便利！！
DB作成時のおすすめ設定
今回の主題のNotionFormとは関係ないですが、以下バックログ用のDBを設定する時のおすすめです。
タスクDBに変換
顧客・プロダクト区分などをタグではなくリレーションで設定する
利便性のためタスク終了ボタンを設定する
関数を利用しリードタイムを記録する
全体からの示唆を得るためのチャートを作成
タスクDBに変換
DBのカスタマイズからタスクを追加します。これをすると何が嬉しいかというと、バックログに必要な期限や担当者といったものが自動で作成できます。
さらに嬉しいのは、Notion Homeに自身にアサインされたすべてのタスクが流れ込んできます。
顧客・プロダクト区分などをタグではなくリレーションで設定する
例えば起票する時に、どのお客さんが、どのプロダクト・機能群に対して課題があるのか、と言ったことを記載したい時はあるかと思います。その際にタグでやることも可能なんですが、個人的にはリレーションDBを作成して行うと良いかなと思いました。
こうすることで何が嬉しいかというと、顧客DB側のステータスで、オンボーディング中や、トライアルなどお客さんの状態を設定し、ロールアップを使用することで、それぞれの課題を解決すると何が嬉しいのかを見ることができます。
Excelのピボットテーブルに近いですかね？
利便性のためタスク終了ボタンを設定する
DBにボタンプロパティを設定し、以下のAutomationを設定することで、タスクの終了を簡易的にします。これは本当にボードを使わなかったり、ステータスの変更をちょっと簡単にするだけです。笑
関数を利用しリードタイムを記録する
バックログの解消にかかった時間、リードタイムを見たいケースがあると思います。Linearには標準で設定されていますが、NotionDBには標準装備してないはず。(多分。あったらごめんなさい)
まず終了時間という日付プロパティを作成し、Automation(DB右上の雷マーク)でステータスが完了になった時に、終了時間にトリガーされた時間を設定するようにします。こうすると完了になった時間が終了時間に自動記録されます。
次に関数プロパティを作成し、以下の関数を記載。
dateBetween(prop("終了時間"), prop("Created Time"), "hours")
(今回簡易的にCreated Timeで記載しましたが、もっと厳密にやりたければ、作業開始時間を終了時間と同じように設定することで開始から終了までのリードタイムを取れると思います。)
全体からの示唆を得るためのチャートを作成
上で作ったリードタイム、見たいですよね。。。
チャート作っちゃいましょう。
他にもX軸を顧客、Y軸に課題数、グループにステータスを設定することで、顧客別の課題数とそれの進捗状況の表示。
担当者別の課題数の表示。
日次推移の課題数の増減が見えたり。
割といかようにもチャートを作って見えますね！
Advance! メール送信
なんとこないだのMake with Notionで、Automationからメールを送信できるようになったので、課題作成者にバックログの完了時にメールを送信することができるように！！
関数で複雑な数式を入れたりなどもできるように
こんな書いておいてあれですが、メール送信はそこそこ危険なので簡単に変更され得るステータスに設定するのはおすすめしません😇
メール送信の自動化がどこかで設定し続けてしまいずっと発火されることも目に見えます。。。
まとめ
先日のアップデートでめちゃくちゃ便利になったNotion。他にもLayoutsというNotion DBのページのレイアウトを変更できる機能も増えましたが、今回は割愛。
こんだけ書いてますが、まだまだ足りないなぁと思うこともあり記載します。
フォームをわざわざ開くのが面倒
Slackでコミュニケーションを取っている場合、LinearのSlack同期に勝てない
Notionユーザーでないとフォームに記載できないプロパティがある
などなど痒いところに手が届かない感じもあり、今後に期待しています！
(逆に激推ししているLinearにも、ここ改善してくれたら・・・という部分もあり、今度書きたいと思います)
長々と書いてしまいましたが、Notionでなんかしたいなどあれば気軽にご連絡ください。お待ちしています！
今回作成したNotionをテンプレートとして置いておきます。