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障害福祉業界のITツール導入のすゝめ

篠原雄太郎（障害福祉業界を明るくしたい行政書士）

最近、財務コンサルタント養成講座の復習のアウトプットばかりしていた障害福祉業界を明るくしたい行政書士の篠原です。

復習のアウトプットばかりに追われるのではなく、週に１度は更新している「障害福祉業界の話題」も更新していきますよ！

今回は「障害福祉業界のITツールの導入」についてお伝えしましょう。

クラウドサービス等のITツールの導入が障害福祉業界で始まっている

先日、こんなツイートをしました。

記録の保管義務とITツールの相性

障害福祉サービス事業者の運営基準の１つに「記録の整備」という基準があります。

その整備された記録の中でも保存しておかなければいけない記録は主に「利用者」に関する記録となり、5年間保存する義務があります。

5年間保存する義務のある記録は以下となります。

・個別支援計画
・サービス提供記録（業務日誌・サービス提供実績記録表　等）
・市町村への通知に係る記録（法定代理受領通知　等）
・身体拘束の記録
・苦情内容の記録（苦情受付記録　等）
・事故に関する記録（事故報告書・ヒヤリ・ハット報告書　等）

これらは実地指導で準備する書類となるため、紙で残ってしまうとかなりの場所を取り、従業員の事務スペースがどんどん狭くなる経験をしている方は多いのではないでしょうか？

法定代理受領通知は行政からの通知となり、個別支援計画・サービス提供実績記録表は利用者のサイン又は印鑑を残す必要があるので、紙で残ってしまうことは現時点では避けられないでしょう。

しかし、業務日誌や事故報告書といった法人内部で完結する書類であれば、実地指導日までに印刷して準備することができるので、クラウドサービスを利用して保存し、事業所内で保管場所が取られずに済みます。

このように文書が押印廃止に向かっているようですので、今後は紙での保存からどんどんデータ保存に切り替わっていくのかもしれませんね。

他にもクラウドサービスを利用することで記録が紙では机の上等で書いて残す必要がありましたが、業務用スマートフォン・タブレット等の端末を勤務ごと又は作業班ごとに準備しておくと、変化に気付いたらすぐに記録に残すことができるメリットもあるため、クラウドサービスを導入し始めているケースが見られています。

合わせて業務連絡等もLINEやSlackを利用したやり取りも導入されつつあります。

ITツールを導入しただけで安心しない

「ITツールを導入してようやく業務が効率化できる」…

と安心するのはまだ早いです！！

ITツールを導入したのはいいけど、実際に使用するのは誰ですか？

現場の従業員が大半ですよね。

つまり、現場の従業員が使いこなせるITツールでないと導入しても結局負担が増えることに繋がります。

使い続けることで慣れることもありますが、現場がITツールに苦手意識を持ってしまっては使うのを避けてしまうことにも繋がりかねません。

もしITツールを導入したはいいけど、現場に浸透しないという悩みを抱えているのであれば、導入したことで安心してしまい、PDCAの「C」つまりチェックから先を怠ってしまったことが挙げられるのではないかと思います。

ITツールは導入後の検討が大切です。

Cから先の検討は業務過多になりがちな障害福祉業界ではまだまだ弱いように感じます。

ITツールの導入の決定を決断した法人は素晴らしいです。

ですが、決断したからにはITツールを使い続けるための検討をしていかないとせっかくの決断が無駄になってしまいますよ！

業務連絡にきちんと返事をしていますか？

この業務連絡に対する返事。

実はLINE等の業務連絡ツールを使うのであれば、単純なことですが、この返事がとても大切です。

僕もLINEを使用しているので経験していますが、忙しいといわゆる「既読スルー」をしてしまいますよね。

この「既読スルー」の厄介なところは忙しい中確認していたため、「後で返事しよう」と思っていても「通知が付かない」状態となるため、忘れやすいです。

連絡を入れた相手にも「既読」が付きますが、「きちんと伝わったかな？」と不安に思うことも多いでしょう。

つまり、ITツールを導入して安心してしまうと、以前紹介した「言った、言わない」が起こりやすくなるのです。

このツールを利用した業務連絡は「返事を欠かさないこと」が重要になります。

ツールで連絡しただけで済ませてしまうだけでなく、顔を合わせた時に相手に確認することも連絡ミスを防ぐ対策となりますね。

業務連絡ツールを導入している法人でも連絡ミスが見られていませんか？

もし見られているのであれば、この「返事を欠かさない」「相手への確認を怠らない」の2つが忘れずにできているか確認しましょう。

おすすめのITツール

もしまだ導入ができていないという法人のために、せっかくですので、僕がおすすめしたいITツールを最後に紹介させて下さい。

僕は「チャットワーク」をお勧めします！！

僕がチャットワークをお勧めする理由ですが、業務連絡用のチャットだけでなく、ご自身のタスク管理用のチャットも準備されているため、自分用のタスク管理の「見える化」が可能になるところです。

自分でタスクを設定する手間はありますが、設定してしまえば、タスクが完了するまでチャット上に残すことができるので、忙しい業務に追われながらも設定したタスクを思い出しやすくなります。

チャットワークの上手な活用についてはこちらの創業メンバーの1人である加藤利彦さんのYouTubeがとても参考になります。

ITツールを導入することで業務の効率化の実現は目指せますが、法人内で浸透させなければ意味のない導入に繋がりかねません。

今回のITツールの導入に関するお話が皆さんの参考になれば、幸いです。

最後までお読みいただき有難うございました！

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