自治会役員を経験しての業務スリム化。
この記事は現状の自治会活動の批判を中心に、スリム化のために行った対策を最後に紹介します。デジタル技術を使った具体的な対策については”やったこと”のみご覧ください。
自治会の役員（副会長）
”副会長は、会長を補佐し、会長に事故ある時は、あらかじめ会長が指名した順序によってその職務を代行する。”
とのことだったので、自治会によくいる立候補した世話好き会長さんがやってくれるだろうと安心してましたが、その目論見は開始２ヶ月で狂うことになります。
自治会の活動
実際は月に2度も3度も各所から回ってくる回覧物の配布準備、ゴミステーション管理（カラス対策、不正ゴミの連絡、定期清掃）、防災訓練、防犯パトロール。各種催しごとのサポート。他の上位関連団体との会合。
さらには近隣小中学校からの連絡窓口など、間口が広く、やる気ある会長さんだとあれもこれも仕事を引っぱってきます。
昭和バブルを謳歌した人が口うるさく、日本を徹底的に後進国に押し下げてしまったデジタル難民の筆頭方々、いまだに出身大学や遺物の仕事実績を盾に無駄話をして、毎月の会議時間は２時間を超えてました。
高齢化の未来を憂い、色々な雑務は”よくわからんから任せます。”と無茶ぶりばかりでした。
現役で業務改善や効率化を経験していない多くの自治会役員たちです。正論を述べては自尊心を保つために意見を発し、議論が収束しないことが多いです。
自治会業務は地域を支える重要な役割を担っているものの、緊急時に役員に何かを期待する人は少なく、高齢化による不安を自治会に求める発言をされても、実務にあたる現役世代にはコストパフォーマンスが悪く、相当なボランティア精神が求められます。
ほとんどが”無駄な作業”と誰かが言わないといけないと思います。やり様によってはいくらでも簡単にできます。
現役世代の負担
現役世代は私を含め5人。65-83歳の高齢者が10人という構成でした。PCを使える人は7名で、そのスキルは10年前のレベルにとどまってました。
大前研一氏の何かの著書で”IT、語学、金融” これだけやっていればどんな会社でもそれなりに成功するとの言葉を信じ、ITの流行はそれなりに気にしてましたが、プログラム言語も、生成AI使えば誰でも書けるようになりましたね。
クラウドベースのアプリを使えば色々もっと楽になります。タッチスクリーンやジェスチャー操作。音声入力、音声操作も一般的になってきたと思っていたら、実際の会議ではICレコーダー記録に、無駄に長い議事録（word)、回覧訂正など、30代の方でも全く持って古びたスキルで驚きました。
聞けば大企業勤めだというが、今の日本企業の平均値はこんなものかもしれません。会社でも事勿れ主義で、新たな技術やchatGPTなど生成AIを入れて現状を改めようって風潮はないんじゃないかなと落胆すらしました。
生成AIってGoogle検索と何が違うんですか。と聞かれるし、みんな帰ってYoutube、TV見るのに忙しいのでしょうね。圧倒的に低いと言われる日本の労働生産性改善のネタはそこらじゅうにあります。
Googleトレンドで適当にkeyword検索してみました。
遅くなりましたが、自治会で導入したことです。回覧電子化はコスパ最高です。無料で始めたLINE公式も2ヶ月で300人超の会員登録となり有料プランに変更しました。
（ちなみにLINE利用すると言うと、セキュリティ不安を言う住民が必ず湧いてきます。）
やったこと
自治会役員への連絡手段一本化。（LINEグループ -> google chat）
電子ファイルのクラウド集約（過去５年分の資料スキャン含む）
Google Groupsによるファイルセキュリティ設定
Google Mymapsによる世帯情報管理
会議時間の短縮（レジメ事前作成）事前展開。
会議リモート化
議事録作成の半自動化。（生成AI text２text）
回覧の電子化（LINE公式）、紙回覧一部廃止
GASを使ったスプレッドシートからのコメント自動配信
定期総会資料のGoogle Docs作成による効率化（40頁）
USB保存廃止、ファイルの一元処理
それぞれまた別記事にするかもしれません。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。