プロジェクトあるある（５８）

本日のプロジェクトあるある：

「会議終了時には議事録のドラフトを完成させる強者がいる」

私が担当してきたプロジェクトで自分が会議を進行する場合は、会議が終了してからだいたいその日中に議事録をまとめ、参加したプロジェクトメンバーにチェックしてもらった後翌日早々には配布というのが標準です。

場合によっては参加者に議事録を書いてもらうというケースもあります。その場合でも期限はだいたい一緒かなと思います。

議事録は生ものです。終了してからできる限り早く共有しないと、みんな忘れていきます。まだ頭の中に記憶があるうちに届けたほうが、間違っている内容の指摘もしてもらえます。

なので、できるだけ短時間で議事録を作成する必要があります。

中には、会議が終了した時点で議事録が完成している、なんていう強者が存在します。

そういう人は、議事録の作り方をいろいろ工夫しています。

プロジェクターに議事録を映し、会議の中でどんどん議事録を書いていくのです。きっちり議論はしながら、みんなで議事録を作っていくようなイメージですね。最終的に終わった時点では議事録ができている、という形になります。

初めてこのやり方を見たのは、前職の営業さんの会議でしたが、私にとっては結構衝撃的でした。

こんなやり方があるんだなぁ、と。

今では社内ミーティングなどでは割と見かけられる手法になっている気がします。

私もできるだけ短時間で議事録を作成するためいろいろ工夫をしています。

どんなやり方をしているかについては、有償トレーニングで提供している内容だったりするのでここでは書けないかな(笑)

ただ、その会議で誰がどんな発言をしたか、正確に残す必要がある類の会議も存在します。

そういう時には会議内容を録音し、それを聞きながら書き起こすという形になるので時間はかかってしまいますね。

今回のテーマとはずれますが、プロジェクトの最初の段階で、どんな議事録を残せばいいか確認し、合意しておく必要があります。

そうしないと、後になって痛い目に遭うことになってしまいますよ。

それではまた！

日々感謝 m(_ _)m