チャットでのコミュニケーションは5W1Hを意識するべき

ビジネスでも主流となったチャット機能

働き方改革によりデジタルテクノロジーの導入が進み、テレワークの促進など大きく環境が変動しています。

そういった中でコミュニケーション方法も変化しており、対面での会話ではなくチャットツールでの会話がメインとなってきました。

テレワーク下ではもちろんのこと、同じ空間にいてもチャットでの会話がメインになっている企業も珍しくなく、コミュニケーションはテキストによって行われるものとなりました。

チャットベースになったことで会話がスピーディになり、離れた方との業務も簡易的になり、生産性の向上や作業効率の改善が実現しました。

しかし、同時に様々な問題が生じ、悩まされている方も少なくはないでしょう。

テキストの意図をうまく読み取れず会話に誤解が生まれる
会話内容で誤解を抱き、関係性が悪化してしまう
意図していたものとは別のものが納品された

上記のようなエラーは決してひと事ではありません。

こういうエラーを防ぐ第一歩としてチャットで伝えたい内容をしっかりと伝えるスキルが重要になります。

5W1Hを書かないと意図は伝わらない

5W1Hは「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」といった英単語の頭文字を取った言葉です。

これらの要素は様々な場面で使われていますが、会話においても非常に重要な要素です。

また、チャットでは特に意識するべきポイントで、自分が相手に対して「何を伝えたいのか」は5W1Hに当てはめることで一気に伝わりやすくなります。

特にチャットでは簡潔に物事を伝えようとして「相手はすでに知っているだろう」と想定される情報を差し引いて文章を作ることが珍しくありません。

また、「前に送った内容だから理解できるだろう」と主語を曖昧にしてしまうことも多々あります。

こうした小さな省略がエラーを生み出す要素となり、結果的に大きな問題へと発展してしまうのです。

コンテキストを共有していないことを意識する

会話が成立する要素として「コンテキスト」があります。

コンテキストとは「文脈」を意味する言葉で、その背景や脈略を指します。

チャットでのコミュニケーションでは「共通のコンテキストを持っている」が重要な役割を担います。

例えば「明日よろしくお願いします」という言葉が急に先方から送られてきた場合、あなたならどう対応しますか？

事前に会う約束をしていたならば相手の意図が読み取れるので直ぐに返信ができますが、そうしたコンテキストを瞬時に思い出せないと「何に対しての『明日よろしくお願いします』なのか分からず混乱することでしょう。

チャットではついつい「相手は知っているだろう」とか「前にチャットで話したから分かるだろう」と勝手に認識し、コンテキストが共有できていなければ理解しにくいメッセージを送ってしまうことがあります。

結果として意思の疎通が難しくなり、エラーが起きてしまいます。

時と場合によりますが、基本チャットをするときは相手が完璧に同じコンテキストを共有していると思わずに、5W1Hに当てはめて文章を作成することをオススメします。

My Web Marketing Magazine｜S.Uto｜note

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