ヒアリングシートの分析はもっと簡単にもっと楽にできる
こんにちは。
エクセルやさんのゆうこです。
睡眠コンサルタントやおむつなし育児アドバイザーを経て、前職システムエンジニアの経験を活かして同業の皆様の大変！！を解決しています。
今日は睡眠コンサルタント必須アイテム、ヒアリングシートについて。
コンサルタントとしての経験もあるので身にしみてよーーーーく分かるのですが
ヒアリングシート、めっちゃ大事です。
でも
この扱いが、ぶっちゃけめっちゃ面倒です。
ヒアリングシート、ここが大変だよ
まず、なんで面倒か改めて考えてみましょう。
・質問がめちゃくちゃ多いので全部読むのに時間がかかる
・クライアントさんが答えやすいように質問を組み立てるので、コンサルタント目線で分析をするときはあっちこっちに飛ぶ
・フォームの回答を印刷すると紙とインクの消費が半端ない
・フォームの回答を手書きで写す時間が惜しすぎる、てがつかれる
・フォームの回答をスプレッドシートで表示したら横長すぎてどうにも使えない
・zoomしながら質問を振り返るとき、スクロールするか紙をめくりまくるかでクライアントさんを不審に思わせかねない
など
このヒアリングシートの情報がコンサルの命なのに、扱いにくさもピカイチなのです。
丁寧に分析したいし、丁寧に分析したほうがいいです。
時間をじっくりかけたい。
でも、印刷するのに時間かける？質問をあっちこっと見るのに時間をかける？
あなたもコンサル業とママ業としているはず。自分の時間だってほしい。
アイス食べたりダラダラだってしたいよね。
ヒアリングシートで時間をかけていいのは
・書いてある内容を吟味すること
・クライアントさんへお伝えする内容を考えること
ヒアリングシートで時間をかけてはいけないのは
・画面をやたらスクロールして質問を探すこと
・印刷した紙を何度もめくること
・ただただ書き写すこと
時間をかけるべきところに時間をかけませんか？
もし、あっちこっち質問を行き来する時間が全部分析に使えたらどうでしょうか？
クライアントさんを更に多くお迎えできませんか。
もっと質の高いコンサルが提供でき、より信頼を高めることができるでしょう。
ということで、エクセルやさんに気てくださったコンサルタント採用率100％のヒアリングシートをご紹介しましょう。
ヒアリングシートはここまで見やすくできる
【BEFORE】
Googleフォームの回答をスプレッドシートで表示させることができます。しかし１行にざあああああああーっと並ぶのでとても使えたものではありません。
フォームの機能を使って回答を印刷してみましょう。うっっ…長い…
そこで、どうすれば使いやすいか考えました。
まずは見ていただけますか？
これは先ほどのよこにずらあああああっと並んだスプレッドシートを加工したものです。
AFTER
表形式にぎゅっとまとめました！
ねんねトラブルは複雑に絡まり合うもの。すべての情報を一目で確認できたらどんなに助かるでしょうか。
先ほどの長くてどうすることもできなかったスプレッドシートはここまで凝縮できるのです。念の為お伝えしますが、質問は削ってません。
これの素晴らしいところは一度作ると永遠に使えるというところです。
この数字を変えるとクライアントさんを変えられるんです。
複数人のクライアントさんを抱えていても大丈夫。
１秒でクライアントさんの表示切替ができます。
動きをお見せできないのが残念だ！！
みなさんのヒアリングシートをお借りして作っていますので、今あなたがお使いのヒアリングシートを見やすくします。
新たにこれを使え！！と一方的に渡したりしません。あなたがコンサルを重ねながら試行錯誤して大切に作ってきたヒアリングシートをより見やすくするのです。
みんなの活用例
これまで多くの睡眠コンサルタントさんのヒアリングシートを整えてきたのですが、実はこのヒアリングシートの活用方法が十人十色なのです。
これは、わたしのやり方に皆さんが合わせていただくのではなく「皆さんのやり方にわたしが整えて合わせていく」ことを大切にしているからです。
手書きが好きな人は手書きでやってほしいし、画面に出したい人は画面に出してほしい。ストレスなく心地よく仕事が進められるってすごく大事。
それではご紹介しますね〜
手書き大好き派
日程管理やzoomのセッション中のメモは手書きがいい！
って方いらっしゃいますかー？
手書きの人がいきなりPC管理してねって言われても大変よね。きっと途中で挫折しちゃう。だから手書きの人が使いやすいようにしました。
【BEFORE】
ヒアリングシートを手書きでうつしてたけど手がしんどい
印刷してメモしていたけどまぁまぁに枚数があって大変です
【AFTER】
このヒアリングシートを印刷してそこに気になることやセッション中の出来事のみメモ！
印刷する枚数は１〜２枚と最小に（枚数は質問の数によります）
1枚に収まるからインクも紙も消耗しません◎
この手書き欄は、それぞれのご要望を伺ってお作りしています。
日程をメモする欄、持ち帰り案件になったことをメモする欄など、毎回ノートに作っている項目をここに作っておけば忘れないし毎回項目名を書かなくてもいいね。
クラウド活用派
ペーパーレス大好き！いつでもどこでも確認したい〜！という方はいらっしゃいませんか？
スプレッドシートはPDF保存ができます。
それをクラウドに保存して活用すると、場所を選ばずデバイスがあればいつでもどこでも仕事ができます。
【BEFORE】
メモ帳に質問と回答をコピペするも超長くてスクロール地獄
クライアントさんとのやりとりもメモするともうどこになにがあるかわからない
【AFTER】
ヒアリングシートが１画面に収まったので追加でメモをしても情報が埋もれていかない
【セッション中だけ見たい派】
ヒアリングシートはセッション中だけ見られれば大丈夫だよっていう方はいらっしゃいませんかー？
スプレッドシートを加工する際に並べる質問の順番を工夫して、セッション中すぐに視界に入れたい情報を上のほうにもってきたり、zoomの画面と２画面にしたときにいい感じに収まるようにスプレッドシートのサイズを調整しました。
縦長にも横長にもできるのでどんな状況で使用するかぜひお聞かせくださいね。
いかがでしたか？
ここにないパターンももちろんOK。あなたの使い方をぜひお話聞かせてくださいね。
ご依頼頂いた皆さんが最初からスラスラと要望を述べられたわけではありません。
ざっくりふんわり、今の困っていることや理想を語っていただいただけです。
そのざっくりふんわりした話から課題を見つけ使いやすいように作るのが私の仕事だと思ってやっていますので全く気にしなくてOK。
パソコンがよくわからない→OK！使い方からお伝えします
なにができるかわからない→OK！私からご提案します
手をかけて使いやすいようにしたほうがいいとわかっていながらも、自分自身にその知識がないが故にどうしたらいいかわからない/人に頼めないことってありませんか。
お願いする勇気がわいたものの、PCのスキルがある人に自分の業務の全部を伝えて困っていることや理想を伝えていくって、かなり大変です。
自分が伝えたつもりでも相手が理解していなかったり、業務でこんなケースもあるんですがっていう想定を全パターン網羅するのも超難しい。
睡眠コンサルタントの業務を理解している人は多くありません。私であれば、コンサルタント仲間に日頃の大変さを語ってもらう感覚でお聞かせくだされば大丈夫。
長期コンサルは〜っていきなり語りだしてもばっちりついていけるので皆さんの精神的負担も少ないですよ。
もちろん睡眠コンサルタントの業務以外の方でも大丈夫。お仕事の内容や流れをお伺いさせていただきご提案させていただいております。コーチや作業療法士さん、コミュニティ運営の顧客管理などもサポートしてきましたのでご安心くださいね。
最後に
今、みなさんがしているお仕事は、困っている方を救ったり理想の未来に連れて行く大切なお仕事です。
裏方の事務作業やクライアント様にお伝えする内容を作ることが足かせとなり質が落ちてしまったり時間がなくなってしまったら本当にもったいないです。
ご存知のとおり事前ヒアリングシートはめちゃくちゃ大切なので、ここに少し手をかけてより一層濃厚に分析できるようになってほしいなと思っています。
興味あるわー！お話聞いてみたいわー！質問があるわー！
これまた勇気いるかもしれませんが、なんでもOKなのでぜひメッセージくださいね（noteでもインスタでも大丈夫）その勇気、絶対に無駄にはいたしませんので。