情報を見やすく整理したいときによく考えている10の視点

【7月2日 更新】
・「ページ名は名詞、タスク名は動詞で揃える」を追加しました

■ すべてを把握できる親ページをつくる

情報を整理する場合、「一部しか分かっていない」と「全容を把握している」とでは、整理の精度が変わります。なので手っ取り早く、すべてのプロジェクトをまとめる一覧ページをつくるのがおすすめです。

自分は「一つの場所さえ見ておけば大体大丈夫にしたい系」なので、ここにいけば絶対にあるはずという安心感をつくるために、プライベート関連の内容は「自宅」に、仕事関連の内容は「仕事」という親ページをつくり、そのページ内にすべて集約させています。詳しくは、「Notionレビュー。必要な情報をこれひとつで管理する5つの方法」の (3) で書きました。

■ ページは3階層以上深くしない

親ページ以下の階層は「できるだけ深くしない」がモットーです。Notionの場合はいくらでも深くすることはできますが、3階層以上になるとクリック回数が増えるのと探しづらいので、階層構造を見直してみてください。すぐに探せるところに配置しておいたり、探せる状態にしたりする方が「あれどこやったっけ？」と悩む時間を減らせはずです。

仕事 /  イベント / プロジェクトA
仕事 /  イベント / プロジェクトB
だったら、
イベント / プロジェクトA
イベント / プロジェクトB 
でよくない？と考える

■ 2回以上やることはテンプレ化する

2回以上やることは、1回目の要素を抜き出してテンプレート化するべきです。自分の場合は、「イベント」「マニュアル」「取材」などはテンプレ化しています。同じようなことをやるのではれば、ヌケ漏れをなくすことができますし、何より内容に注力できる時間を増やせます。Notionの場合は、Template Buttonから作成することができます。

■ 迷ったらカスタマイズ性が高い方を選ぶ

例えばタスクをつくるとき。上部のように「✓形式」をずらずらっと下に並べるよりも、下部のように「スプレッドシート形式」にしたほうがステータスを細かく区切ることができるし（着手前 / 対応中 / 依頼中 / 対応済 など）、タスクに関するメモだって追加できます。作成したスプレッドシートは、要素を抜き出せば他のプロジェクトのテンプレにすることもだってできるはず。何かをするとき、1回きりで終わらせるのではなく次回も見越して考えておくと後がラクかなと思います。

■ 色や形式、タイトルは揃える

色や形式、タイトルなどを統一することによって、「パッと見てわかる」ようにしておくのがおすすめです。Notionはページアイコンを自由にカスタマイズすることができるので、用途に合わせて色やタイトルを揃えています。

■ 「削除」ではなく「非公開」にする

一般的に情報は捨てると取り戻しができないので、終わったプロジェクトや使わなくなったページは「非公開」にしています。Gmailでいう「アーカイブ」の概念と同じ。削除はしないけど、受信トレイからは見えないようにする。“届いたメールを捨てずに机の引き出しの中に入れて保管しておく”ようなイメージです。

■ 場合分けするときは「その他」をつくらない

「その他」をつくった瞬間から、考えるのがめんどくさくなって「その他フォルダ」に格納してしまいがちになります。なので、できるだけフォルダ名や形式は、その他をつくらないように場合分けをしています。

■ タスクはできるだけ小口化する

自分の仕事の進め方は、特に奇をてらったものではなく、至極簡単な心がけで、「仕事の全容を可視化・整理してから、タスクの小口化をすること」です。参考にした、ソニックガーデンのブログを引用します。

タスクばらしをすることで、大きな仕事を小さな仕事の集まりに分解する。そして、小さくなった仕事を終わらせていくことで、仕事は進むように、進んでいることが見えるようになる。

- 生産性の高い組織を実現するための小口化の原則

以前noteで書いたので、詳しくはこちら↓

■ 定期的に見直す時間をつくる

つくったからといって、一度で完璧になることはありえません。週末や月一ぐらいで、ページや中身を見直す時間を定期的にイベント化して見直す時間をつくっています。

■ ページ名は名詞、タスク名は動詞で揃える

【ページ名 = 名詞】【タスク名 = 動詞】でネーミングをすると、仕事を進める上で迷いが減ることを実感しています。特にタスク名は動詞で、というところがキモ。「記事確認」よりも「記事を確認する」と書く方がやることが明確化するので、仕事の進みは早いです。タスクは動詞化するし小口化しているので、数はかなり多くなりますがポンポン進むのでやっている感はすごく出るのでおすすめです。

・・・

以上、自分はどんなふうに情報を整理するかなと考えて、ザザッとまとめてみました。他にも思い出したら追記します。

平野さんと話してると、単に機能とかの問題じゃなく「どう構成すればもっとも見やすく使いやすいのか」を常に追求してるし、そのセンスがずば抜けてるよなーと思う。
「その手があったかー！」という気づきが多いのでみんな相談するとよいと思う🤔

— 最所 あさみ（asami saisho） (@qzqrnl) April 8, 2019