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ＧＷ中に主催したイベント 5つを振り返ってみる（ #GWアドベントカレンダー 5/6 ）

豊田 陽介

こちらは、下記の #GWアドベントカレンダー の 8日目、最終日の記事です。

はじめに

ＧＷアドベントカレンダー 2日目の記事（※ 以下）に書いたとおり、急遽、connpass のグループを立ち上げて、同日にイベント 2つをセッティングしたということがありました。

それとは別に、有志で SpatialChat というサービスを試す会を 2回、そして昨年から共同主催をしている「ロボットトイ toio」のコミュニティのもくもく会も 1つ、ＧＷ中に設定していました。

GWアドベントカレンダー最後の日の記事は、これらに関して書いてみようと思います。

それぞれを開催した結果について（概要）

それぞれを振り返ると、どれもほどよい人数で開催できたと思います。以下、関連するツイートを 1つずつピックアップしてみます。

最初は toio のコミュニティのもくもく会です。
自分を含めた共同主催メンバー 3人に、参加者 6名での開催でした。大人だけでなく、小学生・中学生の学生さんも参加してくれてました。

以下は、ゆる勉強会の 2回のハンズオンの関連のものです。
とりあえずは直接の知り合いに呼びかけての開催にして、当初 5名枠で参加者を募集して進めましたが、枠を超える申し込みをいただくことができました。そのため、少しだけ増枠をして、自分を除いてそれぞれの回で「6名」・「7名」の皆さまに参加いただく形となりました。

そして、SpatialChat を試す会については、初回が自分を含めて 9名、2回目は自分を含めて 3名で実施となりました。9人の時は、それぞれが動画共有をしてみてきちんと再生できるかを試したり、3人の時は、活用事例についての話をしたりしました。

それぞれの開催に使ったツールに関して

上記イベントを開催した際に、使ったツールはそれぞれ以下の通りでした。
（3つ目は、当然こうなる、という話ですが）
　　▼ toio のもくもく会： Zoom
　　▼ ゆる勉強会のハンズオン： Discord
　　▼ SpatialChat を試す会： SpatialChat
1つ目のもくもく会に関して、主催メンバーのうちの 1人が Zoom の有償プランを契約していたので、それを使わせてもらって開催しました。
2つ目のハンズオンは、自分の単独主催で、自分は Zoom の有償プランを契約してない状況だったので、他の画面共有が使えて、かつ、複数名で時間制限なく利用できるものを使おうとしました。候補にあげていたツールとしては、Discord 以外には Teams がありました。直近で、Discord の画面共有機能も使った 3〜10 人規模の複数のイベントに出ていたので、そちらをメインで利用することにしました。

それぞれの事前調整など開催までの流れ

上記のイベントについて、ここではそれぞれの事前調整から開催までの流れについても、整理して書いてみようと思います。

▼ toio のもくもく会
　1）主催メンバーがやりとりしている Facebook のメッセージグループで、候補日をいくつか出す
　2）コミュニティの Facebookグループ で、上記 1）で出た候補日を提示し、アンケート機能で開催希望日の投票を実施
　3）多数の票が入った候補日で日程を確定させ、connpass のイベントページを作成
　4）connpass上で参加者募集し（このとき、connpass のアンケート機能でメールアドレスを聞いて置いた）、SNS でイベント告知
　 ※ メールアドレスを聞いた理由は、ざっくり言うと、参加者の一部の方に個別にイベントに関するフォローを行うことができるようにするためです
　5）上記 4）で聞いておいたメール宛に Zoom のアクセス情報を含めた案内を送る

▼ ゆる勉強会のハンズオン
　1）自分がイベント開催可能な日を決め、connpass のページを作る（タイトルや本文で、今回の参加者は限定する旨を明記）
　2）Facebook でつながりのある人だけが見える投稿でイベント告知
　 ※ 少人数で面識があるメンバーのみにした理由について、もし気になる方がいらっしゃしましたらゆる勉強会の立ち上げの話を書いた記事を参照ください
　3）connpass の申し込み状況を見て、参加枠を超える申し込みがあったため、受け入れ可能な人数枠までは増枠対応
　4）connpass の一斉連絡で参加者向け情報を流しつつ、その後、参加メンバー全員を登録した Facebook のメッセージグループを作成し、再度連絡事項を送付
　5）上記 4）の連絡にもアクセス方法の説明を書いていた（事前に準備したイベント用の）Discord サーバーに、参加者全員にイベント前にアクセスしておいてもらう
　6）当日には、上記 4）のメッセージグループに開催時間前のリマインダを出しつつ、Discord サーバーにアクセスいただいた後は、ハンズオン用に用意したボイスチャンネルに入ってもらう
　7）またハンズオン用に事前に準備したテキストチャンネルがあるので、それも伝えて簡単に利用してみつつ、ボイスチャンネル上で共有した PC の画面を見てもらいながらのハンズオンを実施する

▼ SpatialChat を試す会
こちらは、上記のイベントの流れをさらに簡略化した感じになります。
おおまかに書くと、以下となります。
　「興味がありそうな人に声がけ ⇒ 参加希望と返答をいただいた人全員が登録されたメッセージグループを作成 ⇒ 参加希望者の間で調整さんを使って日程調整 ⇒ 全員が参加可能な日は出なかったため 2回に分けて開催する形に ⇒ メッセージグループで事前の連絡を実施」
こちらも、ゆる勉強会と似たような理由から、直接面識のある方に声がけをした形です。

上記のイベントを開催してみて

上記は全てオンラインで開催するイベントでしたが、オフラインのイベントを開催する時と比べると、会場に関する事前準備や当日準備などは特に、小規模にサクッとイベントをやるのがとても進めやすかったです。
オフラインのイベントでも、小規模なもくもく会を何度も開催してきましたが、人数が少なくても長時間滞在できて電源・Wi-Fiが使える場所という条件がつくと、事前調整がある程度かかってしまったり、便利な場所は確保が難しかったりということがありました。

情報共有や調整ごとも、調整さん・SNS のアンケート機能・connpass のイベント関連機能・SNS のグループメッセージ・個別のメール連絡などを活用すれば、スムーズに進めることができました（この点については、オフラインで今までイベントを開催してきた慣れがあって、という部分はありますが、実施した内容については特別なものは含まれません）。

しばらくオフラインでのイベント開催が難しい状況が続きそうですが、オンラインでのイベント開催について、やり方や取り扱う内容など工夫をさらに重ねてみながら、オンラインならではのイベントというのも模索していければと思っています。

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