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生成AI未経験だった超AI部部長が業務改善用GPTsを作る話

Your Patronum公式

こんにちは！株式会社Your Patronum(ユアパトローナム)の公式X中の人です！！
突然ですが、皆さんは「生成AI」を活用して日常業務を改善する方法を知っていますか？
実は、研究一筋だった私が弊社で初めて挑戦したのが、この生成AIを活用した業務改善でした。そして、それが「超AI部」というユニークな部活の誕生につながったのです。今日はその挑戦のプロセスをお届けします。


生成AIマスターを目指して

立ち上げ期だった弊社ですが、代表・美保さんが築き上げた信頼のおかげで業務は多忙を極めていました。
その中で課題となったのは、業務改善による工数削減でした。

業務効率化が課題となる中、社内では「AIを使い倒そう！」というムーブメントが急速に広がりました。そして、「超AI部」が発足。
未経験ながらも、わたしが部長を務めることになり、ゼロからの挑戦が始まったのです。

全員で取り組んだAIリテラシーの向上

超AI部の第一歩は、メンバー全員でのAIリテラシー向上でした。
各自が興味を持った生成AI関連の情報を集め、
「こんなことができるらしい！」
「こんな面白い活用例があったよ！」と意見を共有。
そこから無料の範囲で実際に試してみることで、生成AIへの理解が深まりました。
「この技術を自社の業務にどう活かすか」を議論し始めたころ、美保さんからこんな情報が届きました。

「GPTsって簡単にいい感じのアプリ作れるらしい」

「簡単」。その言葉でわたしに火が付きます。

最初に作ったGPTs 「Our Patronum」

皆さんのパトローナムであるわたしたちには、また別のパトローナムが必要だよね。
そう考えたわたしは、美保さんのAI化に取り組みました。
美保さんが外部に発信している多様な知識やメッセージを徹底的に収集し、それをGPTに教え込みました。その作業時間、わずか1日！こうして、Your Patronum初のオリジナル生成AI「Our Patronum」のベータ版が完成しました。
現在も、このAIは記事の校閲や社内外の相談事の解決に活躍しており、美保さんにも高く評価されています。

次々と誕生するGPTs

この初期の成功体験により、GPTs開発への確信が深まりました。
特に、データがモデル学習に使用されない契約形態であることを活かし、社内の様々なニーズに対応したGPTsの開発に着手することができました。
これまでにわたしが作ったGPTsは次の通り。
現在までに開発したGPTsは、次のような業務を支援しています：

議事録の自動作成：会議の種類に応じたフォーマットで素早く作成。
デザイン作成：簡単な指示でバナーや資料を生成。
専用知識の提供：専門的な質問にも即答可能。
アンケートの自動集計：集計や分析が一瞬で完了。
採用活動支援：スカウトメールや候補者分析の効率化。
定型文生成：X、LINE、スカウトメールなどに即対応。
疲れた社会人をサポートする「ユンケルソムリエ」は一般公開中！
ぜひこちらからお試しください。

独自性を追求する重要性

「議事録作成のGPTsなら、既存のものでいいのでは？」
そう思われるかもしれません。しかし、議事録には会議の種類や目的に応じた多様なニーズがあります。例えば：
・戦略会議：決定事項と根拠の詳細な記録
・日常MTG：タスクと担当者の明確化
・クライアントMTG：要望と対応策の整理
弊社では、これらの異なるニーズに応えるため、会議の特性に合わせた複数の議事録テンプレートをGPTsに実装。結果として、作成時間の短縮だけでなく、より質の高い記録が可能になりました。

アンケート集計用GPTsについては、データの正確性を確保するために複数の検証手順を設けており、現在も改善を重ねています。
今後は処理の最適化を図りながら、精度と使いやすさの両立を目指していきます。

導入効果と活用促進の取り組み

OurPatronumのリリースから8か月で約400件のチャット利用を達成。
1回あたり平均30分短縮できると仮定すると、8か月で200時間の効率化を実現！これは、約25日分の業務時間を新たに生み出した計算になります。
少人数運営の私たちにとって、まさに「時間革命」でした。

活用促進のポイントは、徹底的な「使いやすさ」の追求です。
具体的には：
・ログインから利用開始までの手順を図解したマニュアルの整備
・つまずきやすいポイントを予測した詳細な使用例の提示
・段階的な機能の開放による学習負荷の軽減
・社内チャットによるフォロー

これらの工夫により、社内での自発的な活用が進んでいます。
チーム立ち上げから2か月後には、美保さんもこんなつぶやきをしてくれています。

今後の生成AI活用は??

弊社では現在、各種AIツールを目的に応じて使い分けています：
・GPT：カスタマイズされた業務支援
・Claude：高度な文章生成と分析
・Felo：効率的な情報検索
・notta：正確な音声文字起こし
・Google NotebookLM：組織知識の体系化
・CoeFont：高品質な音声合成
これらのツールを有機的に連携させ、より効果的な業務改善とコンテンツ制作の実現を目指しています。
例えば、nottaで文字起こしをした音声をGPTsに与えて、議事録を作成。という手順ももう標準的なもの。議事録を作成するだけではなくて、「こんな話していたよね」と聞くともっと詳細まで教えてくれるので、思い出すのにとても良いツールです。
ただし、まだまだ不十分。
今後は、生成AIと他のツールをさらに深く連携させ、以下を目指します：

業務のさらなる自動化：議事録作成からタスク管理、プロジェクト提案までを一貫して実行できるAIの実現。
コンテンツ制作の高度化：マーケティング資料や記事の自動生成、ユーザー分析の統合を進化させ、より高品質なアウトプットを実現。
ナレッジ共有の最適化：社内外の知識をAIで体系化し、全メンバーがすぐにアクセス可能な環境を構築。
「超AI部」として、これからも業務効率化と新しい価値創出に挑戦していきます！

#今年学んだこと

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