【GAS】AIを活用して放課後等デイサービスをもっと効率的に！
はじめに
現在、放課後等デイサービス向けシステム開発に取り組んでいます。
子供たちのための学びとケアの場所で、スタッフのみなさんが日々奮闘しています。「もっと子供たちと向き合う時間が欲しい…でも書類作業が山積み…」との現場の声を多く聞きます。
そんなとき、AI技術がまるで頼れるアシスタントのように力を貸してくれるかもしれません。どんな場面でAIが役立つのか、さっそく見てみましょう。
AIがこんな場面で役立ちます
1. 利用者の管理・スケジュール管理
何が効率化できるの？：利用者の出欠確認や、個別のスケジュール管理。これ、人数が多くなると大変ですよね。でもAIなら、顔認識でパパっと出席確認をして、スケジュールも自動でリマインダーを送ってくれる。人間がやるときの「アレ？今日誰来るんだっけ？」がなくなります。
AIの力：顔認識や音声認識で出欠確認、自動リマインダー。いやもう「忘れちゃった…」なんて言わせない。
2. コミュニケーションサポート
何が効率化できるの？：保護者からの「今日の様子どうでしたか？」といった質問攻めも、AIチャットボットが一部対応できます。よくある質問ならAIに任せて、スタッフは本当に必要なことに集中できるように。
AIの力：イベントの案内、問い合わせ対応もお手のもの。AIは24時間働いてくれるのがありがたいですね。
3. 業務報告・ドキュメント作成の自動化
何が効率化できるの？：報告書や記録作成って、正直言って一番の時間泥棒ですよね。でもAIに任せれば、音声をそのまま文字起こししたり、要点をまとめてくれたりして、作業が一気に楽になります。
AIの力：利用者の活動記録や指導記録を、自動で生成。書くのが苦手なスタッフでも安心！
4. 安全管理・見守りシステム
何が効率化できるの？：AIカメラやセンサーで子供たちを見守ることができれば、スタッフ全員で目を光らせる必要はなくなります。転んだり、ちょっと危ない行動を取ったときもAIが感知してすぐに知らせてくれるので、安全対策もバッチリ。
AIの力：転倒検知や異常行動検知を、リアルタイムでチェック。見守りがAIで強化されるので、安心感がアップ。
5. 教育・療育プログラムのサポート
何が効率化できるの？：個別の学習サポートも、AIでぐっと効率化。AIが各利用者の進捗を見て、ぴったりの学習内容を提案してくれるので、スタッフが一から考える手間が省けます。
AIの力：個別の療育プランや進捗に基づいたプログラム提案。まさに子供に合わせた教育をAIがアシスト。
6. 利用者のニーズ予測
何が効率化できるの？：AIは過去のデータを分析して、子供たちの体調や行動パターンを予測するのが得意。「今日はちょっと落ち着きがないかも…」なんていう直感的な判断も、AIが裏付けてくれます。
AIの力：事前に行動や体調の変化を予測し、適切なサポートを提案。人間の勘に頼る部分を補強してくれます。
こういったAI技術の導入は、スタッフの負担を軽減し、より多くの時間を子供たちと直接向き合うことに使えるようにしてくれます。また、ミスの減少や正確なデータ管理により、サービスの質も上がります。
GAS（GoogleAppsScript）で作ったら？
上記の仕組みは、AI+GASによる比較的軽量な開発で実現できます。以下はGASで開発した場合のイメージです。
1. 利用者の管理・スケジュール管理
活用場面のイメージ:
朝の忙しい時間、スタッフが利用者の出欠確認や個別スケジュールの調整に追われる場面はよくあるものです。しかし、GASを使えば、Googleスプレッドシートに登録した利用者情報をもとに、出欠確認やスケジュール管理を自動化することができます。例えば、顔認識を活用して利用者が到着した瞬間に出席確認が完了し、そのデータがスプレッドシートに自動的に反映されます。さらに、保護者にはGASを使ってリマインダーを自動送信し、「明日のスケジュールを確認してください」といったメッセージが届くようにすることも可能です。
GASの仕様:
Googleスプレッドシートと連携し、顔認識や音声認識を通じて出欠管理を自動化します。また、Googleカレンダーと連動させることで、スケジュールが近づいた際に自動リマインダーをメールで送信することができます。GASの「Time-drivenトリガー機能」を使うことで、指定したタイミングで定期的に実行されるスクリプトを作成することが可能です。
2. コミュニケーションサポート
活用場面のイメージ:
「次回のスケジュールは？」「持ち物は何ですか？」と、保護者からの同じような質問にスタッフが対応していると、かなりの時間が取られてしまいます。GASを活用すると、Googleフォームを通じてよくある問い合わせに自動返信するシステムを構築でき、問い合わせ対応の効率が飛躍的に向上します。例えば、保護者がGoogleフォームに「次の利用日は？」と質問すると、GASがスプレッドシートの情報をもとに「次回の利用日は○月○日です」と自動でメール返信を行うことが可能です。
GASの仕様:
GASを使ってGoogleフォームとスプレッドシートを連携し、フォームへの入力内容に応じて自動返信メールを送信する仕組みを作成します。GASではフォームの回答をトリガーとしてスクリプトを実行できるため、問い合わせ内容に基づいてメールを送信したり、次回のスケジュールをスプレッドシートから引き出してメール返信することが可能です。
3. 業務報告・ドキュメント作成の自動化
活用場面のイメージ:
毎日の業務終了後、子供たちの活動やその日の出来事を報告書にまとめるのは、スタッフにとって時間のかかる作業です。しかし、GASを活用すれば、Googleスプレッドシートに入力した内容をもとに、Googleドキュメントに自動で報告書を生成することが可能です。報告書のテンプレートを用意しておけば、スプレッドシートのデータを自動で挿入し、そのまま上司や関係者に自動で送信する仕組みを構築することができます。これにより、報告書作成にかける時間を大幅に削減し、業務効率をアップさせることができます。
GASの仕様:
GASを使ってGoogleスプレッドシートとGoogleドキュメントを連携させ、スプレッドシートのデータを基にドキュメントに自動で報告書を生成します。テンプレートにあらかじめ項目を設定し、スプレッドシートの内容を動的に挿入できる仕組みを作成。また、完成した報告書を自動的にメールで関係者に送信する機能も実装可能です。
4. 安全管理・見守りシステム
活用場面のイメージ:
放課後デイサービスの現場では、スタッフ全員が常に子供たちを見守る必要がありますが、時には目が届かない場面もあります。ここで、GASを活用して見守りシステムを自動化すると、異常が発生した際にすぐに対応できる仕組みが作れます。たとえば、GASでGoogleフォームを活用して、スタッフが異常を報告すると同時に管理者へ自動通知を送ることが可能です。また、AIカメラやセンサーと連携することも視野に入れると、より高度な見守りシステムを構築できます。
GASの仕様:
Googleフォームで異常や安全に関わる情報を収集し、それをトリガーとしてGASが自動的にメールやチャットで管理者へ通知します。GASのトリガー機能を使えば、フォームに入力された情報がリアルタイムで通知される仕組みを簡単に実装できます。また、Googleカレンダーと連携させて異常対応のスケジュール管理も可能です。
5. 教育・療育プログラムのサポート
活用場面のイメージ:
個別の療育プログラムは、子供たち一人ひとりに合わせた進捗管理が求められます。これを手作業で行うのは非常に時間がかかりますが、GASを使えば自動化が可能です。Googleスプレッドシートに入力された進捗データをもとに、GASが個々の子供たちの成長に応じた次のステップを自動提案する仕組みを構築できます。さらに、進捗状況を保護者に自動でメール報告する機能を組み合わせれば、保護者とのコミュニケーションもスムーズになります。
GASの仕様:
GASを使ってGoogleスプレッドシートに入力された進捗データを分析し、次に取り組むべきアクティビティや課題を自動提案します。また、一定の進捗に達した場合に自動で保護者にメールを送信し、進捗報告や次のステップの案内を行うことも可能です。GASの「onEditトリガー」を利用すれば、進捗が入力された時点で自動実行されます。
6. 利用者のニーズ予測
活用場面のイメージ:
放課後デイサービスにおける利用者の行動パターンや体調の変化を予測することは、事前の準備や対応を考える上で重要です。GASを使って過去の利用者データをスプレッドシートに蓄積し、そのデータを分析することで、次に予測される行動やニーズを把握することができます。例えば、特定の時期に体調を崩しやすい子供がいれば、そのパターンを分析し、あらかじめケアの計画を立てることができます。GASによる自動分析で、スタッフは事前に対策を準備し、迅速かつ適切なサポートが提供できるようになります。
GASの仕様:
GASでスプレッドシート内の過去データを分析し、利用者の行動パターンや体調の変化を予測します。特定の条件（例えば連続欠席や特定の季節の利用頻度など）に基づいてアラートを設定し、自動でメールやGoogleカレンダーに通知を送る仕組みを作成できます。定期的にスクリプトが実行されるよう、GASの「Time-drivenトリガー」を使用することができます。
まとめ
これでGASの仕様を含めた提案がそろいました！Google Apps Scriptを活用することで、放課後デイサービスのさまざまな業務が自動化され、業務負担を大きく軽減できます。
スタッフがより子供たちに集中できる環境を作るために、こうしたツールを導入してみるのも良いかもしれません。
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